قد يحدث فى اغلب الأحيان الا ينتهى الغرض الصادر من اجله خطاب الضمان فى الوقت الذى يقترب فيه التاريخ المحدد لانتهاء سريانه ،وحتى لا يسقط حق المستفيد فيه فانه يبادر قبل حلول التاريخ المحدد لانتهاء سريانه الى مطالبة البنك بمد سريانه الى تاريخ جديد.
وترد معظم طلبات المد عادة من الجهات المستفيدة أحيانا ترد من العملاء طالبى الإصدار او من المراسلين بالخارج.
وترد الطلبات إما بالبريد أو على الجيشية ويتم توريدها ببريد الفرع ويجب ان تكون مطالبات الجهات المستفيدة بالمد قد وردت الى البنك فى موعد أقصاه التاريخ المحدد لانتهاء سريان خطاب الضمان.
ويتبع بشأن الطلبات ما يأتـى :
أ*- أما تنفيذ الامتداد المطلوب فورا استنادا الى تفويض العميل للبنك مقدما بمد خطابات الضمان إذا ما طولب البنك به من المستفيدين..والوارد بطلب الإصدار وكذلك التفويض الذى يتضمنه عقد إصدار خطابات الضمان(نموذج 33 أ مقاولين) بالبند رقم(9)
ب*- إرجاء تنفيذ المد لحين الحصول على موافقة من العميل ويكون ذلك فى الأحوال الآتية:
1- اذا لم يكن تحت يد البنك تفويض سابق من العميل وضامنيه كحالة استثناء العميل من البند(9) من العقد حسب ما تصرح به الإدارة او لم يتضمن طلب الإصدار تفويض البنك بمد خطاب الضمان تلقائيا، وذلك كطلب العميل.
2- اذا كان الاعتماد المصرح به للعميل استحق ولم تتم إجراءات تجديده .. وفى هذه الحالة يرجع لإدارة الفروع المختصة لأخذ موافقتها على المد تفاديا للمصادرة فإذا ما تم التجديد بموافقة استثنائية مؤقتة من إدارة الفروع يكون تنفيذ المد هنا خارجا"عن نطاق عقد التسهيلات الذى انتهى العمل بموجبه من الناحية الفعلية ومن ثم فإذا كان هناك ضامنون للعميل فى العقد وجب الحصول على موافقتهم على مد سريان الخطاب للمدة المطلوبة إن أمكن .
3- اذا ما كانت هناك تعليمات مسبقة من العميل أرسلها للبنك قبل تاريخ انتهاء سريان الخطاب تفيد عدم موافقته على اى امتداد تطلبه الجهة المستفيدة ويمكن ان يكون ذلك فى شكل إجراء قانونى مثل الإنذار على يد محضر او رفع دعوى قضائية ضد البنك،ولما كان الأصل ان يقوم البنك بالتجديد استنادا إلى التفويض كما ذكر فان معارضة العميل هنا من شأنها أبطال العمل بالتفويضات السابقة فيما يختص بالخطاب المعترض على تجديده.. وعلى ذلك فيجب ابلاغ وجهة نظره على الفور الى الجهة المستفيدة فإذا ما أصرت الجهة المستفيدة على الدفع ما لم يقم البنك بمد صلاحية خطاب الضمان فيكون على البنك فى هذه الحالة عدم المد ودفع القيمة أعمالا لتعهده وعدم الالتفات الى اعتراض العميل .على انه ينبغى على الفرع قبل التصرف فى مثل هذه الحالات الرجوع الى الإدارة القانونية والعمل فى ضوء ما تقرره فى هذا الشأن.
4- فى حالة ورود مطالبة المستفيد بالتجديد بعد تاريخ انتهاء سريان الخطاب:
الأصل ان الجهة المستفيدة عليها ان تطالب البنك بالسداد فى موعد أقصاه تاريخ انتهاء السريان واذا انقضى هذا التاريخ ولم تصل بشأن الخطاب مطالبة ما سقط حقها الا انه من الناحية العملية البحتة يجب ألا يتم التصرف فى مثل هذه الأحوال على أساس رفض طلب المستفيد قبل الرجوع الى العميل طالب الإصدار واخذ تعليماته فى شأن طلب المستفيد الذى ورد بعد الميعاد القانونى فإذا ما كان رد العميل بالموافقة كتابة على التجديد كطلب المستفيد تم ذلك فى إطار المحافظة على مصلحة عميل البنك بشرط عدم وجود موانع تحول دون تنفيذ المد كانتهاء اجل التسهيلات مما يتطلب العرض على إدارة الفروع المختصة وتوقيع الضامنين كما ذكر آنفا.
