الخطوات التنفيذية:- يتم عمل مذكرة الى إدارة العلاقات الخارجية- مراقبة البحوث والمراسلين موضحا بها كافة بيانات خطاب الضمان لتحديد احد المراسلين بالخارج الذى يمكن إصدار خطاب الضمان عن طريقه .
يقوم الفرع الرئيسى بإصدار تعليماته الى المراسل بالخارج فى البلد الكائن بها المستفيد بالخارج وذلك لإصدار خطاب الضمان المطلوب طبقا لتعليمات عميله- وتختلف خطوات التنفيذ حسب ما إذا كانت هذه التعليمات سترسل الى المراسل الخارجى (برقيا او بالتلكس) عنها إذا ما أرسلت تلك التعليمات بالبريد، او حسب نص معين او حسب النماذج العادية المعمول بها طرفنا او طرف مراسلينا بالخارج- ويتضح هذا الاختلاف فيما يلى :-
أولا: التعليمات البرقية او بالتلكس أو السويفت :
أ*- فى كافة الأحوال يراعى ان تكون البرقية او التلكس أو السويفت مطابقا للرقم السرى (الشفرة) مع المراسل الخارجى وبمبلغ خطاب الضمان المطلوب إصداره.
ب*- يجب ان تكون صيغة البرقية او التلكس مختصرة بقدر الإمكان وباللغة المطلوب التعامل بها وتختلف تلك الصيغة تبعا لكل حالة من الحالات التالية كما يلى :-
1- فى حالة عدم طلب العميل إصدار خطاب الضمان حسب نص معين :
- تكون صيغة البرقية أو التلكس أو السويفت كما يلى :
" التاريخ ...
اسم المراسل
اسم المدينة
اسم الدولة
الرقم السرى(الشفرة) مبلغ الضمان ...
بضمانتنا وتحت كامل مسئوليتنا اصدروا خطاب ضمان ابتدائى/ نهائى/دفعة مقدمة/ بمبلغ... باسم ... وعنوانه... لصالح... وعنوانه... عن عمليه... لمدة تنتهى فى ... رقمنا الإشاري... نتعهد بدفع اية مطالبات... التعزييز بالبريد قف"
2- فى حالة طلب العميل إصدار خطاب الضمان حسب نص معين :
تكون صيغة البرقية او التلكس أو السويفت كما يلى :
" التاريخ ...
اسم المراسل- اسم المدينة- اسم الدولة
الرقم السرى (الشفرة) المبلغ....
بضمانتنا وتحت كامل مسئوليتنا اصدروا خطاب ضمان ابتدائى/نهائى/دفعة مقدمة/ طبقا للنص التالى:
(.... ثم يذكر النص كاملا...)
رقمنا الإشاري... نتعهد بدفع اية مطالبات... التعزيز بالبريد قف"
ملاحظات : بالنسبة لنص خطاب الضمان فانه يكون ثابتا فيما عدا اختلاف تعدد تسمية البنك فى التعهد المصرفى الذى يحويه هذا النص- وعلى سبيل المثال لا الحصر قد تكون هذه الصيغة كما يلى :-
أ*- "نتعهد نحن البنك الموقع أدناه بأن نضمن...الخ او نتعهد نحن...(اسم المراسل بالخارج وعنوانه بالكامل)... بأن نضمن... الخ"
- وفى هذه الحالة يقتصر دور المراسل على تقديم خطاب الضمان ناقلا نصه على خطابه الذى يحمل اسمه ويوقع عليه بالتوقيعات المعتمدة الى المستفيدين بالخارج.
ب*- قد تكون الصيغة كما يلى :-
"نتعهد نحن بنك مصر فرع... بأن نضمن...الخ"
- ويقتصر دور المراسل على تقديم خطاب ناقلا نصه على خطابه الذى يحمل اسمه ويضيف لذلك تعزيزه او يظهره بمعرفته الى المستفيدين بالخارج.
