جرد المخزون:
=======

لا يمكن لأي نظام مخزني من أن يعمل بصورة فعالة ما لم تكن قيود دقيقة و بيانات مخزنة صحيحة في هذا النظام ، و أن تحقيق السيطرة الملائمة على المواد المخزونة بالإضافة إلى البيانات و القيود المتعلقة بها .

أ- البيانات الضرورية : تتطلب تحقيق السيطرة على المخزون بعض البيانات الأساسية فمنها :

* مواصفات المفردات المخزونة و ثباتها .

* مواقع المفردات المخزونة في داخل المستودعات .

* كلف المفردة المخزونة بالإضافة إلى سعر الشراء .

* المفردات المخزونة الإحلالية .

* عمر المفردة على السوق ( أو في الخانة ) .

* إستخدام المفردة المخزونة .

* تاريخ دخول و تاريخ سحب المفردة من المستودع .

* مصادر التزويد .

* الموازنة .

ب- تخطيط مواقع المخزون : إن تخطيط مواقع المخزن يقوم على تحقيق نظام الرقابة الفعلية للمخزون ، و أهم طريقة تستعمل في ذلك هي طريقة إستخدام ما يسمى بنظام محدد الموقع ، و بموجب هذا النظام يتم تقسيم أماكن أو مواقع التخزين إلى أقسام و أقسام فرعية و لكل تقسيم نظام ترميز خاص .

فنظام محدد الموقع يستخدم ثلاث أنواع من المواقع هي :

· المواقع الثابتة : يجري بموجبه خزن كل مفردة في موقع خاص محدد و معين و ثابت في المستودعات ، إن هذه الطريقة تقلل من عناء البحث عن المفردات ، إلا أنها قد تؤدي إلى الإستغلال غير الكفء للمساحات المخزنية .

· الموقع العشوائي : بموجب هذا التقسيم فإن المفردات المخزنية لا يخصص لكل منها موقع ثابت معين كما هو الحال بطريقة التقسيم السابق ، و إنما يجريخزن المفردات المخزنية لا يخصص لكل منها موقع ثابت معين كما هو الحال بطريقة التقسيم السابق ، و إنما يجري خزن المفردات في المكان الأسهل المفتوح و هذا يعني أنه من الممكن خزن المفردة الواحدة في عدة أماكن .

· المواقع المشتركة : يعتبر هذا التقسيم مزيجا للطريقتين أعلاه ، و يتم بموجبه تجميع المفردات المخزونة في أي مكان فارغ و متوفر خلال نفس المنطقة و بموجب هذه الطريقة فإنه يتم استغلال المخزنية بكفاءة أكثر .

جـ- أنواع الجرد :

تستخدم طريقان أساسيتان في فحص و تدقيق القيود المخزنية هما :

الجرد الدوري ( عادة ما يكون سنويا ) : لكافة المفردات المخزونة .

الجرد المستمر ( غالبا ما يكون يوميا ) : لمجموعة من المفردات .

* الجرد الدوري : و التي يتم بموجبها إجراء التدقيق الدوري على أرصدة و قيود المخزون الفعلي لغرض التحقق من مطابقتها للقيود المخزنية في المستودعات و بمعنى آخر ، يهدف الجرد الدوري إلى تأمين الرضى و القناعة لدى المدققين المالييين من أن قيود الجرد تمثل القيمة الفعلية للمخزون .

أما بالنسبة للمخطط ( أو المبرمج ) فإن الجرد الفعلي للمخزون يعني الفرصة التي تساعده في تصحيح الانحرافات الممكنة في قيود المخزون .

ففي الوقت الذي يركز فيه المدققون الماليون على القيمة الكلية للمخزون فإن المخطط يركز على تفاصيل المفردة ، و تعود مسؤولية القيام بالجرد الفعلي على عاتق مدير المواد ال>ي يتحقق من وجود الخطة الجيدة للمخزون و التي يتطلب من المعنيين بشؤون المخزون من متابعتها .

و من أجل تفعيل عملية الجرد الفعلي لابد من توفير :

- ترتيب المواد المخزونة في مواقعها بشكل يسهل عملية الجرد .

- توصيف المفردات .

- التعليمات اللازمة حول آلية إجراء عملية الجرد الفعلي مع تحديد من هو المسؤول عن ذلك .

- تحديد فريق الجرد الذي يتكون من شخصين فما فوق مع تحديد المسؤوليات في المحاسبة و التدقيق و الفحص و تسجيل البيانات المتعلقة بمستويات الجرد .

و تشمل عملية الجرد الخطوات التالية :

* التحقق من الحساب بواسطة إعادة العد أو بواسطة أخذ عينة من الكمية الكبيرة .

* بعد الانتهاء من عملية التأكد من الكمية الفعلية ، يجري تجميع البطاقات و عمل بطاقات المخزون .

* العمل على إجراء المقاصة للفروقات التي تظهر ما بين قيود المخزون و بين المخزون الفعلي خاصة بالنسبة لقيمة المخزون .

* الجرد المستمر : يعتمد على تحقيق السيطرة على دقة البيانات المتعلقة بالمخزون و المحافظة عليها في أعلى مستوى ممكن و تجرى جدولة مواقيت الجرد الفعلي بحيث يغطي جميع المفردات على الأقل مرة واحدة خلال السنة ، و قد تخضع بعض المفردات إلى الجرد المتكرر خلال السنة نظرا لأهميتها و تهدف هذه الطريقة إلى :

* تحديد مسميات الأخطاء .

* تصحيح ظروف حدوث الأخطاء .

* الوصول إلى أعلى مستوى في دقة بيانات و قيود المخزون .

* الحصول على الكشف الصحيح للموجودات .

و من مزايا الجرد المستمر هو :

- تقليل الزمن الذي تستغرقه معالجة المشاكل الناجمة من التخزين .

- التقليل بالكامل أو الجزئي للخسارة في الإنتاج .

و تستخدم العديد من الطرق في تحديد عدة مرات إجراء الجرد ، إلا أنها أكثرها استعمالا هي:1

- طريقة باريتو abc.

- طريقة المناطق .

- طريقة تدقيق الموقع .