المهام الوظيفيه لكل من محاسب المدفوعات ومراقب التكاليف ومراقب الايرادات - فنادق



المدفوعات
يقوم محاسب المدفوعات بما يلى:

1- ا مراجعه ل DAILY RECEIVING REPORTومطابقته مع المستندات المرفقه معه.
2- مطابقه انن الاستلام مع الفاتوره وامر الشراء من حيث الكميه والسعر.
3- التحقق من مطابقه اجمالى ال DAILY RECEIVING REPORT مع اجمالى الفواتير المرفقه معه.
4- التحقق من صحه التوجيه المحاسبى للمشتريات الوارده من اغذيه ومشروبات, مخازن عموميهوالتى قام بادخالها مراقب الغذيه والمشروبات ومراقب المخازن العموميه.
5- التحقق من استخدام RECEIVING VOUCHER ,DAILY RECEIVING REPORT طبقا لتسلسلها
6- بعد التحقق من صحه التوجيه المحاسبى يتم طبع تقرير PRE- UP DATE DETAILED INVOICE REPORT ومراجعته مع الفواتير الوارده والمحمله على المخازن والاقسام والموردين والضرائب لزياده التاكد من عدم وجود خطاء ما.
7- وبعد ذلك يتم عمل UP DATING لتلك البيانات وذلك لتحميلها على حساباتها المختلفه والتاثير عليها
8- يتم فتح ظرف لكل مورد ويدرج عليه قيمه الفواتير الختصه بيه وتوضع بداخليه ومرفق معه PRE UP DATING INVOICE REPORT والذى يعادل الفواتير الموجوده بداخل الظرف
9- يتم تكرار نفس الخطوات السابقه يوميا حتى نهايه الشهر.
10-فى نهايه الشهر يتم طبع ACCOUNTS PAYABLE AGING REPORT لكل الموردين والذى يبين الرصيد المستحق لكل مورد – وارقام الفواتير وتاريخ الفواتير ويقوم الكمبيوتر باعطاء مسلسل لكل فاتوره ويقسم هنا التقرير لفترات طبقا لتاريخ الفاتوره ويظهر فى نهايه التقرير الاجمالى لكل الموردين
· المدفوعات (شيكات) :
يتم سداد اى مستحقات على الفندق للغير بشيكات سواء كان للموردين او لاى هيئات حكوميه او لاى جهه اخرى او افراد ومحاسب المدفوعات هو المسئول عن تحرير تلك الشيكات طبقا لتاريخ استحقاق اى مديونيه – اما بالنسبه للموردين فيتم اتباع ما يلى:
1- يتم الدخول على حساب المورد VENDOR على الحاسب الالى ويتم اختيار الفواتير المستحقه السداد
2- يتم طبع ال VOUCHER الخاص يالفواتير التى تم اختيارها والذى يوضح بيانات الفواتير كامله مثل (رقم الفاتوره- القيمه- الضرائب المخصومه- الصافى)والمطابقه بقيمه الشيك المرفق بنفس ال VOUCHER حيث يتم طبع الشيك بالكمبيوتر مع ال VOUCHER
3- يتم مراجعه قيمه الفواتير والشيك مع الظرف المفتوح باسم المورد والموجود به الفواتير المستحقه والمدرج عليه المبالغ المستحقه للمورد ونلك للتحقق من صحتها ويوقع عليه موظف المدفوعات بما يفيد المراجعه والمطابقه
4- يتم ارسال كل الاظرف الخاصه بالموردين مرفقا معها الشيكات لرئيس الحسابات والذى يقوم بدوره بالتحقق من مطابقه قيمه الشيك للفواتير المرفقهوالتحقق من وجود المستندات المؤيده لذلك ويقوم بالتوقيع غعليه بعد اتمام عمليه المراجعه
5- وبعد ذلك ترسل جميع الاظرف والشيكات للمدير المالى والذى يقوم بدوره بالمراجعه والتوقيع على الظرف والشيكات
6- يتم ارسال الشيكات والاظرف للمدير العام للتوقيع عليها واعادتها للحسابات مره اخرى
7- بعد اعاده الشيكات لمحاسب المدفوعات يقمو بختم الظرف والمستندات بختم PAID ويسلم الشيكات لاحد الموظفين المسئول عن تسليم الشيكات للموردين حيث يقوم بتسجيلها فى دفتر خاص بذلك ويدون بيه رقم الشيك ،قيمه الشيك ، اسم المورد