5- فى حالة طلب الجهة المستفيدة تجديد خطاب الضمان الابتدائى اكثر من مرة فيجب قبل تنفيذ التجديد المطلوب مراجعة كل من الجهة المستفيدة والعميل فى نفس الوقت للتعرف على مبررات التجديد ومصير العطاء موضوع الضمان وذلك حتى يمكن تلافى تجديد يتضح من الاتصالات بالجهات المعنية انه ليس هناك مبرر جدى لتجديدها ومن ثم عدول المستفيد عن طلبه وإعادة الخطاب للإلغاء بدلا من طلب تجديده.
6- إذا كان خطاب الضمان النهائى المطلوب تجديده قد مضى على إصداره سنوات عديدة وجب تجديده مع مراجعة الجهة المستفيدة والعميل لمعرفة سبب استمرار المطالبة بالتجديد وبقاء الخطاب لدى المستفيد لمدد أطول من اللازم.. فربما يكون العميل المضمون قد وفى بالتزاماته وان المطالبة الواردة روتينية وانه لا حاجة من حيث الواقع لإعادة تجديد الخطاب وعلى العميل السعى لاعادته وإلغائه بدلا من تجديده.
7- فى حالة طلب تجديد خطاب ضمان لعميل متوفى او محول للإدارة القانونية لاتخاذ الإجراءات يجب عرض الموضوع على الإدارة المختصة والإدارة القانونية قبل البت فى طلب التجديد والعمل بما تقرره هاتان الادارتان.
8- وللحصول على موافقة العميل على الامتداد المطلوب إذا ما دعت الحاجة الى الحصول عليها(طبقا للحالات السابق الإشارة إليها فى البنود السابقة)يتم أخطاره بموجب النموذج المعد لذلك(28 مقاولين) ثم تعد ملاحق قيد المصروفات الخاصة بهذا الأخطار على حساب العميل ولحساب إيرادات البريد المحصل وإذا كان هناك ضامنين يجب إخطارهم أيضا إن أمكن بطلب الامتداد وتتبع بشأنهم ما سبق بالنسبة للعميل ويتابع رد العميل وضامنيه على الأخطار بطلب المد فى خلال المدة المحددة بالأخطار وهى أسبوع من تاريخه وعند ورود موافقة العميل وضامنيه على مد اجل خطاب الضمان للمدة المطلوبة يحرر المد على النموذج المخصص لذلك (13 مقاولين) وهى تشمل جميع بيانات خطاب الضمان الأصلي والتاريخ الجديد الذى امتد إليه خطاب الضمان وتتبع الخطوات الآتية:-
- يقوم الموظف المختص بمراجعة نموذج سريان الاعتماد او التصريح الذى صدر فى ظله خطاب الضمان المطلوب مده.
- يتم التصديق على توقيع العميل وضامنيه وتستوفى الدمغة النوعية المستحقة على الموافقة.
- يعد أخطار الامتداد(13 مقاولين) من واقع البيانات الواردة بخطاب الضمان الأصلى والمثبتة بدفتر يومية الإصدار ويتم تعديل تاريخ الاستحقاق الوارد به طبقا لتاريخ الاستحقاق الجديد وكذلك تعديل البيانات المثبتة بأجندة استحقاق خطابات الضمان بنقل بيانات خطاب الضمان المجدد الى تاريخ الاستحقاق الجديد بالاجندة والتأشير بدفتر يومية الإصدار بتاريخ تنفيذ المد وتاريخ الاستحقاق الجديد وتعديل تاريخ الاستحقاق بكل من دفترى أستاذ مدينين نظير ضمانات ومودعى تأمينات(3.مقاولين ، 29 مقاولين) وتقيد إشعارات قيد العمولة والمصروفات على حساب العميل.
- يراجع أخطار المد(13 مقاولين) مع طلب الجهة المستفيدة بالمد وموافقة العميل وضامنيه ان وجد او موافقة الإدارة على المد واشعارات قيد العمولة والمصروفات والملاحق الخاصة بها وكذلك يطابق بيانات الخطاب مع بيانات دفتر يومية الإصدار ويتم التأشير من المراجع بما يفيد التأكد من صحة تعديل بيان تاريخ الاستحقاق الجديد ثم يتم توقيع وختم المراجع بصور الامتداد والإشعارات والملاحق الخاصة بالعملية.
- يتم التوقيع على أخطار المد بالتوقيعات المعتمدة عن البنك توقيع (أول وثاني) ثم يصدر للمستفيد بمعرفة السكرتارية بالبريد الموصى عليه.
- بعد تنفيذ إجراءات المد يحفظ الطلب مع جميع الأوراق بملف خطاب الضمان مع تعديل البيانات الموضحة بوجه الملف بالتاريخ الجديد الذى جدد إليه الضمان وتاريخ تنفيذ المد.
- لا تجرى اية قيود نظامية عند المد.