تعد عملية تحديد مستويات التخزين إحدى العمليات الهامة في مجال تحديد كمية الأصناف التي يجب الاحتفاظ بها لضمان استمرار العمل داخل الشركة دون انقطاع في المخزون و لتخفيض رأس المال المستثمر في المخزون إلى أدنى حد ممكن, إضافة إلى حماية الشركة من أية تقلبات قد تحدث في عمليات التوريد.


تلعب برامج تخطيط موارد الشركات Enterprise Resource Planning ERP وبرامج إدارة التوزيع Supply Chain Management SCM وبرامج Material Resource Planning MRP دوراً هاماً في تحديد مستويات التخزين, إذ تُوفر تقارير مفيدة لصناع القرار كتقرير معدل الدوران المخزني Inventory Turnover وغيره, بل من الممكن أن يقوم البرنامج بإصدار أوامر شراء تلقائياً وِفق معطيات معينة حينما يقرر البرنامج الحاجة الى طلب مواد جديدة تضاف الى المخزون .


العوامل تحديد المستويات المخزنية:


هنالك عدة عوامل يجب أن تُؤخذ بعين الاعتبار قبل البت في تحديد المستويات المخزنية


مستويات المخزون: وهي المستويات التي توضح حالة الأصناف داخل المستودعات. وتتكون مستويات المخزون مما يلي:


تشمل عملية تحديد مستويات التخزين ما يلي:


الحد الأدنى للطلب Min. Order Point. وهو المستوى الذي يجب أن يبقى المخزون من الصنف ثابتا عنده في المستودعات.
نقطة إعادة الطلب Re-order Point وهو المستوى المخزون من الصنف الذي يجب إعادة طلب الصنف عنده لتموين المستودع قبل انخفاض المخزون منه إلى مستوى الحد الأدنى.
الحد الأقصي للمخزون Max. Order Point هو مستوى المخزون من الصنف الذي يعتبر تجاوزه إسرافا في التخزين


ويمكن توضيح مستويات أو حدود التخزين من خلال الشكل التالي:


أولاً: الحد الأدنى للطلب Min. Order Point


يُعد الحد الأدنى لطلب تأمين الصنف حد الأمان الذي يمكن عند وصول كمية الصنف المخزنة إليه أن نقوم بسرعة بطلب الصنف وذلك لتلافي توقف العمل داخل الشركة نتيجة لعدم توفره في المستودع ويتوقف تحديد رصيد الصنف الذي يمثل حد الأمان على عدة عوامل منها:


أهمية الصنف.
طبيعة الصنف من حيث سرعة تلفه أو انتهاء صلاحيته.
تكلفة الصنف وتكاليف النقل والتخزين.
معدلات استهلاك الصنف.
الفترة الزمنية اللازمة للشراء.
ولحساب الحد الأدنى للمخزون يتم احتساب معدل الاستهلاك اليومي للصنف وعدد الأيام التي يتم الاحتفاظ فيها بالصنف.


الحد الأدنى للمخزون = معدل الاستهلاك اليومي للصنف × عدد الأيام اللازمة للاحتفاظ بالصنف.




ثانياً: نقطة إعادة الطلب Re-order Point
وهو الحد الذي يجب عنده البدء في طلب الصنف أو إصدار أمر الشراء تلافيا لوصول الصنف للحد الأدنى وذلك لإرجاع مستوى الصنف عند الحد الأعلى أو الأقصى ويتوقف تحديد نقطة إعادة الطلب على عدة عوامل منها:


معدل الاستخدام اليومي.
طول فترة التوريد.
درجة الاستقرار في معدل الاستخدام وفترة التوريد.
درجة المخاطرة.


ويتم احتساب نقطة إعادة الطلب وفقا للمعادلة التالية:


فترة الانتظار = معدل الاستهلاك اليومي من الصنف × فترة الانتظار ( فترة الشراء )


نقطة إعادة الطلب = الحد الأدنى للمخزون + (معدل الاستهلاك اليومي للصنف × فترة الانتظار)


ثالثاً: الحد الأقصي للمخزون Max. Order Point
و هو أقصى كمية يمكن الاحتفاظ بها بالمخزون من الصنف الواحد. وأى زيادة عن هذا الحد يعتبر زيادة فى المخزون.
الهدف من تحديد الحد الأعلى هو ضمان عدم تعطيل الأموال في تخزين أصناف قد لا يتم استخدامها في الوقت المناسب، ويتم احتساب الحد الأعلى للمخزون وفقا للمعادلة التالية:


الحد الأقصي = الحد الأدنى + نقطة إعادة الطلب