المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : أبعاد نظم الرقابه الداخليه



آدم الصاوى
10-02-2013, 10:04 AM
أبعاد نظم الرقابه الداخليه


ـــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــ





1- بعد تنظيمى.





لابد من توافر الأليه التنظيميه لكى تحقق الرقابه ثمارها.





2- بعد فنى(الصبغه المحاسبيه).





لابد من تحقق التناسق أو التناغم وإنعدام التعارض ولو بشكل نسبى بين أجزاء ووحدات المنشأه وأدوات نظام المراقبه التى تضعها إدارة المنشأه.








المقومات الأساسية لنظام الرقابة الداخلية


ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــ





يمكن تبويب هذه المقومات التي لاغني عنها لأي نظام رقابي جيد في مجموعتين كما يلي:


أولا- مقومات إدارية


ثانيآ- مقومات محاسبية


أولا–المقومات الإدارية


1. خطة تنظيمية سليمة(التنظيم الإدارى) و (هيكل تنظيمى كفء) :


تضع المنشأت كبير الحجم خطة تنظيمية تحدد الإدارات والأقسام التي تضمنها واختصاصات كل منها والمسئوليات التي يتحملها كل موظف بها، وكذلك العلاقات التبادلية بين هذه الإدارات والأقسام والفروع (إذا كان للمنشأة عدة فروع ). ومما لا شك فيه أنة لا يوجد خطة تنظيمية مثلي يجب أن تتبعها كلمنشأة ، فشكل هذه الخطة يتوقف علي عدة عوامل وإعتبارات مثل طبيعة النشاط والحجم ومدي وجود فروع في عدة مناطق جغرافية ….إلخ.


2. مجموعة من العاملين الأكفاء الموثوق فيهم:


يعتبر هذا العنصر من أهم مقومات الرقابة الداخلية، فوجد مجموعة من العاملين الأكفاء ذوي الثقة والأمناء مع ضوابط رقابية ضعيفة سيؤدي حتما إلي عدم حدوث إختلاسات وإلي إعداد قوائم مالية سليمة، أما إذا كان العاملون غير أمناء ويعملون في ظل ضوابط رقابية قوية، فإنهم قد يتحايلون عليها رغم ذلك. وعلي ذلك يجب علي إدارة المنشأة التحري عن شاغلي الوظائف التي تتطلب قدرا من الأمانة والسمعة الطيبة حتي يمكن الوقوف علي سيرتهم الشخصية وسمعتهم.


3.معايير سليمة للأداء :








يعتبر وجود هذه المعايير ضروريا لنظام الرقابة الجيد. وبجانب المعايير يجب أن يكون هناك نظام لمراقبة الأداء يهدف إلي التأكد من اتباع الإجراءات والقواعد التي وضعتها الإدارة لأداء المستويات الإدارية المختلفة.





4. الفصل بين الوظائف المتعارضة :


هناك عدة وظائف متعارضة بمعني أن أداء شخص واحد لها يتيح له فرصة تغطية أي تلاعب بحيث يكون اكتشافه صعبا أن لم يكن مستحيلا وكذلك صعوبة اكتشاف الأخطاء التي ترتكب دون قصد ومثال ذلك :


- وظيفة حيازة الأصول ووظيفة التسجيل المحاسبي .


وحتي يكون نظام الرقابة الداخلية سليما ، يجب الفصل بين هذه الوظائف بمعني الا تسند كل وظيفتين متعارضتين إلي شخص واحد، بل توزع علي شخصين


5- التنظيم الداخلي للأقسام :


ويفيد التنظيم الداخلى في تسهيل عملية الإشراف وتقليل فرص التواطؤ بين العاملين لتغطية التلاعب. كما يفيد في تسهيل عملية تداول المستندات وأوراق العمل بين العاملين في الأقسام المختلفة للمنشأة.


6- تغيير واجب العاملين :


إن قيام موظف واحد بأداء نفس العمل لمدة طويلة قد يضعة في مركز يسمح لة بالتستر علي أي تلاعب يكون قد وقع منه لذلك يفضل إجراء حركة تنقلات دورية بين العاملين , ويفيد هذا التغيير في قيام الموظف الجديد بإكتشاف أي تلاعب كان الموظف القديم يتستر علية .





7. أجازات العاملين :


من الإجراءات التنظيمية المتعارف عليها في مجال الرقابة الداخلية قيام الموظفين بأجازتهم السنوية مرة واحدة حتي يمكن إحلال موظف آخر مكان الموظف الذي قام بالأجازة. ويفيد هذا الإحلال في أن عمل الموظف الذي قام بالأجازة، سيخضع لمراجعة الشخص الذي سيقوم بالعمل في فترة الأجازة مما يمكنه من اكتشاف أي تلاعب يكون الموظف الأول تستر عليه.


