المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : ما هى المراجعة المستندية ؟



يوسف كمال
04-08-2013, 08:58 AM
ينتج عن عمليات المشروع تبادل مستندات وأوراق بينه وبين الغير كما أن كثيراً من العمليات التي تتم داخل المشروع ينشأ عنها مستندات ، وهذه المستندات لها أهميتها القصو لأنها تمثل الأدلة الكتابية المؤيدة للعمليات وتعتبر أساساً لقيود المحاسبة ويعتمد المراجعون عليها اعتماداً كبيراً في مراجعة صحة القيود المثبته في الدفاتر ، فعند تحقيق بنود المشتريات مثلاً يلجأ المراجع إلى فحص فواتير الشراء ومقارنتها بالمبالغ المقيدة بدفتر يومية المشتريات ، كذلك عند مراجعة الإيداعات بالبنك يلجأ المراجع إلى فحص حوافظ الإيداع بالبنك ومقارنتها بالمبالغ المقيدة في دفتر العمليات النقدية وهكذا ، وتعرف عملية فحص المستندات المؤيدة للقيود الدفترية باسم المراجعة المستندية .


والمراجعة المستندية هي الأساس الحقيقي لعملية المراجعة ويتوقف النجاح الكلي لأي عملية مراجعة على الدقة والذكاء الذي يتم به هذا الجزء من العمل فالمراجعة المستندية ليس معناها الفحص العابر للمستندات ولكن المقصود منها فحص عمليات المشروع وما يؤيدها من مستندات بحيث يقتنع المراجع بأن هذه العمليات سليمة وأنها اعتمدت من الجهات المختصة بالمشروع وأنها قيدت في الدفاتر بطريقة صحيحة وبهذه الطريقة يذهب المراجع إلى ما وراء القيود الدفترية وتتبع القيود إلى مصادرها الأصلية وبذلك يستطيع تفهم طبيعة العمليات والظروف المحيطة بها وفي كثير من الأحيان قد لايتم اكتشاف بعض أنواع الغش إلا بالمراجعة المستندية ولذلك أكرر القول بأن هذا الجزء من عملية المراجعة يجب أن يتم بذكاء وعناية كبيرتين .


وتنطوي المراجعة المستندية على الأفكار الآتية :


1- إن المستند المقدم إلى المراجع مستند حقيقي فالمراجع لا يستطيع أن يجزم بدون أي بادرة من الشك بأن المستند المقدم إليه حقيقي ولكن المراجع اليقظ يستطيع على الأقل اكتشاف المستندات المزورة تزويراً واضحاً ولذلك فإن أي كشط أو تغيير في الأرقام أو التواريخ يجب أن يلفت نظر المراجع .


2- تقضي أنظمة الرقابة الداخلية السليمة بمراجعة المستندات واعتمادها من أشخاص مسئولين داخل المنشأة ولذلك يتعين على المراجع التأكد من وجود توقيعات الموظفين المكلفين بهذا العمل على المستندات مثلا المدير العام أو المدير المالي أو المحاسب الأول لأن وجود هذه التوقيعات على المستند يعطي نوعاً من التأكيد للمراجع بأن المستند حقيقي ويعتمد المراجع اعتماداً كبيراً على نظام الرقابة الداخلية في قبوله لحقيقة المستندات المقدمة إليه .


3- إن المستند خاص بعملية من عمليات المنشأة ولذلك يجب أن يهتم المراجع باسم الجهة الموجهه إليها المستند فإذا كان المستند موجهاً إلى أحد المديرين أو الموظفين فقد يدل على ذلك أن العملية شخصية وأنها لا تخص المنشأة ، أما إذا كان المستند موجهاً إلى المنشأة فإن ذلك يعتبر دليلاً مبدئياً على أن العملية هي إحدى عمليات المنشأة .


4- إن العملية قد قيدت في الدفاتر بطريقة صحيحة ولذلك يصبح البحث في طبيعة الحساب المرحل إليه المبلغ من الأهمية بمكان فمصروفات الصيانة والتصليحات على سبيل المثال لا يجب ترحيلها إلى حسابات الأصول الثابتة .




وعند فحص المراجع للمستندات الأصلية يجب أن يهتم بالإعتبارات الأربعة السالفة الذكر ، كما يجب عليه عند فحص المستند الأصلي أن يفحص أيضاً جميع المستندات الفرعية المتعلقة بالعملية فإذا حدثت إضافات إلى العدد والآلات أثناء العام مثلاً فإن المراجع يجب ألا يقتصر فحصه على فاتورة المورد فحسب بل يجب أن يمتد أيضاً إلى فحص جميع المصروفات المتعلقة بتركيب هذه الآلات وإلى الإطلاع على عقد الشراء والعقود المتعلقة بصيانة هذه الآلات في المستقبل فمن الضروري فحص جميع المستندات الفرعية المتعلقة بالمستند الأصلي حتى يمكن الإحاطة بجميع الظروف والملابسات المتعلقة بالعملية .


وفي بعض الأحيان يضطر المراجع إلى فحص صور بعض المستندات بدلاً من فحص المستندات الأصلية ومثال ذلك فواتير البيع فالفاتورة الأصلية ترسل إلى العميل ولذلك يضطر المراجع عند القيام بالمراجعة المستندية للمبيعات إلى فحص صور فواتير البيع لأنه لا بديل لذلك ، وهنا يلجأ المراجع إلى اتخاذ إجراءات إضافية لتحقيق هذه العمليات بالإطلاع على مستندات شحن البضاعة وخروجها من المخازن .