8- يقوم الموظف المسئول بتسليم الشيكات لمستحقيها بعد توقيعهم على صوره الشيك وكذلك بالدفتر امام الشيك وذلك بعد تقديم اثبات شخصيه او تفويض له بذلك
9- يتم خصم الفواتير المسدده من حساب المورد بمجرد اختيارها واصدار شيك بها
10- يتم ظهور بيان بالفواتير المسدده مع الشيك المسلم للمورد ويحفظ بالصوره لدى محاسب المدفوعات
المصروفات النثريه PETTY CACH والمسدده نقدا بواسطه (الصراف العمومى)
- يقوم موظف المدفوعات بتحرير ال PETTY CACH عندما يرسل له ايه مطالبات نقديه معتمده من المدير المالى
- وبعد قيام موظف المدفوعات بمراحعه المستندات المرسله له يتم اصدار PETTY CACH ويوقع من موظف المدفوعات
- يرسل ال PETTY CACH الى رئيس الحسابات لمراجعته مع المستندات المويده واعتماده
- يرسل بعد نلك للمدير المالى لمراجعته ايضا مع المستندات المؤيده واعتماده
- يرسل بعد نلك للمدير العام لاعتماده
- يتم اعاده كل ال PETTY CACH للحسابات مره اخرى لتسليمها امستحقيها
- يقوم المستفيد باستلام ال PETTY CACH ويصرف قيمته من الصراف العمومى ويقوم بالتوقيع باستلام النقديه
- يقوم الصراف العمومى بتجميع ال PETTY CACH المنصرفه ووضعها فى ظرف يسمى SUMMERY OF PETTY CACH DISBURSEMENT يسجل عليه رقم اذن الظرف (يدوى) واسم المستفيد والمبلغ ويرسل لموظف المدفوعات
- يقوم موظف المدفوعات بمراجعه ازون الظرف مع المسجل على ظرف الصراف العمومى وتجميعهم وختمهم بختم PAID والتوجيه على ح/ المصروفات
- يتم اصدار شيك بقيمه تلك الاستعاضه ويرسل لرئيس الحسابات للمراجعه والعتماد ويرسل بعد ذلك للمدير المالى والذى يقوم ايضا بمراجعته واعتماده ويرسل بعد ذلك للمدير العام لاعتماده واعادته للاداره الماليه
- يقوم الصراف العمومى بالتوقيع على صوره الشيك بالاستلام وتحفظ بالظرف لدى موظف المدفوعات
خامسا: تسؤيه البنوك
-يتم اعداد مذكره تسويه البنوك بصفه شهريه
- يتم اعدادمذكره تسويه البنوك بواسطه رئيس الحسابات والتوقيع عليها بما يفيد ذلك
- يتم الحصول على كشف حساب من البنك( مصرى- دولار)كل اسبوع لمتابعه الحركه على الحساب الجارى خلال الشهر
- يقوم المدير المالى بمراجعه تسويه البنوك بعد اعدادها بواسطه الحسابات واعتمادها
.مراقبه الاغذيه والمشروبات
يقوم مراقب الاغذيه والمشروبات بما يلى:
- عمل ال BUTCHER TEST وذلك بواسطه جزار الفندق ومعه مراقب التكاليف وذلك لتحديد تكلفه قطعه اللحم بالطبق الرئيسى والذى يعتبر كاساس لتحديد التكلفه المعياريه (RECIPE) لكل وجبه مدرجه بقائمه الطعام
- يقوم مراقب الاغذيه والمشروبات والشيف العمومى ومسئول المشتريات بالفندق بعمل MARKET SURVEY (استقصاء لاسعار السوق) لكلا من اللحوم- الاسماك- الخضروات –الفاكهه –منتجات الالبان ومقارنتها مع اسعار الشراء الفعليه مع مراعاه الجوده والمواصفات
- يتم عمل تقرير(MEMO) يوضح المقارنه بين اسعار السوق من واقع ال MARKET SURVEY واسعار الشراء الفعليه ويوقع منه ومن اللجنه المشكله ويرسل للمدير المالى ، المدير العام ، مدير الفندق
- يتم اعداد مذكره تسؤيه شهريه بتكلفه الاغذيه والمشروبات بعد اجراء الخطوات التاليه:
- 1- مطابقه اجمالى المشتريات الشهريه لكلا من الاطعمه والمشروبات مع موظف المدفوعات
- 2- عمل جرد شهرى لمخازن الاغذيه والمشروبات والبارات ويتم ذلك كما يلى :
- يتم طبع قائمه باصناف المخزون المختلفه.
- يتم عمل جرد فعلى للاصناف وتسجيلها بمحضر الجرد.