8. التأمين ضد المخاطر :


يعتبر التأمين ضد المخاطر من الوسائل التي تعوض عن الخسائر التي قد تلحق بها نتيجة وقوع الخطر المؤمن ضده . وهناك أنواع متعددة للتأمينات أبرزها ضد خيانة الأمانة علي الموظفين الذين يعهد بالإحتفاظ بالنقدية أو البضاعة ، والتأمين ضد السرقة والحريق علي الأصول . والتأمين ضد فقد الأرباح نتيجة الظروف غير العادية.


9. نظام للترخيص بالعمليات :


أهم ما يراعي في هذا النظام تطبيق فكرة الرقابة الحدية والرقابة المزدوجة.


الرقابة الحدية هي تحديد سلطة المديرين في اعتماد العمليات، بمعني أن يحدد لكل مدير الحد الأقصي لقيمة العملية التي تدخل في نطاق سلطاته.


أما الرقابة المزدوجة فتقوم علي أداء نفس العمل بواسطة شخصين بحيث لا يصلح أو لا يستطيع أحدهما القيام به بمفرده. والأمثلة علي ذلك كثيرة لعل أشهر ها فتح الخزائن بمفتاحين بهما شخصين مختلفين بحيث لا يمكن فتح الخزينة إلا بوجود هذين الشخصين معا


10. وجود إدارة أو قسم للمراجعة الداخلية :


يميل الأفراد بمرور الزمن إلي نسيان الإجراءات المرسومة أو يصبحوا أقل تماسكا بتطبيقها مما يؤدي إلي


أن النظام المطبق يكون مختلفا عن نظام الرقابة الذي وضعته الإدارة إلا إذا وجد من يمنعهم من ذلك . يضاف إلي ذلك أن هناك احتمالا لوقوع أخطاء دون قصد أو اختلاسات رغم جودة نظام الرقابة الداخلية .





11. وسائل لحماية الأصول من السرقة والحريق :


وذلك مثل حفظ النقدية في خزائن يصعب فتحها، وحفظ البضاعة في مخازن بها وسائل حماية.











ثانيا–المقومات المحاسبية





تتمثل هذه المقومات في وجود نظام محاسبي سليم يكفل المحاسبة عن كافة أنشطة المنشأة وإعداد قوائمها المالية وتحقيق الرقابة علي العمليات المختلفة . وحتي يكون النظام المحاسبي أحد المقومات الأساسية لنظام سليم للرقابة الداخلية ، فإنه يجب ان يتضمن مايلي :


1. مجموعة متكاملة من المستندات والدفاتر .


تعتبر المستندات والدفاتر أحد العناصر التي يتكون منها النظام المحاسبي لأي منشاة .وبالرغم من اختلافها من منشأة لأخري من ناحية عددها وأشكالها ، الا أن هناك معايير متعارف عليها يجب أن تراعي عند تصميمها أهمها ما يلي :


- ضرورة الوفاء بالمتطلبات القانونية من حيث إمساك دفتر يومية ودفتر جرد علي الأقل ، ثم يمسك من الدفاتر الأخري ما تقتضية طبيعة نشاط المنشأة وجحمها


- ضرورة أن يخدم المستند أو الدفتر غرضا محددا ، فمثلا من الخطأ أن يمسك بنك تجاري دفتر يومية للمبيعات . وإذا كانت مبيعات المنشأة تتم كلها نقدا ولا يوجد بيع بالأجل ، فمن غير المعقول أن يمسك دفتر يومية للمبيعات الأجلة . وفي حالة شركة تقوم بخدمة نقل الركاب علي خطوط منتظمة ، من غير المتصور أن يكون لديها فواتير بيع .


- ضرورة ترقيم المستندات وصفحات الدفاتر قبل استعمالها ترقيما مسلسلا وذلك لتسهيل الرقابة علي المستندات المفقودة وكوسيلة لإمكان التوصل إلي المستندات عند الحاجة إليها (وقت المراجعة مثلا ).ويحقق هذا المعيار بلا شك هدف الرقابة الداخلية الخاص بضمان تسجيل كافة العمليات التي حدثت فعلا بالدفاتر .


- ضرورة التسجيل وقت حدوث العملية أو بعد ذلك بوقت قصير حيث أن وجود فجوه زمنية بين تاريخ حدوث العملية وتاريخ تسجيلها بالدفاتر يفقد هذه الأخيرة مصداقيتها ويزيد فرصة وقوع الأخطاء .ويحقق هذا المعيار بلاشك هدف الرقابة الداخلية الخاص بضمان تسجيل العمليات بالدفاتر في الوقت المناسب .


