·الالتزامات أو الخصوم قصيرة الأجل هي عبارة عن ديون مستحقة على المنشأة تكون عادة مطلوبة خلال فترة قصيرة من الزمن هي سنة . وترد الالتزامات قصيرة الأجل عن طريق استخدام أصول قصيرة الأجل في الغالب على ديون تتحملها المنشأة وهي بصدد ممارسة نشاطها العادي أو دورتها التشغيلية الأولية والمهمات المستخدمة في النشاط الإنتاجي أو البيعي أو الخدمي للمنشأة أو لتمويل نفقات العمليات الأخرى مثل الإيجارات والضرائب وغيرها .
·وتتكون الالتزامات أو الخصوم قصيرة الأجل من الآتي :-
1. الدائنـــــون .
2. أوراق الدفـــع .
3. المصروفات المستحقة.
4. الإيرادات المؤجلـة .
·خطوات فحص الالتزامات قصيرة الأجل :
1. وجــود الالتزامـــات .
2. التحقق من قيمتـــــه .
تخطيط مراجعة الالتزامات قصيرة الأجل :
·يطلب مراجع الحسابات من المنشأة قبل نهاية السنة المالية إعداد كشف بالالتزامات القائمة في تاريخ الميزانية العمومية ، ويجب أن يتضمن هذا الكشف البيانات التالية :-
1. تحليل العمليات الخاصة بالسنة والمسجلة في حساب أوراق الدفع ، مع توضيح اسم المستفيد ، تاريخ إصدار الورقة ، تاريخ الاستحقاق ن مبلغ الورقة ، المدفوعات من مبلغ الورقة ، معدل الفائدة وتاريخ دفعها ، أي ضمانات خاصة بهذه الأوراق ، تحليل حساب الفوائد المتعلقة بها .
2. ميزان مراجعة رصيد حساب الموردين والحسابات الدائنة .
3. تحليل حساب المستحقات .
4. كشف يوضح الأصول المخصصة لسداد الالتزامات المعينة ، أو التي يكون للالتزامات حقوق مباشرة عليها .
·ويقع على عاتق مراجع الحسابات دراسة الإجراءات المخططة لمعالجة عمليات الحد الفاصل المتعلقة بالالتزامات قصيرة الأجل .
أولاً : إجراءات أرصدة الدائنـون :-
·تراجع تفاصيل العمليات المسجلة بحسابات الدائنين أثناء قيام مراجع الحسابات بالمراجعة الدورية ، ويتركز الاهتمام في نهاية السنة على الاختبار المباشر الذي يهدف إلي ما يلي :-
(أ) التأكد من صحة حسابات الدائنين من الناحية الحسابية .
(ب) التأكد من معقوليـة أرصدة حسابات .
(ج) التأكد من أن أرصدة حسابات الدائنين صحيحة ومستحقة فعلاً على المنشأة في تاريخ الميزانية العموميــة .
(د) التأكد من عدم إغفال قيد التزامات بالدفاتر .
·أما إجراءات المراجعة الواجب القيام بها لتحقيق الأهداف الموضحة أعلاه فهي :-
1. يطلب المراجع من المنشأة أن تعد كشفاً بأرصدة حسابات الدائنين في تاريخ الميزانية العمومية ، ويطابق هذا الكشف مع دفتر أستاذ مساعد الدائنين ويراجع جمع الأرصدة بالكشف ، ومطابقة المجموع مع رصيد حساب إجمالي الدائنين بالأستاذ العام . ويراعي فصل الدائنين عن المصروفات المستحقة ، وعن الالتزامات طويلة الأجل وعن المدفوعات المقدمة للموردين "أرصدة مدينة تظهر بجانب الأصول بالميزانية" . تحقق هذه الإجراءات الهدف الأول من أهداف مراجعة حسابات الدائنين.
2. تساعد الإجراءات التالية على تحقيق الهدف الثاني من أهداف مراجعة حسابات الدائنين:-
(أ) فحص كشف الأرصدة انتقادياً لملاحظة أي التزامات غير عادية وتتبعها .
(ب) مقارنة أرصدة حسابات الدائنين الموضحة بالكشف مع أرصدة العام السابق فقد يحدث تغير هام يستحق البحث والدراسة .
(ج) فحص انتقادي لنسبة المشتريات إلي الدائنين ونسبة الدائنين إلي الخصوم المتداولة للتأكد من معقوليتها .
(د) مقارنة بنود المصروفات التي ترتبط بالتزامات مع بنود العام السابق وملاحظة أي تغيرات غير عادية بها ، فقد تكشف عن أخطاء في قيد هذه المصروفات وبالتالي أخطاء في حسابات الدائنين .
3. طلب مصادقات من الدائنين للتحقق من صحة وجدية الالتزامات المسجلة بالدفاتر :-
ويلاحظ في هذا الصدد أن مصادقات الدائنين لم تنل قبولاً واسعاً في التطبيق العملي لعدة أسباب :-
(أ) يزداد اهتمام مراجع الحسابات بالأخطاء التي تؤدي إلي نقص الرصيد عن الحقيقة أي بإغفال إثبات التزامات أكثر من اهتمامه بالأخطاء التي تؤدي إلي زيادة الرصيد "تكتشف هذه الأخطاء بسهولة حيث لن يقابلها مستندات شراء حقيقية" وبالتالي لن تعطي هذه المصادقات أدلة كافية للمراجع إلا إذا تضمنت كافة الحسابات التي رصيدها يساوي صفر (0) والحسابات الغير ظاهرة بالدفاتر وذلك مستحيل .
