(الفصل الرابع)

اختيار مصادر التوريد



الأستاذ محمود البكري
مادة الشراء والتخزين
2008-2009


س:علام تعتمد عملية الشراء؟
تعتمد على اختيار مصدر أو أكثر من مصادر التوريد وتتوقف درجة البساطة أو التعقيد على طبيعة عملية الشراء
*بالنسبة للسلع التي يتكرر شرائها:
ولا يكلف شرائها مبالغ كبيرة يكون الجراء المتبع عادة ً هو كتابة الطبلية إلى المصدر أو المصادر التي يسبق التعامل معها.
*إما بالنسبة للسلع الجديدة:
والتي يصرف في شرائها مبالغ ضخمة فان عملية الاختيار تتطلب الكثير من الدراسة.
تعد قائمة كاملة بأسماء جميع الموردين المحتملين وتستبعد بعض الأسماء بالقائمة ويختار مورد أو عدة موردين.
ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــ
س:ماهية عملية الاختيار؟
هي بحث ودراسة ثم فرز واستبعاد.
ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــ
س:مااهمية اختيار المصدر الصحيح للتوريد؟
المصدر الصحيح للتوريد هو الذي يمكن الاعتماد عليه في توريد الكميات المطلوبة, بالجودة المطلوبة وبالسعر الصحيح وفي الوقت والمكان الصحيح.
ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــ
ماذا إذا فشل المصدر؟
سيؤدي ذلك لزيادة التكلفة للسلع واحتمال التوقف في عملية الإنتاج فمهما صرفت إدارة المشتريات في عملية الاختيار فهذا بمثابة استثمار جيد يترتب عليه مكاسب للمشروع .
ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــ




س:كيف تعد قائمة بأسماء الموردين؟
هناك مصادر عديدة للتوريد هي:

  1. / الخبرة السابقة:

تكتسب نتيجة التعامل مع الموردين خصوصا ًفي السلع متكررة الشراء ولا يعتمد المشتري في ذلك على الذاكرة وإنما على سجلات مدون فيها سابقاً.
2 / المقابلات مع رجال البيع:
يعتبرون من أهم مصادر المعلومات ليس فقط بالنسبة للموردين التابعين لهم بل حتى الموردين الآخرين.

  1. / الدليل التجاري:

يحتوي جميع الموردين مصنف حسب السلع مع بيانات مختصرة عن الموردين من مركزه المثالي ومكاتب البيع الخاصة به وغيره
ولا يجب إن يعتمد المشتري لان البيانات غير كافية.
4 / الكاتولوجات:
ينشر عن طريق الموردين أنفسهم يثبتون فيها سلعهم ووضعها.
5/ الصحف والمجلات التجارية:
منها مايتناول فروع الأعمال المختلفة ومنها من يختص بفروع معينة على المشترين متابعتها بانتظام مايظهر في هذه المجلات والصحف للوصول إلى المعلومات الهامة عن مصادر التوريد


  1. / المعارض والمؤتمرات التجارية والصناعية:


يقوم المنتجون بعرض منتجاتهم بصورة تجذب اكبر عدد من المشترين
الهدف:تبادل الآراء والمعلومات والأفكار التي تهم المشتركين بها وتمكن المشتري من التعرف على مصادر التوريد

  1. رسائل الاستفسار:

معناها:فتح الباب أمام الموردين المختلفين للتقدم بعطاء اتهم لتوريد السلع المطلوبة.
ثم تفحص المعطاءات للتوصل للكثير من الموردين المحتملين وضمهم إلى القائمة التي يتم الاختيار النهائي منها.
ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ــــ
س:علام تعتمد عملية تقييم ومقارنة الموردين؟
على أساس قدرتهم على مواجهة طلبات المشروعة في الكمية والجودة والسعر والخدمة
س:ماذا يقصد بالكمية؟
ليس المقصود إجمالي الكمية
ولكن مقابلة هذه الكمية لجدول الإنتاج الموضوع فلايعتبر المصدر صالح إن لم يتمكن من توريد الكمية المطلوبة أثناء الفترة المتفق عليها.
ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــ
س:ماذا يقصد بالجودة ؟
يقصد بالجودة مناسبة الصنف للغرض المطلوب والجودة المطلوبةاو أحسن جودة يسعى القائم بالشراء إلى الحصول عليها وعليه يجب الحكم على الجودة حسب المطلوب من السلعة المنتجة.

