1- تتابع خطابات الضمان التى انتهى اجلها ولم ترد بشأنها اية مطالبات وذلك تمهيدا لإلغائها بعد أخطار المستفيدين بذلك (بعد أسبوع على الأقل) وفى هذا السبيل يجب ان تكون اجندة استحقاقات خطابات الضمان تحت نظر الموظف المختص يوميا لحصر الخطابات المنتهية مع وجوب التأكد من أنه لم يسبق وصول اية مطالبات بشأن خطابات الضمان المنتهية وذلك بالرجوع إلى :
أ*- دفتر يومية الإصدار والتأكد من عدم وجود تأشيرة بذلك.
ب*- الأوراق المعلقة الخاصة بالمد.
جـ- ملف خطاب الضمان.
2- تتابع يوميا الأعمال المتعلقة بمد خطابات الضمان التى لا يتيسر تنفيذها يوم ورودها بسبب عدم وجود تفويضات سابقة من العملاء بمدها تلقائيا ولم تصل بعد موافقات العملاء بشأنها ويجب التعزيز المستمر والعرض على المدير المختص او مدير الفرع في الحالات التى تستحق العرض للنظر فيما يتبع بشأنها.
3- توافى الإدارة العامة المختصة او إدارات الفروع ببيانات مراكز العملاء المدينين فى آخر كل شهر وفى موعد لا يتجاوز الأسبوع الأول من الشهر التالى على النموذج المخصص لهذا الغرض عن طريق الوحدة المختصة بتسهيلات خطابات الضمان ويشمل البيانات الآتية :
أ*- قيمة الاعتماد المصرح به للعميل.
ب*- تاريخ استحقاق الاعتماد.
جـ- نسبة المارج ...... %
د - رقم الخطاب ونوعه
هـ- تاريخ إصداره
و - قيمة الخطاب والمارج المحتجز مقابله.
ز- اسم الجهة الصادر لصالحها والغرض الصادر من اجله.
ح- الاستحقاق الأصلى والاستحقاق الحالى.
ط- بيان ما إذا كان الخطاب خاص بعمليات متنازل عن قيمتها للبنك.
وبالنسبة للخطابات التى انتهى مفعولها ولم يتم مد اجلها او أعادتها للفرع ولا تزال معلقة فتوضح الإجراءات التى اتبعها الفرع لكل حالة ورأى الفرع فيها.