لا يخفى على أحد أهمية تحديد الموازنة التقديرية لأي من الهيئات؛ سواء أن كانت لمؤسسة أو لشركة أو لمصنع، ولكن عدم معرفة كيفية تحضيرها هو العائق الأساسي لوضع الموازنة التقديرية بطريقة علمية صحيحة. فهناك عدة طرق لعمل الموازنة التقديرية بشكل صحيح ودقيق وسنذكر منها أكثر الطريقتين شيوعًا، وهم كالتالي:

الطريقة الأولى: طريقة الميزانية البادئة من الصفر (Zero-based budget):

تعتمد هذه الطريقة على وضع كل إدارة مستقلة الموازنة التقديرية الخاصة بها بحرية كاملة دون التقيد بأدائها في خلال الأعوام السابقة حيث تقوم الإدارة المركزية بالشركة بمراجعة كافة الموازنات - التي قامت بوضعها الإدارات – واعتمادها. تتميز هذه الطريقة بمراعاتها للخطط المستقبلية والتوسعات المخطط لها للأنشطة في خلال العام المالي التالي. بالإضافة إلى ذلك، تتميز بعدم إقرارها بالوضع الحالي للمصاريف مؤديًا إلى ضبط التكلفة عند الحد المقبول دون الاستسلام بمعدله الحالى مما قد يلقى الضوء على المبالغة في قيمة بعض البنود في خلال الأعوام السابقة. بجانب هذه المميزات فلها أيضًا بعض العيوب مثل؛ الصعوبة في تحديد خطة الإنتاج المتوقعة بناءًا على المبيعات المتوقعة وبالتالي تحديد باقى بنود الموازنة التقديرية من مصاريف ومشتريات قبل بداية العام المالي الجديد بوقتٍ كاف. فقد يؤدى ذلك إلى تحديد الموازنة التقديرية للهيئة قبل بداية العام بوقت بسيط مؤديًا بذلك إلى ضغط غير مقبول في الهيئات كبيرة الحجم.

الطريقة الثانية: الموازنة التراكمية (Incremental budget)

يتم العمل بهذه الطريقة بحيث يتم اعتماد الموازنة التقديرية للعام التالي وذلك بوجود قيم العام الماضى بالإضافة إلى معدل التضخم الذي يتم تحديده لكل بند على حده. فمن مميزات هذه الطريقة؛ سهولة التطبيق ووضوح القيم المضافه. من ناحيةٍ أخرى، لهذه الطريقة عيب بسيط حيث أن في حالة وجود مصروف متحفظ عليه في العام السابق فيتم التعامل به كما هو - كبند مستقل بذاته - وبالتالي يتم إضافة معدل زيادته مما قد يتسبب في زيادة التكاليف إلى مستويات قد لا تلقى القبول.

هناك العديد من الطرق لحساب الموازنة التقديرية ولكن ما ذكرناه هو الأكثر شيوعًا لذا فإن الأمر سيتطلب برنامج مالى متميز يعمل على الوصول إلى معلومات دقيقه لكل وحده من وحدات التكلفة في الهيئة. وبناءًا على ذلك يتم تقديم الموازنة التقديرية بدقة عالية علاوةً على إمكانية تسجيلها ومقارنتها في أي وقت بالبنود الفعلية.

ومن البرامج التي أعجبتنى في هذا المجال برنامج المتكامل و هو برنامج يتميز بتحليل الحسابات خلال أعوام عديده من السابق وحتى الحالى بحد أقصى خمس سنوات مالية مما سيعطى قدرة هائلة على تحليل البيانات التاريخية التي سيبنى عليها التقديرات. ذلك بالإضافة إلى تميزه بعمل تحليلات دقيقة ليست فقط للمصروفات وإنما لمراكز التكلفة أيضًا. فتعمل هذه التحليلات الدقيقة على تحليل أماكن تركز هذه المصاريف وتحليلها وكذلك سيسمح بتسجيلالموازنة التقديرية محلله على مدار شهور السنة لكل من الحسابات ومراكز التكلفة معًا وليست فقط الحسابات.