أهم أسباب ارتكاب الأخطاء المحاسبية بالدفاتر :ـ


يرجع وجود أخطاء بالدفاتر والسجلات في الحقيقة إلى سببين رئيسيين هما :ـ


أـ جهل أو عدم دراية من قبل من تتداول بينهم البيانات المحاسبية في مراحلها المختلفة بالمبادئ المحاسبية السليمة والمتعارف عليها بين المحاسبين أو القوانين والقرارات والتعاميم للمحاسبة الحكومية والمتعلقة بتنفيذ أو ترحيل أو عرض هذه البيانات في صورة قوائم مالية وتقرير المركز المالي ـ


ب ـ إهمال أو تقصير من موظفي قسم الحسابات في تأدية ما قد يوكل إليهم من أعمال ـ










الهدف من ارتكاب الأخطاء العمدية










الهدف من ارتكاب الأخطاء العمدية:


وعند النظر إلى الهدف من ارتكاب هذه الأخطاء العمدية يمكننا تقسيم حالات الغش أو التزوير الذي قد يوجد بالدفاتر والحسابات إلى مجموعتين :ـ


المجموعة الأولى :ـ


1) بهدف إخفاء عجز أوسوء إستعمال الموجودات عن طريق التلاعب في الدفاتر والسجلات ـ


2) بهدف إختلاس نقديه عن طريق عدم إثبات نقدية واردة من أحد المدينين للجهة بدفتر النقدية أو الحساب الخاص بالمدين ـ


3) بهدف أختلاس مواد مخزنية أو إستخدامها لتغطية سرقات سابقه من المخازن عن طريق عدم إثبات مواد واردة بسجلات المخازن أو أثبات أذون صرف وهميه ـ


إن الأسلوبين في رقمي 3-4 يسهل القيام به ضعف نظام الرقابة الداخلية في الجهات الحكومية لعدم تطبيقها التعميم رقم 3 لسنة 1983 بشأن تحديد وتنظيم عهد المواد. وبشكل عام كلما كان نظام الرقابة الداخلية ضعيفاً يشوبه نقاط ضعف وثغرات عديدة سهل على ضعاف النفوس ارتكاب هذا النوع من الغش أو التلاعب بالدفاتر ـ


المجموعة الثانية :ـ


وهي القيام بالتلاعب بالدفاتر والسجلات بقصد التأثير على مدى دلالة القوائم المالية وتقرير المركز المالي ، وذلك بهدف استغلال البنود التي بها فائض وكما سبق القول في صفحة 9 عن طريق التعلية بحساب الأمانات أو التلاعب بالمسميات الخاصة بالحسابات ـ










مواطن ارتكاب الأخطاء:ـ


كما هو معروف فإن العمل المحاسبي وإجراءاته تمر بثلاث مراحل هي :ـ
الأولى : ـ
مرحلة التسجيل بدفاتر القيد .
مرحلة التصنيف والترحيل إلى الحسابات الخاصة بدفتر الأستاذ ـ
مرحلة استخراج وإعداد القوائم المالية وتقرير المركز المالي ـ




وسنستعرض فيما بعد أمثلة لبعض الأخطاء في كل مرحلة :ـ


مرحلة التسجيل بدفاتر القيد الأولي :ـ


ومجال ارتكاب الأخطاء في هذه المرحلة يمكن حدوثها بصورة أو أكثر من الصور الآتية :ـ


أ - تحليل غير سليم للعمليات المالية :ـ


من المعروف أن أصول المحاسبة والتسجيل بدفاتر القيد الأولى تقتضي بادئ ذي بدء تحليل العملية التي باشرتها الجهة وتحديد طرفيها المدين والدائن ، وهنا قد يخطئ المحاسب في توجيه أحد أطراف العملية إلى الحساب الصحيح عن عمد أو عن جهل بمبادئ المحاسبة وأصولها المتعارف عليها ( القوانين والقرارات والتعاميم الحكومية ) . وهذا الخطأ قد يؤدي مثلاً إلى الخلط بين مصاريف أو بنود الباب الخامس والأول مثلاً بإعطاء الرواتب مسميات أخرى لصرفها من الباب الخامس مع أنها رواتب منتظمة يختص بها الباب الأول ـ




ب - حذف عمليات كان ينبغي تسجيلها :ـ


والأمثلة على مثل هذا الخطأ كثيرة متعددة ، أهونها ما يقع عن سهو وإهمال وأخطرها ما يتم عن قصد وعمد ـ




ج- تسجيل عمليات كان ينبغي عدم تسجيلها :ـ


ومن أمثلة هذا الخطأ هو قيام الجهة بتعلية مبالغ لحساب الأمانات بموجب مستندات صورية وذلك لاستنفاد البنود التي بها فائض حتى يظهر رصيدها في الحساب الختامي صفراً ، وبالتالي تستطيع طلب اعتماد لنفس البند في ميزانية السنوات المقبلة ، حيث لا تستطيع الجهة طلب اعتماد لبند لم يستنفد في السنوات السابقة ـ