- يراعي في تصميم المستندات كافة استخداماتها المحتملة . فمثلا فاتورة البيع المصممة جيدا يمكن أن تكون أساسا للتسجيل في يومية المبيعات ، وكترخيص بشحن البضاعة ، وكدليل علي العمولات المستحقة لمندوبي البيع ، وكأساس لإعداد الإحصائيات عن تطور المبيعات وتحليلها علي العملاء و مناطق التوزيع ومندوبي البيع ، ويهدف هذا المعيار إلي تقليل عدد المستندات المستخدمة ، فلا نضطر إلي إعداد نماذج أخري تعطي التحليلات المطلوبة بل نكتفي بالمستند الأصلي .وعلي ذلك يتطلب الأمر إعداد عدة صور من المستند(صورة لكل استخدام ) ويفضل أن تكون الصور بألوان مختلفة حتي يمكن توزيعها علي المختصين بسهولة .


- يراعي في تصميم المستندات والدفاتر الوضوح والبساطة بحيث تكون سهلة الفهم لكل من يستخدمها أو يطلع عليها وبحيث تعطي البيانات المطلوبة بدقة وسرعة .


2. دليل محاسبى.


الدليل المحاسبى هو خطة لتبويب الحسابات تبين الحسابات الرئيسية والحسابات الفرعية التى تندرج تحتها مع اعطاء شرح لكل حساب وطبيعة العمليات التى تسجل بة. ولا يوجد دليل محاسبى يصلح لكافة المنشات بل يختلف الدليل حسب طبيعة نشاطها.


3. دليل اجراءات .


يجب ان يوجد دليل مكتوبا للاجراءات يوضح الدورات المستندية لكل عملية والاجراءات التى تتم وفقا لها .


4. استخدام الوسائل الالية .


استخدام الوسائل الالية يؤدى الى انجاز الاعمال المحاسبية بدقة وبمعدل اخطاء اقل ويرفع كفاءة العملالمحاسبى.


5. المطابقات الدورية.


مثل المطابقات التى تتم على كشوف حسابات البنوك .


6. الجرد الفعلى للاصول.




















مجسم مشطوف الحواف: 5- مكونات نظام الرقابة الداخلية Components of Internal Control System




















يتكون نظام الرقابة الداخلية من خمسة مكونات هي:


● البيئة الرقابية.


● تقييم تحديد المخاطر.


● الإجراءات والأنشطة الرقابية.


● متابعة وتحديث الإجراءات والأنشطة الرقابية.


● المعلومات والإتصال





1- البيئة الرقابية Control Environment





تشتمل البيئة الرقابية علي العوامل التالية :





أ- طرق الرقابة المتعلقة بالإشراف والمتابعة :


يُعتبر وجود قسم للمراجعة الداخلية، واستخدام نظم الموازنات التخطيطية، ونظم محاسبة المسئولية ونظم تقارير الأداء من أهم طرق الإشراف والمتابعة التي يمكن استخدامها كأساليب رقابية.


وطرقالرقابةالمتعلقةبالإشر افوالمتابعة،تتطلب تفحصما يلي :


- الإجراءاتالمتبعةفي إعدادالموازنات التخطيطية، ونظاممحاسبة المسئولية.


- الطرقالمتبعةلمقارنةالأداء الفعليمعالأداءالمخطط.


- معالجةالإدارةللانحرافاتعن الأداءالمتوقع.


- السياساتوالإجراءاتالتيتتب عهاالإدارةلإصلاحالنظامالم حاسبي ،والإجراءاتالرقابية لكي تتماشىمعالتغيراتالبيئية.


ب- الهيكلالتنظيمي :


يُعتبرالهيكلالتنظيمي -الذييحددالسلطاتوالمسئوليا تداخل الشركةبوضوحوجلاء -دعامةأساسيةمندعاماتالرقاب ةالداخلية. فالهيكلالتنظيميالذييحددال مسئوليات,يكوِّنقاعدةمهمةل مساءلةعننتائجالأعمال،وبا تالييزيدمنفعاليةالرقابة.





ج- طـرقالاتصال :


لابدلإدارةالشركةأنتستخدمأ ساليباتصالفعالة تساعد فيالتحديدالواضحللسلطاتوال مسئولياتفيالشركة


د- الأسلوبالفلسفيوالعمليالمت بعبواسطةالإدارة :


نظرةالإدارةإلىالرقابةوموق فهامنهاتؤثرتأثيرًاكبيرًاع لىفعالية نظام الرقابةالداخلية. فلكيتكونهناكرقابةفعالة،لا بـدلإدارةالمنشأةأنتدعمنظا مالرقابةالداخليةالمطبـق،و أنتجعلدعمهالذلكالنظاممعلو ماًلدىجميعالعاملينفيالمنش أة. هذا من ناحية، ومنناحيةأخرى،ينعكسأسلوبال إدارةالداعمللسلوكالأخلاقي فيالعمل (منخلالالنموذجالأخلاقيفيع لالإدارةنفسها كقدوة) علىجميعالعاملين بالمنشأة،منحيثتقليلاحتمال ارتكابالمخالفاتالمتعمدة.