(ب) تسدد أرصدة الدائنين عادة بعد تاريخ الميزانية بوقت قصير ، وهنا يمكن لمراجع الحسابات التأكد من جدية الدين إذا لاحظ أنه سدد فعلاً .
(ج) معظم العمليات المثبتة بحسابات الدائنين تؤيدها مستندات من خارج المنشأة ذات حجية قوية مما يبرر عدم الاعتماد على المصادقات .
(د) يرسل الدائنون من حين إلي آخر كشوف حساب توضح العمليات المتبادلة معهم والمبالغ المستحقة لهم على المنشأة وهي تغني عن المصادقات .
·ولكن إذا كان نظام الرقابة الداخلية على عمليات الشراء والاستلام والسداد والتسجيل بالدفاتر ضعيفاً ولا يمكن الاعتماد عليه ، فهنا يمكن لمراجع الحسابات طلب مصادقات من الدائنين . وفي هذه الحالة يفضل أن تكون من النوع الغير محدد الرصيد "مصادقات عمياء" أي يرسل طلب المصادقة خالياً من أي رصيد ويطلب من الدائن أن يحدد بنفسه الرصيد المستحق له .
·ويحقق طلب المصادقات الهدف الثالث من أهداف مرجعة حسابات الدائنين .
4. يمكن أيضاً لمراجع الحسابات اختيار أرصدة بعض الحسابات من كشف أرصدة الدائنين والتأكد من وجود مستندات شراء صحيحة تؤيد هذا الرصيد وجديته . ويحقق هذا الإجراء الهدف الثالث من أهداف مراجعة حسابات الدائنين .
5. ملاحظة آخر رقم محضر فحص واستلام ، وآخر رقم إذن إضافة للمخازن وآخر رقم شيك صادر في نهاية السنة المالية وبإجراء مطابقة مع الدفاتر التي تثبت بها . ويلاحظ أن ورود مستندات تحمل أرقاماً بعد آخر رقم في هذه الدفاتر يعني إثبات التزامات تخص السنة القادمة ، وعدم ورود مستندات قبل آخر رقم تعني إغفال قيد التزامات تخص السنة الحالية . ويحقق هذا الإجراء الهدفين الثالث والرابع من أهداف مراجعة حسابات الدائنين .
6. فحص الأرصدة المدينة لحسابات الموردين فقد تكشف عن عدم تسجيل عملية شراء أي إغفال تسجيل التزام ويحقق هذا الإجراء الهدف الرابع من أهداف مراجعة حسابات الدائنين .
7. فحص عمليات السداد للدائنين التي تتم بعد نهاية السنة المالية فقد تكشف عن سداد التزامات لم تكن ظاهرة بالدفاتر في تاريخ الميزانية العمومية . ويحقق هذا الإجراء الهدف الرابع من أهداف مراجعة حسابات الدائنين .
إجراءات مراجعة أوراق الدفع :-
·يجب أن يحصل مراجع الحسابات على كشف يوضح جميع البيانات المتعلقة بأوراق الدفع من واقع السجل التفصيلي لهذه الأوراق حسب الأتي :-
1. التحقق من مطابقة البيانات الواردة في كشف أوراق الدفع مع البيانات الواردة في سجل أوراق الدفع .
2. التحقق من مطابقة مجموع هذه الأوراق مع رصيد حساب أوراق الدفع في دفتر الأستاذ العام .
3. يتم التحقق من رصيد أوراق الدفع عن طريق الاتصال المباشر بمن تكون تلك الأوراق في حيازتهم والذين يطلب منهم توضيح تاريخ الورقة ، تاريخ استحقاقها ، معدل الفائدة والضمانات المتعلقة بهذه الأوراق ، ويجب التحقق من العمليات الأصلية التي ترتب عليها إصدار أوراق الدفع عن طريق الإطلاع على مستندات عمليات البضاعة أو الممتلكات التي حصلت عليها المنشأة مقابل تقديم أوراق الدفع _ كما يجب مراجعة القيود المتعلقة بإصدار أوراق الدفع مقابل بعض الأرصدة الدائنة المستحقة على المنشأة وذلك لتأجيل الدفع لمدة أطول من المدة المتفق عليها أصلاً .
4. يجب على مراجع الحسابات الإطلاع على العقود التي تنظم خلق الالتزام أصلاً إذا كانت أوراق الدفع ناتجة عن التزامات تنظمها عقود معينة مثال ذلك عقود الرهن أو عقود المكافآت وغيرها .
5. الإطلاع على أوراق الدفع المسددة ، ذلك لأن تلك الأوراق تمثل دليلاً على السداد .
6. في حالة إيداع بعض الأوراق المالية في البنوك كضمان لأوراق الدفع يجب على مراجع الحسابات الحصول على شهادة من البنك توضح طبيعة هذا الإيداع ومن الضروري أن يقوم المراجع بمراجعة حسابات الفوائد عن السنة ،وكذلك الفوائد المستحقة والفوائد المدفوعة مقدماً .