نظرا لان خطابات الضمان التى يصدرها البنك تمثل التزامات مباشرة عليه وواجبة التنفيذ عند أول طلب ولما كان الوفاء بقيمتها احتمال قائم منذ إصدارها فأنه من الضرورى قيام كافة المسئولين :
مراقبين او مراجعى أقسام او رؤساء وحدات حسب مستوى الفرع بمراجعة ومتابعة كافة عمليات إصدار خطابات الضمان وما يتبعها وذلك بخلاف المراجعة والمتابعة التى تقوم بها مراقبات او أقسام المراجعة او وحدات المراجعة بالفرع وتتمركز عمليات المراجعة الداخلية على كل ما يتصل بخطابات الضمان على النحو التالى:
1- مراجعة خطابات الضمان المصدرة على طلبات العملاء والتأكد من مطابقة بيانات خطابات الضمان على طلبات الإصدار مع مراقبة تسلسل أرقام نماذج خطابات الضمان الصادرة من الفرع.
2- مراجعة صحة تدوين بيانات خطابات الضمان بيومية الإصدار وبأجندة الاستحقاقات واجندة العمولة وبوجه ملف خطاب الضمان (44 مقاولين).
3- التأكد من توافر العناصر التى تجعل طلب إصدار خطاب الضمان صالحا" للتنفيذ وهى :
أ*- وجود اعتماد بحد أقصى أو تصريح يسمح بإصدار الخطاب المطلوب.
ب*- وجود رصيد بالحساب الجارى للعميل يسمح بقيد المارج والعمولة والدمغة والمصروفات الأخرى.
جـ- التصديق على توقيع العميل على طلب الإصدار .
د- يجب أن تعتمد الإدارة حسب الاختصاص جميع طلبات الإصدار أو المد أو التعديل أو المصادرة قبل التنفيذ.
4- التأكد من عدم وجود اية موانع تحول دون إصدار خطاب الضمان.
5- مراجعة صحة احتساب المارج والعمولة والدمغة مع صحة القيود الخاصة بها وكذلك صحة إجراء القيود النظامية والتأكد من استيفاء الدمغات المستحقة على جميع الأوراق مثل طلب الإصدار وخطاب الضمان وخطابات المد.
6- مراجعة الاخطارات التى ترسل للعملاء متضمنة طلب مد خطابات الضمان او مصادرتها (نموذج 28 مقاولين) فى حالة موافقة الإدارة على ذلك مع الطلبات المقدمه من المستفيدين والتأكد من ان الطلبات واردة فى المواعيد القانونية.
7- مراجعة خطابات المد على طلبات المستفيدين وموافقات العملاء وضامنيهم(اذا لزم الامر ذلك بحسب كل حالة) والتصديق على التوقيعات بخطابات الموافقات مع التأكد من توافر العناصر التى تجعل طلب المد صالحا للتنفيذ كما تراجع بيانات المد على جميع الدفاتر والاجندات وملف خطاب الضمان على غرار ما هو متبع فى عمليات الإصدار .
8- مراجعة عمليات مصادرة وإلغاء خطابات الضمان للتأكد من سلامة التنفيذ.
9- مراجعة جميع المراسلات الصادرة من الوحدة بشأن خطابات الضمان قبل إرسالها الى السكرتارية والتأكد من التصديق على توقيعات العملاء على كافة الأوراق والمستندات او ملفات متعلقة بموضوع المراسلة ووضع ختم وتوقيع المراجع عليها.
10 - مراجعة قيد العمولات التي يتطلب قيدها كل 3 شهور لخطاب الضمان في استحقاقها مستنديا على الإشعارات والملاحق والتأكد من صحة احتسابها ومطابقة المبالغ والبيانات لما هو مثبت بأجندة العمولة الممسوكة بمعرفة المراجعة والإدارة المختصة والتأكد من عدم سقوط اية عمولة مدرجة بالاجندة دون قيدها، كما يجب التأكد من نقل بيانات العمولة الدورية (فى نفس يوم استحقاقها)فى المدة التالية بأجندة العمولة او فى تاريخ استحقاق العمولة فى نهاية الفترة التى يقع فيها تاريخ استحقاق الضمان.