هـ- لجانالمراجعة :


يشكل مجلس الإدارة لجنة المراجعة من أعضاء مجلس الإدارة غير التنفيذيين، على أن يكون غالبية أعضاء اللجنة من الأعضاء المستقلين، وألاّ يقل عدد أعضائها عن ثلاثة، كما يجب أن يكون من بين أعضائها أحد الخبراء في الشئون المالية والمحاسبية، ويجوز تعيين عضو أو أكثر من خارج الشركة في حالة عدم توافر العدد الكافي من أعضاء مجلس الإدارة غير التنفيذيين.








تلتزم الشركة أن توفر للجنة المراجعة الموارد الكافية لأداء واجباتها، بما في ذلك التصريح لها بالاستعانة بالخبراء كلما كان ذلك ضرورياً.





تتولى لجنة المراجعة المهام والواجبات التالية:


( أ ) تقييم نظامالرقابةالداخلية والتحقق من كفايته.


(ب) وضع وتطبيق سياسة التعاقد مع المحاسب القانوني.


(جـ) متابعة ومراقبة استقلالية المحاسب القانوني (المراجعالخارجي)، ومدى موضوعيته، ومناقشته حول طبيعة ونطاق عملية المراجعة ومدى فعاليتها وفقاً لمعايير المراجعة المعتمدة.


(د) تلعبدور وسيط بينالمديرين التنفيذيين ومجلس الإدارة منجهةوالمراجعالخارجي (المحاسب القانوني) منجهةأخرى.


و- السياساتوالإجراءاتالمتعلق ةبالعاملين :


إنوجودقسممركزيفعاللإدارةش ئونالأفراد(العاملين بالمنشأة)يزيدكثيرًامنفعال ةالرقابةعنطريقوضعالرجلال ناسبفيالمكانالمناسب(الوظي فةالتيتناسبمؤهلاتهوقدراته )، وعنطريقالتدريب يمكن تنمية هذه القدرات.


ز- المؤثراتالخارجية:


هناكمؤثراتبيئيةمنخارجالشر كةتؤثرعلىفعاليةالرقابةالد اخليةبالشركة،فالشركةالخاض عةلنظامالشركاتأكثرحرصاًعل ىتنفيذالمتطلباتالرقابيةال تييفرضهانظامالشركات، وأيضًاالشركاتالمسجلةبأسوا قالمال,فهيأيضًاتحرصعلىتنف ذالمتطلباتالرقابيةالتيتض هاأسواقالمال.


ح- الأمانة والقيم الأخلاقية التي يتصف بها العاملون :


وجودمجموعة من العاملين الأكفاء، والموثوق بهم، والذينيتمتعون بقدر كاف من الأمانة والقيم الأخلاقية يعتبر من أهم عناصر نظام الرقابة الداخلية. فإذا كان العاملون ليس لديهم الأمانة والقيم الأخلاقية، فسوف يمكنهمالتواطؤ لتخطي أي إجراءات رقابية قد تضعها المنشأة. لذلك يجب على الشركة أن تضعلنفسها سياسة محددة لاختيار العاملين بها، بحيث تقلل احتمالات وجود عاملين لا تتوافرفيهم صفات الكفاءة والأمانة والقيم الأخلاقية المتعارف عليها.





2- تحديد المخاطر Risk Determination





يقصد بتحديد المخاطر هنا هو تقدير احتمال أن تتضمن القوائم المالية أخطاء مهمة (مخاطر التقرير المالى) مسئولية المحاسب القانونى فهناك اهتماماً مشتركاً لكل من الإدارة والمحاسب القانوني.





3- الإجراءات والأنشطة الرقابية Control Activities and Procedures





الإجراءات والأنشطة الرقابية هي السياسات والإجراءات التي تساعد في التأكد من أن تعليمات الإدارة تم تنفيذها. وهي إجراءات يتم اتخاذها لمقابلة المخاطر المتعلقة بتحقيق أهداف الشركة. والأنشطة الرقابية لها أهداف عديدة، ويتم تطبيقها عند مستويات تنظيمية ووظيفية متعددة، وبصفة خاصة، فإن الإجراءات والأنشطة الرقابية المتعلقة بالسياسات المالية، هي الإجراءات والأنشطة التي تتعلق بأمور عديدة، أهمها ما يلي:


● فحص أداء الشركة.


● معالجة البيانات.


● الإجراءات الرقابية التي تعتمد على الوجود الفعلي.


● الفصل بين المسئوليات والتحديد الواضح للسلطات.





4- متابعة وتحديث الإجراءات والأنشطة الرقابية Monitoring and Updating Control Activities and Procedures





المراقبة هي عملية تقويم جودة أداء الرقابة الداخلية بمرور الوقت، وهي تتضمن تصميم وتنفيذ وتقويم وتحديث الإجراءات والأنشطة الرقابية أولاً بأول، واتخاذ أي إجراءات تصحيحية ضرورية ومراقبة الإدارة لأداء الأنشطه الرقابيه.





