أثناء قيام المراجع الداخلي بالفحص المستندي للعمليات التي ستثبت بالدفاتر والسجلات فإنه يوجه اهتمامه إلى الاعتبارات الآتية :ـ


أ- أن يكون المستند المقدم إليه صحيحاً . أي يجب أن يكون مستوفياً لكافة الشروط الشكلية والموضوعية والقانونية الواجب توافرها في أي مستند حتى يكون دليل إثبات سليم . فيجب أن يكون المستند خالياً من أي كشط أو مسح أو تغيير في الأرقام أو الكتابة . ويجب أن يكون موقعاً عليه ومعتمداً ممن لهم سلطة التوقيع أو الاعتماد ، وذلك بالنسبة للمستندات التي تحررها الجهة . وأخيراً يجب أن يكون مشتملاً على كافة البيانات والتفصيلات التي توضح طبيعة العملية التي يؤيدها ـ


ب - أن يكون المستند المقدم إليه موجهاً إلى الجهة التي يقوم بمراجعة وفحص حساباتها وليس بإسم أحد الموظفين أو بإسم آخرين ـ


ج - أن يكون تاريخ المستند واقعاً في المدة التي يقوم المراجع بفحص وتدقيق حساباتها . فقد يلجأ الموظف المختص إلى تقديم مستند خاص بمدة سابقة لتغطية اختلاس أو عجز في عهدته ـ


د - أن يكون المستند متعلقاً بعملية تدخل ضمن طبيعة أعمال الإدارة ونطاقها القانوني ـ


هـ -أن يكون المستند المقدم إلى المراجع الداخلي هو أصل المستند نفسه وليس صورة منه أو " بدل فاقد " . وهناك حالات قد يضطر فيها المراجع إلى قبول بدل فاقد لمستند معين بسبب ضياع أو فقد المستند الأصلي . وفي مثل هذه الحالات يجب عليه أن يكون حريصاً في فحصه في هذا البديل وأن يستخدم أدلة أخرى تثبت له عدم استخدام المستند الأصلي لتعزيز عملية أخرى بنفس القيمة ـ