وطبقا لذلك فانه يتم التعديل فى نص التلكس او البرقية أو السويفت المرسلة الى المراسل باستبدال كلمة "اصدروا" لتصبح كلمة"ظهروا" او جملة(أضيفوا تعزيزكم) ...ويستكمل باقى نص البرقية او التلكس طبقا لما جاء اعلاه بهذا البند.
التعزيز البريدى للبرقية او (التلكس) أو السويفت
يجب ان يقوم الفرع الرئيسى بإرسال تعزيز بالبريد الى المراسل الخارجى فى نفس يوم ارسال البرقية او التلكس او فى اليوم التالى على الأكثر...ويجب ان يشمل التعزيز البريدى ما يلى :-
أ*- نص البرقية المرسلة او يرفق بخطاب التعزيز صورة من البرقية المرسلة.
ب*- التعهد المصرفى بنكنا تجاه المراسل بالكامل. ويشمل هذا التعهد على فقرتين حسب النص التالى:-
1- نتعهد بأن ندفع لكم إجمالي قيمة خطاب الضمان او جزء منه- بدون عائد عند اول طلب منكم بدون أية معارضة من جانبنا او اى جانب آخر.
2- ان تعهدنا تجاه بنككم سارى المفعول لمدة خمسة عشر يوما من تاريخ استحقاق خطاب الضمان لتغطية اى من مطالبتكم البريدية بشرط ان- تصدر مطالبتكم بالبريد او بالبرق او بالتلكس أو السويفت فى موعد أقصاه تاريخ استحقاق خطاب الضمان.
ويطلب من مراسلنا بالخارج فى التعزيز بالبريد ان يوافينا بما يلى :-
- صورتين طبق الأصل من خطاب الضمان(صورة ترسل للعميل+ صورة يحتفظ بها فى ملف الضمان)
- رقمه الإشاري .
- بيان بالعمولات والمصاريف المستحقة له عن قيامه بإصدار خطاب الضمان المطلوب او أفادته بان العمولات والمصاريف المستحقة له تحمل على حـ/ المستفيدين طرفه وذلك طبقا لتعليمات العميل.
ملحوظة : إذا تطلبت طبيعة التعامل مع المراسل او طبيعة العملية موضوع الضمان او نوع الضمان ان نوافي بتعهداتنا كاملة فى نفس البرقية او التلكس أو السويفت ولاعتبارات السرعة لإصدار خطاب الضمان المطلوب وتوفيرا للوقت الذى يحتمل ان يضيع فى المراسلات نتيجة عدم اشتمال البرقية او التلكس أو السويفت على النص الكامل للتعهد ، فانه تبعا لهذه الحالة يمكن ان يضاف الى نص البرقية او التلكس أو السويفت تعهدنا بالكامل تجاه المراسل الخارجى والمشار إليه بالبندين(1) ب و (2) ب بالتعزيز البريدى للبرقية او التلكس أو السويفت عالية- مع الإشارة فى نفس البرقية الى انه يمكن للمراسل اعتبار البرقية او التلكس أو السويفت أداة التعامل الأساسية (على أساس ان البرقية او التلكس أو السويفت يحوى اى منهما على كافة البيانات المطلوبة المتعلقة بخطاب الضمان المطلوب بالإضافة الى التعهد الكامل) ومع طلب صورتين من خطاب الضمان وبيان بالعمولات والمصاريف المستحقة له.
ثانيا : التعليمات بالبريد:-
يتم التنفيذ كما فى حالة التعليمات بالبرق او التلكس أو السويفت فيما عدا انه يستبدل التوقيعان الاول والثانى المعتمدان للبنك بدلا من الشفرة.
1- يتعين على الفرع الرئيسى مصدر خطاب الضمان أن يقوم بأخطار إدارة الاتصالات الخارجية(مراقبة البحوث والمراسلين) بفرع المعاملات الدولية بإصدار خطاب الضمان لصالح المستفيد الخارجى موضحا بالأخطار رقم الضمان الإشاري وتاريخ الإصدار وقيمته وموضوعه وتاريخ استحقاقه وتجديداته...الخ.