- يتم التوقيع على محضر الجرد من كلا من مراقب الاغذيه والمشروبات- محاسب التكاليف- امين المخزن – المدير المالى
- يتم ادخال الارصده الناتجه من الجرد على الكمبيوتر وعمل مقارنه بين الرصيد الفعلى ،الرصيد بكارت الصنف وكارت المراقبه
- يتم تحديد الفروق ان وجدت ومعرفه اسبابها
- فى حاله وجود عجز بارصده المخزن يتم تحميل قيمته على موظف المخزن
- فى حاله وجود زياده بارصده المخزن يتم اضافتها على كارت الصنف وكارت المراقبه
3- عمل جرد سنوى للمطبخ الرئيسىوذلك فى شهر ديسمبر طبقا لسياسه شركه الاداره
4-يتم اعداد معادله الكميه لتحديد اجمالى تكلفه المستهلك
رصيد اول المده + المشتريات – رصيد اخر المده =اجمالى تكلفه المستهلك
اولا: المشتريات
يوجد اداره مركزيه للمشتريات مقرها سفير الزمالك
يوجد بالفندق مندوب مشتريات مهمته استلام طلبات الشراء من اقسام الفندق وارسالها للمشتريات المركزيه ومتابعه تنفيزها من خلال سجل يستخدم لهنا الغرض
1-يستخدم طلب شراء مسلسل الارقام مكون من اصل +3صور الاصل لمدير المشتريات المركزيه
صوره- مختومه للقسم الطالب
صوره- لقسم الاستلام
صوره- لمندوب المشتريات لمتابعه التنفيذ
2- يوجد MARKET LIST للخضروات واللحوم ومنتجات الالبان ويمكن ان تحل محل طلب الشراء
- يتم توقيع طلب الشراء من رئيس القسم الطالب ،MARKET LIST من الشيف العمومى
- يقوم مندوب المشتريلت بالفندق بتنفيذ طلبيه الخضار والفاكهه طبقا للاسعار المتفق عليها مع الموردين
- يتم عمل طلب شراء للحوم والاسماك
-يقوم مدير المشتريات بطلب عروض اسعار من الموردين 3 على الاقل بالمواصفات المطلوبه وذلك لاختيار اقل سعر
- يتم اعداد قائمه مقارنه باسعار الموردين على مستوى الاصناف وذلك لفتره معينه ويتم اختيار افضل الاسعار مع مراعاه الجوده
-يتم ادراج اسعار 3 عروض على طلب الشراء بعد اختيار افضل العروض لافضل المواصفات وافضل جوده ويتم التوقيع عليه من مدير المشتريات
-يتم توقيع طلب الشراء من المدير المالى والمدير العام
3-يتم اصدار امر شراء مسلسل الارقام بناء على قلب الشراء من مدير المشتريات ،المدير المالى،المدير العام- ويدرج رقم طلب الشراء عليه ويتكون امر الشراء من اصل +4 صور
الصل- يتم ارساله للمورد
صوره لقسم الاستلام
صوره- تحفظ مع طلب الشراء وعروض الاسعار
صوره- تحفظ لدى مدير المشتريات
صوره- للموظف المسئول باداره المشتريات
عند ارسال امر الشراء مرفقا به طلب الشراء وعروض الاسعار للمدير المالى للتوقيع يقوم مندوب المشتريات بالفندق بتسجيله فى سجل خاص لديه للمتابعه
يتم تحديث اسعار الموردين كما يلى:
1- الخضروات والفاكهه كل اسبوع
2- اللحوم والاسماك يتم الحصول على عروض اسعار لكل طلبيه على حدى
3- طلبات شراء سلعه بمواصفات معينه يتم الحصول على 3 عروض اسعار على الاقل
4- فى حاله الشراء من المنيع لسلعه معينه يتم الحصول على عرض شراء واحد
5- بالنسبه لبعض السلع والتى تتميز اسعارها بالثبات نسبيا وثل الادوات الكتابيه يتم ارفاق صوره من امر الشراء القديم مع امر الشراء الجديد
بالنسبه لطلبيات المخازن يقوم امين المخزن بتحديد البيانات الاتيه على طلب الشراء :
1-الحد الادنى والحد الاقصى لرصيد الصنف
2- متوسط الاستهلاك
3- بيانات الطلبيه السابقه
4-اخر سعر تم التوريد بيه
5- اسم المورن
6- تاريخ التوريد
7-الكميه المطلوبه
ثانيا :الاستلام