س المقصود بالسعر؟
السعر هو مقياس للقيمة لكن لو اخذ وحده في الاعتبار فلن تتمكن من الحكم الصحيح على هذا المصدر.فلا بد من ارتباط السعر بالجودة الكمية والخدمات المطلوبة.
س: مالمقصود بالخدمة؟
يمكن الحكم على الخدمة المطلوبة حسب اعتبارات كثيرة:
1)الموقع الجغرافي للمورد:
كلما بعد موقع المورد كلما كانت الشحنات أكثر عرضة للأخطار و وقوع الحوادث.
والموقع القريب يوفر تكاليف النقل والوقت المطلوب لوصول البضاعة.

2)التسهيلات الاحتياطية المتوفرة لدى المورد:
تشمل النواحي الإدارية والفنية والإنتاجية فتتوافر كل هذه التسهيلات تمكنه من مقابلة طلبات عملائه والوفاء بالالتزامات.
3)درجة التقدم للمورد:
كلما كان المورد يتعامل مع التقدم التكنولوجي كلما اطمئن المشتري من إن الأصناف التي يشتريها تكون من أحسن الأصناف.
4)نظام التفتيش ومراقبة الجودة لدى المورد:
المشتري عند قيامه باختيار المورد يضع في اعتباره نظام التفتيش المتبع لدى المورد فإذا كان المورد بهمل عملية تفتيش السلع المنتجة قبل إرسالها للمشتري فهناك احتمالية عدم وصولها للمشتري بالمواصفات المطلوبة وتزداد المشكلة تعقيداً فيما لم يتوفر نظام جديد لمراقبة الجودة.
5)نظام الصيانة في مصنع المورد؟
كلما زاد الاهتمام بنظام الصيانة قل احتمال حدوث ارتباك في الإنتاج.
6)العلاقات العمالية:
العلاقات الجيدة مع العمال بالنسبة للمورد تقلل من احتمال حدوث أي توقف في الإنتاج وبالعكس في حالة العلاقات السيئة.



7)نوع الضمان والخدمة التي يقدمها المورد مع منتجاته:
المشتري يأخذ دائماً في الاعتبار مدى قدرة واستعداد المورد على تقديم ضمان صريح لمنتجاته وتزويد قطع الغيار عند الحاجة.
فيجب على المورد إن يتعهد بضمان استمرار الالآت في القيام بالأعمال المطلوبة منها لفترات مستقبلية كافية.
8)علامة المورد مع عملائه:
على المورد الاستجابة للاحتياجات الطارئة لعملائه والتعاون معهم في الحاجات المستعجلة خاصةً في الظرف المفاجئة وغير المتوقعة.
كان يخطر للمشتري إلى طلب تغيير بسيط في المواصفات التي سبق الاتفاق عليها.
9)زيارة مصنع المورد:
هذه من أهم الوسائل لتقسيم الموردين خاصة عند شراء السلع الفنية والإحاطة بنواحي العمل فيه من إعداد الشحنات للخارج الماكينات المستخدمة للمكاتب المختصة بالأعمال الكتابية التعرف على العلاقات العمالية والروح المعنوية بين العاملين ونظم التفتيش وصيانة المصنع.

ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــ

((العوامل التي تقيد من مصادر التوريد))


س:ماهي العوامل التي تضع قيوداً على عملية تقييم مصادر التوريد؟
أ-الشراء بكميات صغيرة لايستدعي صرف الجهد والمال والوقت في الاختيار بين مصادر التوريد المختلفة.
في هذه الحالة يتم التعامل مع مورد معين طالما لم يصدر عنه مايستوجب العمل على تغييره.
ب-في بعض الصناعات قد يصبح من السائد التعامل مع المورد على أساس عقود مشروطة لايكون للمشتري من وسيلة غير قبولها.
في هذه الحالة تكون الحدود ضيقة بالنسبة للتقييم يؤثر فيها الموقع الجغرافي ومدى التسهيلات الإضافية.