2- يدرج رقم المراسل بجانب رقم الفرع الرئيسى بالدفاتر طرف وحدة خطابات الضمان وبكافة مراسلاتنا مع المراسل الخارجى.
القيد النظامى والقيود الأخرى :-
- بعد اتخاذ إجراءات قيد خطاب الضمان بدفتر اليومية وكافة الإجراءات المعتادة الأخرى تجرى القيود كما يلى :-
أ*- القيود النظامية:
من ح/ النظامية (مدينين نظير ضمانات)
إلى ح/ النظامية (ضمانات خارجية)
(وذلك بالقيمة الإجمالية المعادلة لخطاب الضمان بالجنيه المصرى محتسبة على أساس سعر البيع للتحويلات فى تاريخ الإصدار ).
ب*- يقيد على ح/ العميل بالعملة الأجنبية :
من ح/ جارى العميل (ودائع عملة أجنبية) تحت الطلب
أو سلف عملة أجنبية بضمان عينى
أو سلف عملة أجنبية بدون ضمان عينى
الى مذكورين
ح/ مودعى تأمينات عملة اجنبية
ح/ العمولة(خطابات ضمان داخلية)
ح/ الإيرادات (البريد المحصل)
ح/ الإيرادات (البرقيات المحصلة)
ح/ حسابات تحت التسوية (عهد دمغة مراقبات)
ملحوظة :
1- يتم احتساب عمولة خطابات الضمان بالعملة الأجنبية طبقا لأسعار الخدمات المصرفية .
2- تقيد العمولة والمصاريف الخاصة بالمراسل الخارجى – ان وجدت- طبقا لما ورد بخطابه الذى يخطر الفرع الرئيسى فيه بالتنفيذ.
3- فى كافة الأحوال يصدق على صحة توقيعات المراسل على كافة مراسلاته الى الفرع الرئيسى.
4- فى حالة طلب العميل إصدار خطاب ضمان لصالح مستفيد بالخارج ويشترط فقط إبلاغه للمستفيدين بالخارج بدون ان يطلب اشتراك مراسل خارجى فى الضمان المصدر سواء أكان بالإصدار او إضافة تعزيزه عليه فانه يجب على الفرع الرئيسى ان يقوم بابلاغ خطاب الضمان المصدر عن طريق بنك مصر للمستفيدين بالخارج بالبريد او بالبرق او بالتلكس أو السويفت عن طريق مراسل خارجى بدون أدنى مسئولية على المراسل الخارجى ويذكر ذلك يوضوح بنص الإبلاغ وبدون ان تتضمن صيغة الإبلاغ اية تعهدات لصالح المراسل الخارجى بالنسبة لدفع قيمة خطاب الضمان او المهلة البريدية (15 يوم ) الخ ويلاحظ ان عمولة المراسل الخارجى تكون نظير قيامه بإبلاغ خطاب الضمان بدون أدني مسئولية عليه
وفيما عدا ذلك تتخذ كافة الإجراءات التنفيذية الأخرى السابق الإشارة إليها بالنسبة لإصدار خطابات الضمان لصالح مستفيدين بالخارج.
فى حالة طلب فرع غير رئيسى – بناء على طلب عميلة- إصدار خطاب ضمان لصالح مستفيدين بالخارج عن طريق أحد الفروع الرئيسية تتخذ الإجراءات الآتية :-
أولا : الإجراءات والقيود طرف الفرع الغير رئيسى طالب الإصدار
أ*- الإجراءات
1- يجب أن يراعى بكل دقة استيفاء ما ورد بالبند(أولا) بالإضافة الى ما يتبعه بالبنود (1) و(2) و (4) و (5) و (6) و (7) السابق الإشارة إليها عن خطابات الضمان التى تصدر بناء على طلب عملاء محليين لصالح مستفيدين بالخارج بملحق تعليمات خطابات الضمان الخاص بالفروع الرئيسية بالقاهرة والإسكندرية والمنطقة الحرة ببور سعيد.