- يقوم مسئول الاستلام باستلام البضاعه الوارده فى حضور رئيس القسم الطالب ومراقب الاغذيه والمشتريات للتحقق من مقابق البضاعه الوارده للمواصفات المطلوبه،الجوده
- يقوم مسئول الاستلام بعمل اذن استلام RECEIVING VOUCHER –مسلسل الارقام GENERAL FOOD- BEVERAGE ويتكون من اصل و 3 صور ويوقع من مسئول الستلام ورئيس القسم الطالب
- الاصل- يرسل لمحاسب المدفوعات
- صوره- لقسم الاستلام
- صوره-للقسم الطالب او المخازن
- صوره- لمراقب المخازن العموميه او مراقب الاغذيه او المشتريات
- يتم تفريغ اذون الاستلام التى تم تحريرها خلال اليوم فى ال DAILY RECEIVING REPORT ويدون به رقم اذن الاستلام –رقم امر الشراء – اسم المورد- قيمه الفاتوره – التوجيه المحاسبى سواء كانت مباشره او للتخزين وذلك لكلا من GENERAL-BEVERAGE-FOOD ويتم تجميعه ويوقع عليه ويختم وهو مسلسل الارقام
-يتم ارسال الاصل مرفقا به اصول الفواتير + اصول اذن الاستلام لمراقب الاغذيه والمشروبات للمشتريات الخاصه بالاغذيه والمشروبات ولمراقب المخازن العموميه للمشتريات الخاصه بالمخازن العموميه
-يقوم كلا منها بمراجه ال DAILY RECEIVING REPORT مع المستندات المرفقه معه ويتم ادخاله على نظام الكمبيوتر ويختم ويوقع منهما ويرسل لمحاسب المدفوعات للمراجعه والحفظ
-اما بالنسبه للمشتريات المباشره على الاقسام يتم ارسال الاصل ومرافقته السابقه لمحاسب المدفوعات والذى يقوم بمراجعته وتحميلها على التشغيل
ثالثا: المخازن
المنصرف:
- يتم الصرف من المختزن بهذن الصرف من اضصل و2 صوره ولكل مخزن اذن صرف منفصل ( اطعمه- مشروبات- مخازن عموميه)
- الاصل :لمراقب الاغذيه والمشروبات اومراقب المخازن العموميه.
- صوره :للقسم الطالب
- صوره :لامين المخزن يحتفظ بها للتسجيل منها على كارت الصنف.
- يتم اعتماد ازن صرف الاغذيه والمشروبات من الشيف العمومى او مدير البارات ومراقب الاغذيه والمشروبات
- يتم اعتماد اذن صرف المخازن العموميه من رئيس القسم الطالب ،المدير المالى.
- يتم توقيع امين المخزن ومستلم البضاعه على اذن الصرف بما يفيد استلام البضاعه.
- يتم خصم المنصرف على كارت الصنف من واقع صوره اذن الصرف - حيث يذكر رقم اذن الصرف،الكميه ، تاريخ الصرف .
- يتم اعطاء اذن صرف مخازن الاطعمه مسلسل يبدا بالشهر و(1) مثل ازون صرف شهر مارس تبدا من رقم 3001 واذون صرف المشروبات من 3501.
- يتم اثبات المنصرف على كارت المراقبه بواسطة مراقب المخازن حيث يتم اثبات رقم اذن الصرف –الكميه-التاريخ-القيمه.
- يتم تسعير المنصرف طبقا لسياسه المتوسط المتحرك (Average rate)
الجرد:
-يتم جرد مخازن الاغذيه والمشروبات والبارات كل شهر .
- يتم جرد المطبخ الرئيسى كل سنه.
- يتم جرد المخازن العموميه كل شهر
- يتم جرد مهمات التشغيل كل 3 شهور.
-يتم توقيع محاضر جرد مخازن الاغذيه والمشروبات والبارات من لجنه الجرد، مراقب الاغذيه والمشروبات ،المدير المالى
- يتم توقيع محاضر جرد المخازن العموميه من امين المخزن ومراقب المخازن العموميه والمدير المالى.
- يتم تحمير العجز الناتج عن الجرد على امين المخزن ويتم اضافه الزياده للرصيد على كارت الصنف وكارت المراقبه.
- يتم التوقيع على كارت الصنف بما يفيد اجراء الجرد.
يخصم من اجمالى التكلفه ما يلى:
-شيكات الضيافه الخاصه بكل الادارات يتم تسعيرها بسعر البيع ثم تحول بسعر التكلفه بنسبه تكلفه الشهلر السابق بعد خصم قيمه الضرائب ورسم الخدمه وهذا بالنسبه لشيكات الاطعمه والمشروبات .
