المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : الاجراءات الرسمية للعمل بالمخازن



مصطفى كمال
08-21-2017, 12:48 PM
السلام عليكم ورحمة الله

موضوع اليوم عن الاجراءات الرسمية التى يتخذها المسئول عن المخازن عند دخول او خروج اصناف من المخزن وكيفية التسجيل بالخطوات.


اولا الدورة المستندية لاى مخزن تمر بثلاث مراحل اساسية للعمل، هذه المراحل هى كالتالى:

1- ان يقوم المسئول عن المخزن بطلب مواد وبضاعة ليوردها للمخزن.

2- بعد وصول المواد او البضاعة يقوم المسئول باثباتها فى الدفاتر وتخزينها فى المخزن.

3- عند وصول امر تحويل مواد الى المسئول من الموظف المختص فى المشروع يقوم بصرف هذه المواد بعد اثباتها فى دفاتر الصرف.


أولاً: طلب المواد
يقوم المسئولين فى المشروع بعمل طلبات المواد المطلوبة من المخزن ويتم توجيه الطلبات الخاصة لعمل طلب شراء محلي أو اعتماد مستندي إلى قسم المشتريات بالإدارة المالية لعمل الإجراءات اللازمة لتوريد هذه المواد.
أما بالنسبة للعهد النقدية فيتم عمل طلب المواد واعتماده من مدير المشروع ويحفظ بالمخزن بعد تسليم صورة منه لمندوب المشتريات ليتم الشراء من السوق المحلي ومتابعة إجراءات الاستلام واستعواض العهدة بعد ذلك.

ثانياً: استلام المواد
بعد أن يتم توريد المواد للمخزن يتم تحرير سندات الاستلام سواء كان التوريد بواسطة مندوب المشتريات أو كان بواسطة موردين بطلبات شراء محلية أو باعتمادات خارجية.
ثم تعتمد هذه السندات من مدير المشروع وترفق مع طلبات المواد وفواتير المورد حيث يحتفظ أمين المخزن بصورة المخزن مع صورة حفظ بالدفتر أما الأصل وصورة مراقبة المخازن فيتم إرسالهم إلى قسم مراقبة المخازن بإحدى الصور التالية:-
1- في حالة العهدة النقدية
1. أصل سند الاستلام + صورة مراقبة المخازن.
2. أصل سند التسليم + صورة مراقبة المخازن.
3. أصل طلب المواد + صورة مراقبة المخازن.
4. أصل فاتورة المورد.
5. أصل كشف استعواض عهدة.
6. أصل طلب صرف استعواض عهدة.

* حيث يتم اعتماد طلب الصرف وباقي إجراءات مراقبة المخازن لاستعواض العهدة.

2- في حالة طلبات الشراء المحلية
1. أصل سند الاستلام + صورة مراقبة المخازن
2. أصل سند التسليم + صورة مراقبة المخازن (في حالة وجود صرف للمواد)

* أما فواتير المورد فيتم تسليمها بالإدارة بواسطة مندوب الشركة الموردة.

3- في حالة الاعتمادات المستندية
1. أصل سند الاستلام + صورة مراقبة المخازن.
2. أصل سند التسليم + صورة مراقبة المخازن (في حالة وجود صرف للمواد)
3. صورة من الباكنج لست.

* أما فواتير المورد فيتم تسليمها من البنك إلى قسم الحسابات بالإدارة المالية.

ثالثا: الصرف والتسليم
• يقوم أمين المخزن بصرف المواد حسب الحاجة اليومية للعمل حيث يقوم الطالب بعمل أمر صرف معتمد من المهندس المسئول مبين به الصنف والكمية المطلوب صرفها من المخزن.
• ثم يقوم أمين المخزن سندات تسليم بعد تجميع أوامر الصرف ويتم اعتماد هذه السندات من مدير المشروع بعد التوقيع عليها من المستلم ومن أمين المخزن.
• كما يتم بعض الأحيان تحرير سندات تسليم للتحويل إلى مشاريع أخرى سواء أصول أو مواد وذلك بعد موافقة مدير المشروع على طلب المواد الخاص بذلك.
• ويحتفظ أمين المخزن بصورة سند التسليم للمخزن وصورة حفظ بالدفتر ويتم إرسال أصل سند التسليم وصورة مراقبة المخازن إلى قسم مراقبة المخازن بالإدارة المالية.

وبعد هذه المراحل يقوم أمين المخزن بعملية هامة جدا وهي التسجيل في كروت صنف المواد والأصول وعمل الفايلات الخاصة بذلك.

ويمكنكم الاطلاع على النماذج التالية الخاصة بالمخازن

اذن اضافة اصناف للمخزون (https://accdiscussion.com/acc21705.html)


اذن ارتجاع اصناف للمورد (https://accdiscussion.com/acc21706.html)




نموذج اذن صرف اصناف من المخازن (https://accdiscussion.com/acc21704.html)