5- المعلومات والإتصال Information and Communication





يتكون نظام المعلومات المتعلق بالتقارير المالية بما في ذلك النظام المحاسبي من الطرق المحاسبية الخاصة بمعالجة (تسجيل وتبويب وتلخيص والتقرير) عن عمليات المنشأة. وتؤثر نوعية المعلومات التي يولدها النظام على قدرة الإدارة في اتخاذ قرارات ملائمة للرقابة على أنشطة المنشأة، ولإعداد تقارير مالية موثوق بها.


ويتضمن الاتصال توفير وسيلة لفهم للأدوار والمسئوليات الفردية المتعلقة بالرقابة الداخلية على التقارير المالية.









مجسم مشطوف الحواف: 6- الهيكل التنظيمى و متطلبات نظام الرقابه فى المستشفيات














قبل أن نتطرق للهيكل التنظيمى كان لابد لتوضيح حجم المنشات الصحيه بمختلف تقسيماتها كما يوضح شكل رقم (1):


· مستشفيات القطاع العام : (مستشفيات وزارة الصحه - المستشفيات الجامعيه }تعليم طبى - خدمات طبيه بمقابل أو بدون مقابل{).


· مستشفيات قطاع الأعمال العام : مستشفيات (التأمين الصحى - تابعه لمؤسسات علاجيه بالمحافظات - شركات الهيئات العامه).


· مستشفيات القاع الخاص :هى وحدات إقتصاديه تهدف لتحقيق الربحوتقديم الخدمات فى أى دوله وهى الأكثر إنتشارآ والتى سوف يكون موضوع حديثنا عن نظم الرقابه بها.





شكل رقم (1)












متطلبات نظام الرقابه الداخليه فى المستشفيات


ويهدف وضع نظام الرقابه للمستشفيات والمنشأت الصحيه إلى علاج الفساد بشكل عام وبكل أنواعه والقضاء عليه نهائيا , وذلك بالتركيز على كل جوانب ومقومات العمل فى المؤسسات الصحيه المختلفه.


من تشخيص المشكلات , وتحديد حجم التدنى والثغرات بالنظام المالى والإداى ومستقبل تلك المشكلات , والإقتراحات الواجبه لحلها ومعالجتها وتحسين الوضع الرقابى داخل المنشأت الصحيه والمستشفيات , وكذلك التأكد من تطبيق المبادئ المحاسبيه والماليه وومسك الدفاتر والسجلات المحاسبيه والمستندات المتعلقه بكل عمليه , وكذلك الإشراف التام على الأقسام الفنيه المختلفه بالمنشأه الصحيه , والجوانب الأجتماعيه , والنشاطات الخدميه (فنديقه وإقامه)


والسعى إلى لأن تحقق المنشأه الصحيه هدفها الأساسى :


((جهاز طبى منظم يكفل الراحه , وتسهيلات وخدمات طبيه دااائمه)).... من خدمات للأطباء ... وخدمات التمريض من(تشخيص و علاج ).


والشكل التالى يوضح : شكل رقم (2) متطلبات نظام الرقابه فى المستشفيات .









شكل رقم (2) متطلبات نظام الرقابه فى المستشفيات





*** وتهدف المحاسبه فى المستشفيات والمنشأت الصحيه إلى قياس وتسجيل وتحليل ما تقوم به المستشفى من أحداث وعمليات ماليه , وتوفير معلومات ماليه ومحاسبيه فى شكل تقارير وقوائم ماليه تفصح عن نتائج النشاط والمركز المالى.












بجانب تقسيم ضرورى لأنشطة المستشفيات والمنشأت الصحيه :


(1)- أنشطه أساسيه :- (تقديم الخدمات الطبيه للمرضى لتحقيق أهداف المنشأه المباشره).


(2)- أنشطه مساعده :- (تسهيل تقديم الخدمات الطبيه – خدمات الأدوات الطبيه والصحيه – خدمات الجانب الدوائى والعلاجى - خدمات المبيت – خدمات المغسله – خدمات الطعام – خدمات التليفون... إلخ).


-------------------------------------------------------------------------------------------------------------




الهيكل التنظيمى للمستشفيات


^_^ يعد الهيكل التنظيمى من المقومات الرئيسيه لنظام الرقابه الداخليه (أساس عملية الرقابه) لتحديد الواجبات والمسئوليات لكافه المستويات الاداريه والتنظيميه بالمنشأت الصحيه.


ونوضح صوره للهيكل التنظيمى بالمنشأت الصحيه من خلال النموذج التالى كما يوضح شكل رقم(3):


* نموذج عام للنظام الإدارى بالمستشفيات(مستشفى إستثمارى)- (من تصميم . د/هشام الإبيارى).









