المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : تخطيط العمل والتحكم في الموارد



محاسب متخصص
04-22-2015, 09:36 AM
أهداف الوحدة:


التعرف على مفهوم التخطيط.
تحديد أهمية التخطيط وضرورة الحاجة إليه.
القدرة على تحديد مراحل التخطيط.
استيعاب أنواع التخطيط.
القدرة على معرفة خصائص التخطيط الجيد أو الفعال.
تحديد المراحل السبع الخاصة بتخطيط العمل والتحكم فيه .
التعرف علي الموارد الاقتصادية وكيفية التحكم فيها



مقدمة :
تعتبر عملية التخطيط نشاطاً يهدف إلى تضيق الفجوة ذهنياً بين الحال الذى أنت والمجموعة عليه الان وما تريد أن تكون عليه فى المستقبل فيما يتعلق بتنفيذ مهمة ما . وتعتبر عملية التخطيط رداً على سؤال المجموعة : كيف سننفذ تلك المهمة ؟ ولكن السؤال عن الكيفية سرعان ما سيفضى بك إلى السؤال " من سيقوم بماذا ؟ " ومتى يجب الانتهاء منه ؟ " وعادة ، إذا أثبتت خطة ما انها غير ملائمة ، فإن هذا يرجع إلى أنك ، بوصفك القائد ، أو المجموعة ( أو الاثنين معاً ) لم تتناولا تلك الاسئلة جيداً حتى تحصلا على اجابات واضحة ومحددة .
وعندما لا تفلح الخطط ، يجب الا نلوم إلا أنفسنا . وعندما تخرج أنشطة العمل عن السيطرة ، فإن ذلك يرجع عادة إلى عدم كفاية الوقت والجهد الذى بذل فى مرحلة التخطيط الأولية .


أولا : مفهوم التخطيط
هو تحديد الأهداف ووضع خطة العمل التي تحقق هذه الأهداف .
هو التقرير سلفاً بما يجب عمله لتحقيق هدف معين.وهو عمل يسبق التنفيذ، ويمثل إحدى وظائف المدير .
ثانيا : عناصر التخطيط:
1. الاهداف.
2. الاستراتيجيات.
3. السياسات.
4. الاجراءات.
5. القواعد.
6. البرامج.
7. الموازانات.
ثالثا : الحاجة للتخطيط:
تنشأ الحاجة الي التخطيط من عاملين اساسيين هما:
1. امتلاك المؤسسة لموارد محدودة.
2. ان تعيش المؤسسةفي بيئة معقدة ومنفردة.


رابعا : أهمية التخطــــــــــيط
يجنب المنظمة العديد من المفاجآت.
يحدد ويوضح أهداف المنظمة.
يضمن الاستخدام الأمثل للموارد.
يعتبر أساس لقياس مدى نجاح المنظمة في التطبيق.
يقلل من اتخاذ قرارات اعتباطية وشخصية.
يوفر الأمن النفسي للعاملين.
أساس لبقية الوظائف.


خامسا : مراحل التخطيط
وهي عبارة عن سلسلة من الخطوات أو الطرق التي تتبع للقيام بعملية التخطيط .