2- استيفاء نموذج طلب إصدار خطاب الضمان طبقاً لقيمة المارج من اصل وصورة موجها الى الفرع الرئيسي الذى سيقوم بإصدار خطاب الضمان المطلوب بناء على طلب الفرع غير الرئيسى طالب الإصدار وشاملا كافة بيانات طلب الإصدار المقدم من عميل الفرع غير الرئيسى.
3- يجب أن يتضمن طلب الإصدار المشار اليه بالبند (2) عالية ما يلـى :
- فى حالة إصدار خطاب الضمان المطلوب مغطى بالكامل او بمارج معين – فيجب التأشير على ظهر الطلب بأنه قد تم حجز المارج المحجوز على ذمة خطاب الضمان من حساب عميل الفرع بالعملة الأجنبية مع إقرار بعدم التصرف فى المبلغ المحجوز بأى حال من الأحوال قبل الرجوع الى الفرع الرئيسى الذى سيقوم بإصدار خطاب الضمان المطلوب.
- رقم الفرع بدفاتره والمعادل لقيمة خطاب الضمان بسعر البيع للتحويلات.
- التوقيع بالتوقيعات المعتمدة لديه.
4- إرسال اصل طلب الإصدار رفق خطاب معتمد الى الفرع الرئيسى المكلف بالإصدار بالبريد او باليد
ب-القيود
عند ارسال اصل طلب الإصدار الى الفرع الرئيسى يكون القيد بسعر البيع للتحويلات المعادل لقيمة خطاب الضمان.
من حـ/ مدينين نظير ضمانات
الى حـ/ مركز وفروع ضمانات
(باسم الفرع الرئيسى)
ثانيا : الإجراءات والقيود طرف الفرع الرئيسى :
أ - الإجراءات :
1- التصديق على صحة توقيعات الفرع غير الرئيسى على خطابه وعلى اصل طلب الإصدار المرفق به فور وروده.
2- اتخاذ كافة الخطوات التنفيذية السابق الإشارة إليها بالنسبة لعملية إصدار خطاب ضمان جارى لصالح مستفيدين بالخارج.
3- إبلاغ الفرع غير الرئيسى بصورة من برقية الإصدار او بصورة من خطاب الضمان المصدر عن طريق الفرع الرئيسى او عن طريق المراسل الخارجى ورقم الفرع الرئيسى بدفاتره ورقم المراسل الخارجى ومبلغ القيد النظامى.
ب- القيود
عند ابلاغ المراسل الخارجى او المستفيد الخارجى بإصدار خطاب الضمان المطلوب يكون القيد النظامى بالمعادل بسعر البيع للتحويل لقيمة خطاب الضمان .
من حـ/ النظامية مركز وفروع ضمانات (باسم الفرع غير الرئيسى طالب إصدار الضمان)
الى حـ/ النظامية ضمانات خارجية
ويكون القيد الحسابى كما يلى :-
(المبلغ بالعملة الأجنبية ) من حـ/ الفرع...(غير الرئيسى طالب الإصدار ) (حساب العميل طرفه بالعملة الأجنبية رقم...)
الى مذكورين
(المبلغ بالعملة الأجنبية ) حـ/ مودعى تأمينات عملة أجنبية
(باسم الفرع غير الرئيسى طالب الإصدار )
حـ/ العمولة على خطابات الضمان المحلية
(نصف العمولة طبقا للتعامل مع الفروع)
حـ/ الإيرادات بريد محصل
حـ/ الإيرادات برقيات محصلة
حـ/ حسابات تحت التسوية عهد دمغة مراقبات
حـ/... اى مصاريف أخرى
جـ- عمولة ومصاريف إصدار خطابات الضمان الخاصة بالمراسل الخارجى
1- عند ورود خطاب المراسل الخارجى بإفادة الفرع الرئيسى بإصداره لخطاب الضمان المطلوب والمرفق به صورتين من خطاب الضمان المصدر بالإضافة الى طلبه تحويل مبلغ العمولات والمصاريف المستحقة له عن الإصدار - تقوم وحدة خطابات الضمان بالفرع الرئيسى بتنفيذ التحويل طبقا لتعليمات المراسل والقيود الحسابية على الوجه التالـى.
