الإجراءات التى تتخذ عند طلب أحد العملاء إصدار خطاب ضمان :-
1- التأكد من وجود التسهيلات التى تسمح بإصدار هذا النوع من الخطابات وأنها سارية المفعول وتسمح بإصدار الخطاب المطلوب.
2- التأكد من وجود حساب جارى للعميل طالب الإصدار بنفس العملة التى سيصدر الخطاب بها او بإحدى العملات الحرة القابلة للصرف على ان يسمح رصيد هذا الحساب بقيد المارج المقرر والعمولات وسائر المصاريف المستحقة حتى تاريخ انتهاء مفعول خطاب الضمان.
3- التأكد من تنفيذ باقى الشروط الأخرى الواردة بتصريح التسهيلات او موافقة الإدارة بكل دقة خصوصا فيما يتعلق بالضمانات المقدمة كالرهن العقارى او التجارى او تقديم خطابات ضمان لصالح البنك صادرة من المراسلين بالخارج او البنوك(المحلية)او الأجنبية بالداخل كضمان لإصدار البنك لخطاب الضمان المطلوب
4- فى حالة طلب إصدار خطاب ضمان لصالح مستفيد بالخارج حسب نصوص معينة فانه يلزم الحصول على موافقة الإدارة القانونية باعتماد هذا النص من الناحية القانونية.
5- ان يقوم العميل بملء بيانات طلب الإصدار ويضيف الى بياناته بيانات اضافية أخرى لتوضيح ما يلى:
- رقم حساب العميل بالعملة الأجنبية واسم الفرع المفتوح طرفه هذا الحساب.
- نص خطاب الضمان المطلوب وذلك فى حالة ما إذا كان مطلوب إصداره حسب نص او شكل معين ، ويوضح ذلك النص على ظهر طلب الإصدار أو ان يرفقه العميل مع طلب الإصدار .
- توضيح وسيلة الإصدار سواء أكانت بالتلكس او بالبرق أو السويفت او بالبريد.
- توضيح كيفية تسليم خطاب الضمان للمستفيدين بالخارج سواء أكانت بالبريد او باليد عن طريق مراسلنا بالخارج او عن طريق وكيل للعميل بالخارج... الخ.
- تحديد اسم الطرف الذى سيتحمل كافة العمولات والمصاريف التى سوف تستحق لمراسلنا بالخارج هل هو نفس العميل طالب الإصدار أو المستفيد بالخارج.
- تحديد نوع العملة التى سيتم بها إصدار الضمان.
- تحديد نوع العملة المحجوزة على ذمة خطاب الضمان والتى يجب ان تكون من نفس عملة الضمان إذا كانت إحدى العملات الحرة او المعادل لها باى عملة حرة أخرى بأسعار الصرف للتحويلات(بيع) المعلنة من البنك يوم الإصدار بزيادة 10% لتغطية اى فروق فى الأسعار مستقبلا.
- توضيح عما إذا كان المطلوب إصدار خطاب الضمان معتمدا منا او مضافا إليه تعزيز مراسل خارجى (مظهر) او ان يبلغ للمستفيدين بدون أدنى مسئولية على المراسل الخارجى او ان يرسل الى المستفيدين مباشرة بدون توسيط اى مراسل خارجى.
- ان يوضح اسم العميل المضمون فى خطاب الضمان إذا كان الضمان سيصدر باسم شخص آخر إذا كان تصريح الإدارة يسمح بذلك ويراعى ان تكون تعليمات الفرع الرئيسى الى المراسل الخارجى سواء أكانت بالبريد او بالبرق او بالتلكس أو السويفت مطابقة تماما لطلب العميل المحلى ومتمشية مع التعليمات .
6- يجب ان يحصل الفرع الرئيسى من عميله مقدما على تعهد بقبوله تحمل اية فروق تنشأ نتيجة لتغير أسعار الصرف وذلك لمواجهة ما قد يضطر البنك الى الوفاء به من قيمة خطاب الضمان بتحويلها الى الخارج- فى حالة المصادرة- على انه فى حالة ارتفاع السعر يجب زيادة التأمين المحجوز على ذمة خطاب الضمان بمقدار ما يعادل فرق السعر خصما على حساب العميل وذلك فى حالة ما إذا كان التأمين محجوزا بالعملة المصرية(وذلك لا يكون الا بتصريح من الإدارة) او بأى عملة حرة أخرى غير العملة التى سيصدر بها خطاب الضمان.
7- اذا كان خطاب الضمان المطلوب سيصدر بضمان اى نوع من أنواع الضمانات العينية فيرجع فى ذلك الى ما ورد فى الباب الثانى أولا.. البند(2) غطاء خطابات الضمان.
الخطوات التنفيذية:- يتم عمل مذكرة الى إدارة العلاقات الخارجية- مراقبة البحوث والمراسلين موضحا بها كافة بيانات خطاب الضمان لتحديد احد المراسلين بالخارج الذى يمكن إصدار خطاب الضمان عن طريقه .