-يتبع نفس النظام فى الاصناف المقدمه من لل VIP ,Music وجميع شيكات الضيافه بانواعها .
شيكات المديرين:
1- يتم تحديد قائمه الطعام الخاصه بالمديرين مسبقا على مدار الاسنوع .
2- يتم تحديد التكلفه المعياريه لكل واجبه.
3- بالنسبه للمشروبات/ للمدير الحق فى اى مشروبات بارده او ساخنه وبدون حد اقصى ولكن يتم مقارنه المسحوبات الفعليه لكل اداره بال budget المحدد مسبقا .
4- يتم تسعير شيكات الاطعمه بضرب عدد الوجبات الفعليه * قيمه التكلفه المحدده لكل واجبه.
5- يتم تسعير المشروبات بالتكلفه الفعليه.
وجبات العاملين:
-يتم تحديد قائمه بالاصناف المقدمه للعاملين بالفندق خلال الاسبوع.
- يتم سحب الكميات المطلوبه لكافيتريا العاملين طبقا لل menu المحدد .
- يتم الصرف من المطبخ بازون صرف ويوقع عليها مراقب الاغذيه والمشروبات . شيف المطبخ . والشيف المسئول عن الكافيتريا.
- يتم ارسال اصول ازون الصرف لمراقب الاغذيه والمشروبات والذى يقوم بادخالها على الكمبيوتر ويتم تسعيرها بسعر التكلفه طبقا لسياسه التسعير المتبعه وفى نهايه الشهر يتم طبع تقرير يوضح اجمالى تكلفه المنصرف لكافيتريا العاملين .
المحول من ال food to beverage
يتم اثباته من واقع ال transfer voucher والمعتمد من مدير الاغذيه والمشروبات والشيف ويتم تسعيره بالتكلفه.
-المحول من ال beverage to food
يتم اثباته من واقع ال Requisition والموضح به الكميات المحوله والمعتمده من مدير البارات –مدير الاغذيه والمشروبات ويتم تسعيره بالتكلفه
يوجد تقرير مطبوع يوقع من شيف المطبخ فى حاله الاطعمه – ومن مدير الاغذيه والمشروبات فى حاله المشروبات ويوقع ذلك التقرير من محاسب التكاليف بعد الاطلاع على تلك الاصناف ويتم اعدامها .
-يرسل التقرير لمراقب الاغذيه والمشروبات ويسعر بسعر التكلفه .
5- يتم خصم كل الحسابات الدائنه من اجمالى تكلفه المستهلك للوصول الى صافى قيمه المستهلك من كلا من الاغذيه والمشروبات والتى يتم على اساسها احتساب التكلفه لكلا منهما .
6- يرفق مع مذكره تسؤيه الاغذيه والمشرؤبات التقارير التاليه :
-تعليق على نسب تكلفه الاغذيه والمشروبات مع ذكر اسباب الانحرافات ان وجد.
- تحليل بالمبيعات الشهريه للاغذيه والمشروبات .
- عدد ال covers بالنسبه للاطعمه.
متوسط سعر البيع لكل شيك .
- تقرير بالاصناف الراكده والبطيئه الحركه لكل من الغذيه والمشروبات .
- يتم التوقيع على التسويه الشهريه من مراقب الاغذيه والمشروبات وارسال صوره منها للمدير المالى.
- يتم عمل القيد الشهرى من واقع التسويه حيث يتم تحميل اجمالى المنصرف على حساب التكلفه وخصمه من المخازن ويحمل السابات الدائنه على حسابتها المختلفه وتخصم من حساب التكلفه .
- يتم تحميل شيكات الضيافه على الاقسام التابعه لها .
- يتم تحميل وجبات العاملين والمديرين على حساب وجبات العاملين بقسم شئون العاملين ويتم توزيعه على الاقسام فى نهايه الشهر بنسبه عدد العاملين بكل قسم
- يتم استخراج تقرير يومى بتكلفه الاغذيه والمشروبات وذذلك من واقع ماكينه ال micros.
اهم نقاط الرقابه الداخليه واجراءات التحقق من تطبيقها
اختبارات الفحص
1- التحقق من اعداد معادله الكميه شهريا.
2- التحقق من اعداد مذكره تسويه للاغذيه والمشروبات واعتمادها.
3- التحقق من اعداد تقرير يومى لشيكات الضيافه واعتمادها من المدير المالى والمدير العام.
4- التحقق من اعداد تقرير بالانحرافات فى التكلفه ان وجد.
5- التحقق من تناسب نسبه تكلفه الاغذيه والمشروبات الشهريه مع النسب المتعارف عليها