ج-قد يكون للعلاقات الشخصية بين المشتري والبائع تاثيير في عملية تقييم الموردين فتقل الموضوعية عندما تتدخل الإدارة العليا ففي فرض مورد معين.
د-عندما يتبع المشروع سياسة المعاملة بالمثل في هذه الحالة المشتري لايشعر بالحرية الكاملة في تقييم مصادر التوريد على أسس واحدة .
لكن الغالب هو وجود عنصر التحيز دائماً من جانب عملاء المشروع عند التقييم خوفاً من إثارة استيائهم.
هـ-يمكن إن تدخل العوامل الإنسانية في بعض الأحيان في موضوعية التقييم بأي سوء فهم بين المشتري ورجل البيع يؤثر على تقييمه للمورد.
ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـ
((اعتبارات خاصة تؤثر في اختيار مصادر التوريد))
س:ماالاعتبارات الخاصة المؤثرة في اختيار مصادر التوريد؟
(1)الحجم:
أ)يشير الحجم الكبير إلى وجود تسهيلات احتياطية تزيد من التأكد إن المورد في استطاعته الوفاء بالتزاماته.
ب)يعتمد المشروع الكبير على الفنيين المتخصصين في الإنتاج وطرقه لإدخال التحسينات التكنولوجية
من ناحية أخرى
مالذي يحققه التعامل مع مورد صغير؟
1)يوجه المورد الصغير معاملة وعناية خاصة لطلبات عملائه ويعمل على إرضائهم بسبب قلة عملائه ويتمكن من التعامل معهم في الحالات الطارئة.
2)العلاقات مع المورد الصغير تكون شخصية أكثر منها علاقات عمل فتزيد التفاهم
(2)نوع المورد:
يختار المشتري عادةً بين الشراء بشكل مباشر أو عن طريق وسيط وغالباً يتجه نحو الشراء المباشر.
س:لماذا الشراء المباشر؟
بسبب ماينتج عنه من وفرات نتيجة للأرباح التي يحصل عليها المشتري والتي كان سيتحصل عليها المشتري ويزيد التفاهم بين المورد ولمشتري على المواصفات المطلوبة.
ج)التعامل مع مورد أو أكثر؟
س:لماذا مصدر التوريد واحد؟
*للحصول على الخصم المفتوح على الكمية
*للحصول على وفرات في التشغيل
*تفوق احد الموردين على غيره في الجودة
*تسهيل تخطيط عمليات التسليم
*يترك آثرا طيبا لدى المورد
ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــ
س: مامزايا التعامل مع أكثر من مورد؟
*زيادة التأكد من وصول الكميات المطلوبة
*تشجيع المنافسة بينهم مما يكون في صالح المشتري
*يترك للمشتري الحرية في اختيار أحسن مصادر توريد ممكن
ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــ
س: ما مزايا التعامل مع المصدرين؟
هذه أحسن سياسة تقسيم الطبلية على الموردين بالتساوي يحقق بذلك التعاون مع مصادر التوريد متعددة وفي نفس الوقت ليضحي بمزايا التعامل مع مصدر توريد واحد في حالة إن يعطي احدهما الجزء الأكبر من الطبلية
((مشاكل متصلة بعملية التوريد ومصادرها))
أ)الشراء المحلي:
بالنسبة للمشروعات الصغيرة :معظم ماتحتاج إليه من المصادر المحلية بسبب عدم قدرتها على التعامل مع المنتجين بسبب الكميات الصغيرة التي تحتاجها
آم بالنسبة للمشروعات الكبيرة:فان السائد ليس الشراء عن طريق الوسطاء وإنما الشراء المباشر.
س: ماهية مزايا الشراء المحلي؟
*الحصول على الخدمة أحسن من المورد بسبب إحاطتهم بحاجات المشتري
*الوفرات في مصاريف النقل
*سرعة التسليم
*سهولة التقييم عن طريق التفتيش على التسهيلات الموجودة
س)ماهية عيوب الشراء المحلي؟