شكل رقم(3) الهيكل التنظيمى للمستشفيات.











و يوضحشكل رقم(4)و رقم (5)رسم للهيكل الرقابى العام لأقسام المستشفيات أو المنشأتالصحيه.























مخطط انسيابي: محطة طرفية: 7- تصميم نظم الرقابه الداخليه بالمستشفيات














ويتم ذلك من خلال عدة مراحل نوجزها فيما يلى :





أولآ - خطوات تصميم نظم الرقابه الداخليه بالمستشفيات.


ثانيآ - صفات الرقابه الفعاله بالمستشفيات.


ثالثآ- أركان نظم الرقابه بالمستشفيات.


رابعآ- فحصوتقييم نظامالرقابةالداخليه وإدارة المخاطر.


خامسآ- نظم تطبيق الجوده بالمستشفيات وتصور نهائى لنظام الرقابه الداخليه بالمستشفيات.


سادسا:كيف تكون الرقابه الداخليه الفعاله؟








أولآ- خطوات تصميم نظم الرقابه الداخليه


ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ــــــ





(1) تحديد معايير الأداء بالمستشفيات. (2) قياس الأداء الفعلى بالمستشفيات (فعاليه – كفاءه – إقتصاد).


(3) مقارنة الأداء الفعلى بمعايير الأداء. (4) التقييم والتعديل.





كما يوضح ذلك شكل رقم(6)















ثانيآ/ صفات الرقابه الفعاله :


ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــ


1ـ ان تكون الرقابة ايجابية.


2ـ ان تكون واضحة وسهلة ومفهومة للجميع وتتناسب مع امكانيات وقدرات المسؤولين وخبراتهم.


3ـ ان تكون اقتصادية غير مكلفة.


4ـ ان تتضمن حماية الموظفين من الاجراءات التعسفية.


5ـ ان يتحلى ممارس الرقابة بالنزاهة والكفاءة والخبرة الادارية والرقابية للاعمال التي يقوم بالرقابة عليها.


6ـ ان تساعد الرقابة الموظفين على تحسين أدئهم وان لاتتحول لوسيلة تخويف وتهديد.


7ـ أن تكون قائمة على أسس موضوعية وواقعية من خلال وضع معايير محددة لمراقبة الاعمال.





8 ـ ان تعكس الرقابة حجم النشاط ونوعه.


9ـ ان تضمن الرقابة الحصول التغذية الاسترجاعية.





ثالثآ- أركان نظم الرقابه بالمستشفيات


ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــ





1-الوضع التنظيمى وكذا الهيكل التنظيمى لإدارة المنشأه الصحيه أو المستشفيات وتحديد المسئوليه.


2- تخطيط الإحتياجات من الكوادر الفنيه والعلميه وكذلك الإحياجات من الأدوات الطبيه والصحيه.


3- الأنماط القياديه الطبيه وأثرها فى إتخاذ القرارت الطبيه الرشيده.


4- درجه توثيق وشفافيه ومصداقيه دفاتر وسجلات المنشأه الصحيه.


5- مدى كفاءه وفعاليه الإجراءات الرقابيه الداخليه بالمنشأه الصحيه.


6- نظم الصحيه والإداريه ودقتها والسرعه فى التعامل معها.


7- توافرت الكفاءات الإداريه اللازمه لإدارة المنشأه الصحيه.


8- إدارة المخاطر و تقييمها ووضع حد أدنى لها وتطوير الحلول لمواجهتها.


9- ضوابط رقابيه كاشفه ووقائيه ضد المخاطر.


ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــ





رابعآ- فحصوتقييم نظامالرقابةالداخلية وإدارة المخاطر


ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ــــــ****ـــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــ


تتكون من جزئينهما :


الأول: معرفةوفهمالإجراءاتوالطرقا لموصفةفىالنظام،بمعنىجمعال معلومات عننظامالرقابةالداخليةوتوث يقهاودراستها.


الثاني: الحصولعليدرجةمعقولةمنالتأ كدبأنهذهالإجراءاتوالطرقمط بقةوفقا لماهوموصففىالنظام.











أما الجانب الخاص بإدارة المخاطر فمهمته كالتالى





وهى تحقيق الأهداف الآتية :
- 1تحديد مفهوم إدارة المخاطر وعلاقته بالتحكم المؤسسي.
- 2تحديد الجهات التي يمكن ان تساهم في تحديد وقياس وفحص وتقييم إدارة المخاطر.
- 3التعرف على مدى التزام كل من مجالس الإدارة و المدقق الداخلي و المدقق الخارجي و لجان التدقيق بمتطلبات التحكم المؤسسي في إدارة المخاطر لبعض الوحدات الاقتصادية.
- 4تشخيص الجوانب السلبية والايجابية للتطبيقات العملية لإدارة المخاطر وتقديم المقترحات التي من شأنها زيادة فاعلية إدارة المخاطر في الوحدات المبحوثة.