مرحلة التجميع والترحيل :ـ


لا تخلو هذه المرحلة من احتمال وقوع الأخطاء ، كأن يحدث خطأ في تجميع اليوميات المساعدة أو الترحيل إلى حسابات خاطئة ، كما قد يقع الخطأ في ترصيد الحسابات بدفاتر الأستاذ أو أثناء إعداد موازين المراجعة ـ




مرحلة إعداد القوائم المالية :ـ


غني عن البيان أن المرحلة الأخيرة التي تمر بها البيانات المحاسبية ونعني مرحلة إعداد وتصوير وتحضير القوائم المالية وما يسبقها عادة من قيود أقفال وتسويات للحسابات تحتمل كثيراً من الأخطاء نذكر منها ما يلي :ـ


أ - خطأ في إجراء التسوية اللازمة للمصاريف التي تخص سنتين ماليتين ، تطبيقاً لمبدأ سنوية الميزانية وتسجيل ما لم يسجل في حساب العهد أو الأمانات ـ


ب- إطلاق مسميات لبعض بنود هذه القوائم لا تعبر تعبيراً صادقاً عن طبيعة هذه البنود ، مثل تسجيل أغذية للموظفين ضمن أغذية لغير الموظفين الخ ـ






مواطن ارتكاب الأخطاء المحاسبية




مواطن ارتكاب الأخطاء:ـ


كما هو معروف فإن العمل المحاسبي وإجراءاته تمر بثلاث مراحل هي :ـ مرحلة التسجيل بدفاتر القيد الأولى ـ
مرحلة التصنيف والترحيل إلى الحسابات الخاصة بدفتر الأستاذ ـ
مرحلة استخراج وإعداد القوائم المالية وتقرير المركز المالي ـ


وسنستعرض فيما بعد أمثلة لبعض الأخطاء في كل مرحلة :ـ


مرحلة التسجيل بدفاتر القيد الأولي :ـ


ومجال ارتكاب الأخطاء في هذه المرحلة يمكن حدوثها بصورة أو أكثر من الصور الآتية :ـ




أ - تحليل غير سليم للعمليات المالية :ـ


من المعروف أن أصول المحاسبة والتسجيل بدفاتر القيد الأولى تقتضي بادئ ذي بدء تحليل العملية التي باشرتها الجهة وتحديد طرفيها المدين والدائن ، وهنا قد يخطئ المحاسب في توجيه أحد أطراف العملية إلى الحساب الصحيح عن عمد أو عن جهل بمبادئ المحاسبة وأصولها المتعارف عليها ( القوانين والقرارات والتعاميم الحكومية ) . وهذا الخطأ قد يؤدي مثلاً إلى الخلط بين مصاريف أو بنود الباب الخامس والأول مثلاً بإعطاء الرواتب مسميات أخرى لصرفها من الباب الخامس مع أنها رواتب منتظمة يختص بها الباب الأول ـ




ب - حذف عمليات كان ينبغي تسجيلها :ـ


والأمثلة على مثل هذا الخطأ كثيرة متعددة ، أهونها ما يقع عن سهو وإهمال وأخطرها ما يتم عن قصد وعمد ـ




ج- تسجيل عمليات كان ينبغي عدم تسجيلها :ـ


ومن أمثلة هذا الخطأ هو قيام الجهة بتعلية مبالغ لحساب الأمانات بموجب مستندات صورية وذلك لاستنفاد البنود التي بها فائض حتى يظهر رصيدها في الحساب الختامي صفراً ، وبالتالي تستطيع طلب اعتماد لنفس البند في ميزانية السنوات المقبلة ، حيث لا تستطيع الجهة طلب اعتماد لبند لم يستنفد في السنوات السابقة ـ


مرحلة التجميع والترحيل :ـ


لا تخلو هذه المرحلة من احتمال وقوع الأخطاء ، كأن يحدث خطأ في تجميع اليوميات المساعدة أو الترحيل إلى حسابات خاطئة ، كما قد يقع الخطأ في ترصيد الحسابات بدفاتر الأستاذ أو أثناء إعداد موازين المراجعة ـ




مرحلة إعداد القوائم المالية :ـ


غني عن البيان أن المرحلة الأخيرة التي تمر بها البيانات المحاسبية ونعني مرحلة إعداد وتصوير وتحضير القوائم المالية وما يسبقها عادة من قيود أقفال وتسويات للحسابات تحتمل كثيراً من الأخطاء نذكر منها ما يلي :ـ


أ - خطأ في إجراء التسوية اللازمة للمصاريف التي تخص سنتين ماليتين ، تطبيقاً لمبدأ سنوية الميزانية وتسجيل ما لم يسجل في حساب العهد أو الأمانات ـ


ب- إطلاق مسميات لبعض بنود هذه القوائم لا تعبر تعبيراً صادقاً عن طبيعة هذه البنود ، مثل تسجيل أغذية للموظفين ضمن أغذية لغير الموظفين الخ ـ