*يقلل من عدد المصادر المحتلة للتوريد أمام القائمين بالشراء.
*الاعتماد الكلي على المصادر المحلية يعني الاعتماد على مصادر توريد اقل كفاية من غيرها.
ب)المعاملة بالمثل:
س :مامعناها:
يعني إن يشتري المشروع من مصادر التوريد التي تشتري منه ويفضلها على غيرها بسبب إنها تشتري منه.
س: ماعيوب هذا المبدأ:
*تضع قيودا على المنافسة فهي تقلل مصادر التوريد المحتملة
*المشاكل التي تسببها في حالة أكثر من مورد وتقسم المشتريات بينهم.
*شعور الاستياء الذي يتولد عند الموردين الآخرين الذين ينتجون سلعا مماثلة.
ج)النفوذ الشخصي:
لايجب إن تبنى القرارات الشرائية على أسس اعتبارات شخصية ممكن اعتبار العوامل الشخصية في حال كانت العوامل الأخرى متساوية ولكن من الصعب الحكم على تساوي العوامل الأخرى.
د)هدايا الموردين ورشوة المشترين:
س:مامعناها؟
الرشوة ثمن وهدية وجميل يعطى لشخص معين اويوعد به شخص معين في سبيل قيامه بعمل معين يتعارض مع المسؤولية الملقاة على عاتقه.
والرشوة الصريحة عمل غير مشروع وغير قانوني.
ومبدأ تقديم الهدايا بمعروف في الأوساط التجارية يؤخذ من باب العرفان بالجميل من جانب البائعين ولتحسين علاقاتهم مع المشترين .
ومن هنا تضع المشروعات سياسات محددة لقبول الهدايا بحيث يكون واضحة إنها قطع إعلانية كالأقلام والمفكرات وغيرها.
ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــ
س: ماعيوب الإفراط في تقديم الهدايا؟
*زيادة تكاليف المورد فيحاول استردادها بطرق أخرى مثل رفع الأسعار وتخفيض الجودة.
*قبول الهدايا يؤدي إلى الإصرار بالمنافسة فيطر المشتري لقبول دعوات للترفيه من احد رجال البيع تبعد إن تكون دعوات طبيعية.
أيضا من مظاهر الرشوة؟
قبول المشتري اقتسام العمولة مع احد رجال البيع وهذا يحمل المشتري التزامات فيها إخلال بالتزاماته تجاه المشروع الذي يعمل فيه .
ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــ
هـ) اختيار العينات المقدمة من الموردين:
يمكن إن يطلبها المشتري أوان تصله دون طلبها من المورد.
س:مااهمية اختيار العينات ؟
*في حالة السلع التي تتطلب مواصفات خاصة فيها مايو جب التحقق منها قبل الاتفاق النهائي.
*على المشتري طلب عينات فقط من الموردين الذين يرغب التعامل معهم.
*تضع بعض المشروعات حدود لطلب العينات من الموردين فإنها تحتم على ادرة المشتريات دفع قيمة العينات التي تطلبها.
ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــ
طريقة الاختيار:
*في بعض المشروعات توجد معامل خاصة لهذا الغرض كاملة التجهيز
*وفي بعض الأحيان يكتفي بالنظر والاختيار الغير دقيق.
المهم في ذلك:
هو تدوين نتائج هذه الاختيارات في سجلات خاصة بسرية تامة
و)إلغاء الطبلية:
تغير في تصميم السلعة
وعلى أساس نتائج الإلغاء يتم تقييم مصادر الشراء بالنسبة للمشتري مااسبابه؟
*قد ينتج عن حدوث تراكم مفاجئ في الكميات المخزونة

*ظروف قهرية مثل الحروب وبما إن الإلغاء يمثل ضرر للبائع فان المشتري لابد وان يغطي جزء من خسائره فإذا كانت التعويضات معقولة فهذا يعني رغبة البائع تحسين علاقاته مع المشتري.
*تغير في تصميم السلع