بـإيـجـــــــاز شديد يمكن تعريف المخاطر بالمنشأت الصحيه على النحو التالى :


بأنها احتمالية مستقبلية قد تعرض المنشأه الصحيه إلى خسائر غير متوقعة وغير مخطط لها أو تدهور فى الخدمات الصحيه والطبيه بما قد يؤثر على تحقيق أهداف المنشأه الصحيه وعلى تنفيذها بنجاح، وقد تؤدي في حال عدم التمكن من السيطرة عليها وعلى آثارها الى القضاء على المنشأة الصحيه.













خامسآ- نظم تطبيق الجوده بالمستشفيات(مقترح)


ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــ


لتطوير المنشأه الصحيه هذا نموذج مقترح وهو إنشاء وحدة جوده ورقابه كامله بالمنشأه الصحيه






شكل رقم(7)وحدة الجوده والرقابه








ومن ضمن إقرار الفعاليه الرقابيه بالمستشفيات وتحسين الرقابه الداخليه تشكيل لجنة ضمان الجودة بالمستشفيات


ثم بعد ذلك يتم تشكيل لجنة للتأهيل للاعتماد داخل المستشفى برئاسة منسق الجودة ... الى غير ذلك من الإجراءات الرقابيه المعتمده فى هذا المجال وهذا توضيح لمكونات مجلس الجوده بالمستشفى أو المنشأه الصحه بشكل عام.









شكل رقم(8)مكونات مجلس الجوده


مستطيل مستدير الزوايا: الخلاصه لنظم الرقابه الداخليه بالمستشفيات Internal Control System in Hospital (ICSH)










1-Planning and Quality Strategy and Process :


Planning and Design Strategy.*


Planning and Organization (Functions – Ethics). *


* planning of all fields and Infrastructure and the different control methods on all sections health facilities.





2- Financial and Planning Management :





* Performance Measurements.


* Quality Management and Performance Improvement.


* Analysis/Variance reporting with completes Control.





3- Communication and Reporting :


* Networking.


* Information Resource.





* Data inventory Sources.


* Electronic Health Record information.


* Effective of communication Technology and leader-ship.


* Security /confidentiality of Patient information.





4- Health Care Quality professional :


* Medicare Reform project.


* Patient safety and risk reduction.


* The organization plan of patient care service.


* Nursing responsibilities.


* Developments pathway/standardsof clinic process improvement and laboratory.


دبوس زينة: هنا من الممكن وضع تصور نهائى لنظام الرقابه الداخليه بالمستشفيات ويوضحه شكل رقم (9)



























تمرير أفقي: سادسا : كيف تكون الرقابه الداخليه الفعاله؟














لابد أن نقر هنا بصعوبة التحديات التى تواجة برامج تحسين الجودة والرقابه الداخليه فى المؤسسات الصحية القائمة فى مصر فى ظل ما رسخ فيها من مماراسات وثقافات إدارية متوارثة عبر الاجيال , وهناك الكثير من المعوقات التى تعرقل مساعى تحسين الجودة فى المؤسسات الصحية نرصد منها الآتى :


ü عدم التزام الإدارة العليا بتطبيق نظم الجودةونظم الرقابه الداخليه.


ü عدم أنتشار ثقافة الجودة بين كل من مقدمى الخدمة الصحية وكذلك المستفيدين من الخدمة والمجتمع ككل


ü صعوبة فى تسويق مفهوم الجودة بين العاملين فى المجال الصحى


ü ندرة الكوادر البشرية المؤهلة فى هذا المجال والقادرة على قيادة برامج تحسين الجودة فى المؤسسات الصحية


ü ضعف المخصصات المالية حيث أنة بالرغم من أن تحسين الجودة يحد من الفاقد فى الموارد ويزيد مردود الخدمة على المدى البعيد , إلا أن بداية التطبيق يحتاج إلى دعم البنية التحتية


ü وربما يحتاج الأمر فى الدول النامية إلى دعم سياسى قوى


ü كذلك توفير نموذج عملى مطبق وناجح يمكن تعميمة.





كيف نحقق الرقابة الداخلية الفعالة ؟


1ـ مشاركة المرؤوسين في وضع المعايير الرقابية.


2ـ قناعة الموظفين بعدالة مقاييس الأداء.


3ـ أن تكون رقابة موضوعية ايجابية.


4ـ استخدام اسلوب الادارة بالأهداف.





ماهى مقومات نظام الرقابه الفعال؟ ....... ما المقترح لكى يكون نظام الرقابه فعال؟ ...... ماهى العوامل الفعاله فى تصميم نظم الرقابه الداخليه؟


١- وجودخطةتنظيميةسليمة.


٢- دقةتوزيعالعملوتحديدالمسئو ليات.