 المرحلة الاولى :-
وتنقسم إلى عوامل خارجية وعوامل داخلية
العوامل الخارجية : وهى دراسة العوامل المحيطة بالمنظمة مثل العوامل ( الاقتصادية ، السياسية ، الاجتماعية ) .
العوامل الداخلية : وهى دراسة ظروف البيئة الداخلية مثل نوع ( الخبرات ، الكفاءات ، الالات والمعدات ) .
المرحلة الثانية :-
على ضوء تحديد ظروف البيئة نستطيع أن نحدد أهدافنا بشكل واضح
المرحلة الثالثة :-
على ضوء تحديد الهدف نحدد البدائل التي من خلالها تستطيع تحقيق هذا الهدف
المرحلة الرابعة :-
بعد وضع عدد البدائل التي نسعى من خلالها إلى تحقيق الهدف نبدأ بتقييم كل بديل من خلال معرفة وتحديد مدى تحقيق كل بديل للهدف وكلما كان البديل أقرب إلى تحقيق الهدف النهائي كلما كان مرغوباً به أكثر.
المرحلة الخامسة :-
بعد الانتهاء من الخطوة الرابعة المتمثلة في تقييم البدائل نبدأ بمرحلة الاختيار أي تحديد البديل الأفضل، وفي هذه الحالة فإن المنظمة تختار البديل الذي يحقق هدفها وينسجم مع سياساتها وتكون مخاطره قليلة.
 المرحلة السادسة :-
في ضوء البديل الذي يتم اختياره يقوم المخطط بتحديد الأنشطة والأعمال التي يجب القيام بـها لوضع البديل المختار موضع التنفيذ وتكون الأنشطة على شكل : سياسات ، إجراءات، قواعد، برامج، ميزانيات. يجب الالتزام بـها حيث بدونها لا يمكن ضمان حسن التنفيذ.


سادسا : أنواع ومستويات التخطيط
تستخدم المنظمات أنواعاً مختلفة من التخطيط وفقاً لأغراضها المختلفة. ويمكن تصنيف التخطيط وفقاً لذلك على ضوء عدة معايير أهمها
أنواع التخطيط :-
1. التخطيط حسب مدى التأثير
2. التخطيط حسب المدى الزمنى
3. التخطيط حسب المدى الوظيفى


التخطيط حسب مدى تأثيره
وينقسم إلى :-
تخطيط الاستراتيجى .
تخطيط التكتيكى .
تخطيط التشغيلى .
التخطيط الاستراتيجى :- يعتبر التخطيط الاستراتيجى أهم أنواع التخطيط ، حيث توضع جميع أنواع الخطط فى إطار الخطة الاستراتيجية عن طريق تحديد الاهداف العامة المرتبطة بالآجل الطويل . وانطلاقاً من هذه الاهداف توضع باقى أنواع الخطط ، حيث ترتبط الاهداف الخاصة بالخطة الاستراتيجية فى العادة بأهداف التوسع Growth والاستمرارية Survival .
أهمية التخطيط الاستراتيجى : - تظهر أهمية التخطيط الاستراتيجى فيما يقدمه للإدارة من مزايا تتمثل فيما يلى :-
يوضح الطريق نحو المستقبل الذى يسير عليه الادارة وصولاً إلى الاهداف العامة للمشروع .
يساعد على تعبئة الموارد اللازمة ، وتعظيم العائد منها فى ضوء سلسلة من الخطط والبرامج .
يساعد الادارة على التعامل مع المتغيرات البيئية السريعة أو المتلاصقة حيث يمكن التنبؤ بها مقدماً واعداد الخطة اللازمة للتكيف معها إذا ما كانت خارجة عن نطاق تحكم الادارة .
• خطوات التخطيط الاستراتيجى :-
أختيار الاهداف .
تحليل العوامل والمؤثرات البيئية .
التعبير عن الاهداف فى شكل كمى .
وضع الخطط الخاصة بالوحدات الفرعية .
مقارنة خطط الدورات والوحدات الفرعية بالخطة الاستراتيجية .
إعادة النظر فى بعض أجزاء الخطة الاستراتيجية .
أختيار أنسب الوسائل .
تنفيذ الخطة الاستراتيجية .
القياس والرقابة على تطبيق الخطة ومدى ما يتحقق من تقدم فى العمل .


التخطيط التكتيكى :- وتمارسه الإدارة الوسطى والعليا وتأثيره متوسط المدى، ويوضع لمساعدة التخطيط الاستراتيجي ومن أمثلته تقدير حجم الطلب على سلعة معينة في السوق.
التخطيط التشغيلى :- وتمارسه الإدارة الوسطى الدنيا وتأثيره متوسط المدى، ويوضح عادة التخطيط التكتيكي ومن أمثلته تحديد احتياجات إدارة الإنتاج من المواد وقطع الغيار