2- إذا كان المراسل الخارجى مصدر خطاب الضمان ممسوكا لديه حساب باسم بنك مصر :
أ*- يرسل خطاب الى المراسل الخارجى بتفويضه بالخصم بدون مصاريف على حساب بنك مصر – طرفه رقــم ..... بمبلغ العمولة والمصاريـــف المستحقة له مع إخطارنا بأصل أشعار الخصم ويشار فى نفس الخطاب الى بيانات خطاب الضمان المصدر متضمنه الرقم الإشاري لخطاب الضمان لكل من المراسل وبنك مصر.
ب*- القيد الحسابى :
(بالعملة الأجنبية ) من ح/ الفرع غير الرئيسى (طالب الإصدار )
(حساب العميل طرفه بالعملة الأجنبية رقم ...)
الى ح/ المراسل الخارجى / مراسلين بالخارج غطاء عملاء
(طرف فرع المعاملات الدولية)
2- إذا كان المراسل الخارجى مصدر خطاب الضمان ليس ممسوكا لديه حساب باسم بنك مصر- ويرمز له فيما يلى بالرمز (أ) ويطلب التحويل لحسابه طرف مراسل آخر ممسوكا لديه حساب باسم بنك مصر ويرمز له فيما يلى بالرمز (ب) :
أ*- يرسل خطاب الى المراسل (ب) بتفويضه بالخصم بدون مصاريف على حساب بنك مصر طرفه رقم.. بمبلغ العمولة والمصاريف المستحقة للمراسل (أ) أضافتها لحساب المراسل (أ) مع الأشعار بذلك ويشار فى نفس الخطاب الى بيانات خطاب الضمان متضمنة الرقم الإشاري لكل من المراسل الخارجى (أ) وبنك مصر – ومع إرسال صورة من هذا الخطاب الى المراسل (أ).
ب*- القيد الحسابى :
(بالعملة الأجنبية ) من ح/ الفرع...غير الرئيسى (طالب الإصدار )
(حساب العميل طرفه بالعملة الأجنبية رقم...)
(بالعملة الأجنبية ) الى ح/ المراسل الخارجى (ب)
- مراسلين بالخارج غطاء عملاء – طرف فرع المعاملات.
3- إذا كان المراسل الخارجى مصدر خطاب الضمان ليس ممسوكا لديه حساب باسم بنك مصر- ويرمز له فيما بعد بالرمز (أ) ويطلب التحويل بحسابه طرف مراسل آخر ليس ممسوكا لديه حساب باسم بنك مصر ويرمز له فيما بعد بالرمز (ب) :-
أ- يرسل خطاب الى مراسل آخر يكون ممسوكا لديه حساب باسم بنك مصر ويرمز له فيما بعد الرمز (جـ) بتفويضه بالخصم بدون مصاريف على حساب بنك مصر طرفه رقم... / وإضافتها لحساب المراسل (أ) طرف المراسل(ب) مع الأشعار بذلك مع الإشارة الى بيانات خطاب الضمان متضمنة الرقم الإشاري لكل من المراسل الخارجى (أ) وبنك مصر .... ومع إرسال صورة من هذا الخطاب الى المراسل ( أ ) .
ب - القيد الحسابى :
(بالعملة الأجنبية ) من ح/ الفرع.. وغير الرئيسى (طالب الإصدار )
(حساب العميل طرفه بالعملة الأجنبية رقم...)
(بالعملة الأجنبية )الى ح/ المراسل الخارجى(جـ)
- مراسلين بالخارج غطاء عملاء – طرف فرع المعاملات الدولية.
ملحوظة : تتبع نفس الطرق عند تحويل أى مبالغ بالنسبة لاية مصاريف او عمولات أخرى تستحق للمراسل سواء بالنسبة لتجديد خطاب الضمان او اى إجراء آخر.