المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : 8 نصائح لإدارة وقتك بطريقة فعالة



مصطفى كمال
04-03-2019, 11:08 AM
الوقت ثمين ، خاصة عندما يتعلق الأمر بإدارة شركة صغيرة. ومع ذلك ، لا يوجد أكثر من 24 ساعة في اليوم. يستجيب بعض رواد الأعمال لهذه الحقيقة من خلال التركيز على اهدافهم.


من خلال النهج الصحيح ، يمكنك العمل بكفاءة وإنتاجية في بيئة خالية من التوتر نسبيًا.


فيما يلي 8 نصائح لإدارة وقتك بشكل فعال:


1. تعرف على أهدافك.
تأكد من مشاركتك في أنشطة تدعم أهداف عملك ، سواء على المدى القصير أو الطويل. كل شيء آخر هو اهدار للوقت. يجب أن تدور خطتك اليومية حول العمل على المهام والأنشطة المرتبطة مباشرة بتوليد الدخل وتنمية أعمالك.


2. إعطاء الأولوية بحكمة.
يقدم ستيفن كوفي ، مؤلف مشارك لـ First Things First ، أداة تنظيمية لقائمة مهامك بناءً على مدى أهمية المهام العاجلة.


بالنظر إلى ما يميز يومك ، أين تتناسب أنشطتك مع هذه الفئات؟


مهم وعاجل - المهام التي يجب القيام بها. قم بها على الفور.


مهمة ولكنها ليست عاجلة - المهام التي تبدو مهمة ، ولكن عند الفحص الدقيق ليست كذلك. حدد لها موعد اخر.


عاجل ولكن ليس مهم -المهام التي تزيد الضوضاء ، ولكن عند الانتهاء ، يكون لها قيمة دائمة ضئيلة أو معدومة. تفويض هذه إذا كان ذلك ممكنا.


ليست ملحة وغير مهمة - الأشياء ذات الأولوية المنخفضة التي تقدم وهم "الانشغال". قم بها لاحقًا.
اكتب مهامك "المهمة والعاجلة" الثلاث أو الأربع التي يجب معالجتها اليوم. عندما تكمل كل واحدة ، تحقق من القائمة. سيوفر لك هذا شعورا بالإنجاز ويمكن أن يحفزك على معالجة العناصر الأقل أهمية.


3. فقط قل لا.
أنت الرئيس. إذا كان عليك رفض طلب من أجل الاهتمام بما هو مهم وعاجل حقًا ، فلا تتردد في القيام بذلك. ونفس الشيء ينطبق على أي مشاريع أو أنشطة تحددها لا تتجه إلى أي مكان: كن مستعدًا للانتقال إلى مهام أكثر إنتاجية. تعلم من التجربة لتجنب إضاعة الوقت في وقت لاحق.


4. التخطيط للمستقبل.
واحدة من أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها هي القفز إلى يوم العمل دون أي فكرة واضحة حول ما يجب القيام به. الوقت الذي تقضيه في التفكير في المستقبل والتخطيط لأنشطتك تافه مقارنة بالوقت الذي ستفقده القفز من شيء إلى آخر (ونادرا ما تكمل أي شيء). بناءً على شخصيتك ، جرب أحد الخيارات التالية:


الليلة السابقة - في نهاية اليوم ، تستغرق 15 دقيقة لتصفية مكتبك ووضع قائمة بأكثر المهام إلحاحًا في اليوم التالي. إنها تقنية تخفيف الضغط رائعة ، وستشعر أنك أفضل من الجلوس في مكتب نظيف في الصباح.
أول شيء في الصباح - الوصول مبكرًا إلى العمل بضع دقائق وتجميع قائمة مهامك ذات الأولوية.


5. القضاء على الانحرافات.
ابدأ في الانتباه إلى عدد المرات التي يقاطعك فيها أحد عندما تكون في منتصف مهمة مهمة. تتبع الانقطاعات المستحثة ذاتيًا ، أيضًا ، لا سيما تلك المتنوعة لوسائل التواصل الاجتماعي. يعد هاتفك الذكي مفيدًا للغاية ، لكنه أيضًا يسبب الإدمان ومن بين أخطر الناس الذين يشتهرون بالوقت.


قد يستغرق الأمر تمرينًا كبيرًا في الإرادة ، لكن أغلق الباب وأغلق هاتفك لزيادة وقتك. بدلاً من أن تكون "دائمًا" ، خطط لقضاء عطلة في اليوم لمواكبة رسائل البريد الإلكتروني ، والاتصال بالأشخاص ، والتحدث مع الموظفين ، إلخ.


6. مندوب أكثر في كثير من الأحيان.
إذا كنت قد أنجزت عملاً جيدًا في تعيين موظفين موهوبين ومتفانين ، فهناك دائمًا المزيد من العمل الذي يمكنهم إزالته من مكتبك. يعتمد تشغيل شركة صغيرة ناجحة على قدرة المالك على التفكير فيما ينتظرنا وعدم الغرق في العمليات اليومية. ابحث عن فرص لتمرير مسؤولية مهام محددة للآخرين في فريقك.


7. مشاهدة ما تنفقه
كم عدد الدقائق الإنتاجية التي تعبأ بها كل أسبوع؟ استخدم أداة تعقب الجدول الزمني البسيطة هذه لتتمكن بسهولة من الدخول والخروج من مختلف المهام أو المشاريع على مدار اليوم. قم بتبديل المهام أو المهام بنقرة واحدة فقط باستخدام تطبيق TSheets للهاتف المحمول ، أو تتبع الوقت مباشرة من سطح المكتب. ثم قم بإنشاء تقارير قوية في الوقت الفعلي لمعرفة المكان الذي تنفق فيه أغلى ما لديك وأين تضيع.


8. اعتني بنفسك.
تأكد من الحصول على الكثير من النوم وممارسة الرياضة. عقل اليقظة هو عقل يعمل بكفاءة عالية وأقل تسامحًا مع أنشطة إضاعة الوقت.