٣- حسناختيارالعاملينووضعهمفى المكانالمناسب.


٤- وجودنظاممحاسبىسليم وفحص المستندات والقيود المحاسبيه.


٥- وجودنظامدقيقللتأكدمنتنفيذ الإجراءاتالموضوعة.


٦- وجودنظامللمراجعةالداخليةو تقييمالأداء.


٧- اتخاذالإجراءاتالوقائيةالك افية.


8- تقييم مخاطر الرقابه الداخليه لتحديد الحد الأقصى للمخاطره(بمعنى تحديد مستوى مخطط لعدم فعالية النظام فى إكتشاف الأخطاء) فى ضوء إختبارات معينه (الإستبيانات - المذكرات - خرائط التدفق).








زاوية مطوية: 9- وسائل ومقترحات لتحسين نظام الرقابه الداخليه بالمستشفيات والمنشأت الطبيه







1- الإستقلال الوظيفى بين الإدارات والأقسام بما لا يمنع التعاون والتنسيق فيما بينهم.


2- الإشراف على جميع الأنشطه بالمستشفى ومتابعة العمل من خلال فحص تقارير دوريه(يوميه-إسبوعيه).


3- إستيفاء العمليات التشغيليه بشكل(نظامى - إخلاقى - إقتصادى - فعال - مؤثر).


4- زيادة التدريب والتأهيل العلمى الأطباء وللموظفين والعاملين لأداء الخدمه الطبيه على أتم ما يجب أن تكون.


5- إتباع المنحنى السلوكى بتوجيه سلوك الأفراد بما فيه صالحهم فى نفس الوقت الذى يتحقق فيه الصالح العام للمنشأه.


6- فحص مختبرى للأدويه بصفه مستمره.


7- التأكد بإسمرار من جودة ونوعية (الأدويه - المستلزمات الطبيه - الأدوات الصحيه والطبيه)


8- الإلتزام الواضح والإلزامى بسياسات الإداره وتشجيع الإداره للإلتزام بهذه السياسات الإداريه والتنظيميه بالمنشأه الصحيه عن طرق الحافز والإثابه والثواب والعقاب وغيرها من الوسائل.


9- الدقه فى إختيار المقاييس الماليه التى يستخدمها النظام المحاسبى لكى يكون تأثيرها إيجابيآ على أداء المنشأه للنشاط الإقتصادى وعدم وجود تعارض مع نظام المراقبه الإداريه من ناحيه أخرى.


10- زيادة نظام الحوكمه والمراقبه على الممارسات الطبيه داخل المستشفيات و مراقبة جودة الخدمات الطبيه المقدمه للمرضى.


11-وضع الخطط طويلة وقصيرة الأجل بشأن تطوير وتحسين المعدات والأجهزه الطبيه.


12- زيادة نظم تقييم الأداء الفردى المؤسسى.


13- الدعم المادى والعينى لمنع تسرب الكفاءات الفنيه المؤهله والمدربه من الأطباء والهيئات التمريضيه والعاملين.


14- السرعه والدقه فى إعداد البيانات والمعلومات أولا بأول وذلك لحماية أصول المستشفى والحفاظ على مستحقاتها الطبيه وغير الطبيه.


15- تحقيق الكفاءة والفعالية فى إستخدام موارد المستشفيات والإشراف الكامل عليها.


16- ضرورة ربط الإختصاصات والمسؤليات بالأهداف والسياسات العامه للمستشفى.


17- بتنفيذ تحسين الخدمات بالمستشفيات من خلال إعداد ادله العمل وإجراءات قياسية فى مجالات مكافحة العدوى وسير الإجراءات الطبية والإدارية والمالية.


18- قياس وتطوير معايير الأداء وتجربتها ميدانياً ووجود نظام لتوثيق كافة أنشطة المستشفى.


19- نشر ثقافة الجودة فى المجتمع وبين العاملين فى الرعاية الصحية


20- التنسيق مع الجهات المعنية والجمعيات العلمية والطبية لوضع معايير الجودة بما يواكب المعايير العالمية ويتناسب مع البيئة المحلية.


21- توفير كافة النظم اللازمه لتطبيق الجوده ونشر الوعى لدى العاملين بتطبيق الجوده.


22- زيادة التدقيق والمراجعه الداخليه وتوسيع نطاقها.


23- توفير الدعم المادي والمعنوي و حشد الجهود و الطاقات لتطبيق برامج الجودة والرقابه الداخليه.


24- إحكام الرقابه الاشرافيه الطبيه على كل الاقسام الطبيه والخدميه بالمنشأت الصحيه.


25- الرقابه الفعليه ومحاربه الركود الوظيفى وتفعيل الدور الوظيفى الحقيقى والفعال لكل فرد بالمنشأه الصحيه والطبيه بكل المقاييس والاساليب.