فى الحقيقة بشكل عملى يكون هناك أختلاف بين سياسة كل شركة فى الرقابة على المواد ويخضع ذلك لحجم الشركة وأمكانياتها وكذلك حجم المشروع فالمشاريع الصغيرة يتم الشراء بشكل مباشر وتحميل المواد على تكلفة المشروع مباشرة ويكون ذلك لدواعى تقليل التكلفة
اما اذا كان حجم المشروع كبير فأنه من اللازم إنشاء مخزن فرعى داخل المشروع لتشوين المواد المشتراه والمواد المصنعة خصيصا للمشروع مثل ابواب الخشب والالومنيوم وتشوين المواد بكميات مناسبة تجنبا لمشاكل عدم توفر المواد فى كافة الاوقات وكذلك تجنبا لتقلبات الاسعار فى بعض الاحيان ومن ثم صرفها للمشروع حسب الحاجة وفى الغالب تتوفر المواد التى يحتاجها المشروع من ثلاث مصادر رئيسية وهم :
أولا : الشراء
وتتبع الدورة المستندية لشراء المواد للمشروع الدورة المعروفة لأى عملية شراء والتى تتمثل فى تقديم طلب شراء للمورد بالمواد المطلوبة إلخ ......... وتكون المعالجة المحاسبية لهذه العملية كلآتى


××××××××× من حـ / تكاليف المشروع
×××××××× إلى حـ / الموردين _ البنك _ الصندوق
شراء مواد ( ) حسب طبيعة الشراء إذا كان نقدا أو بشيك أو على الحساب




ثانيا : توفير المواد من مخازن الشركة
وفى هذه الحالة يتم شراء المواد مسبقا وإيداعها بمخازن الشركة أو المخزن الفرعى بالمشروع ويتقدم مدير المشروع للمخزن بطلب توفير مواد حيث يتم صرف المواد حسب الدورة المستندية المعروفة وتكون المعالجة المحاسبية فى هذه الحالة كالآتى :


××××××××× من حـ / تكاليف المشروع

×××××××× إلى حـ / مخزن المواد
(مواد مسحوبة من المخزن بموجب طلب توفير مواد رقم ****** وسند صرف مواد رقم *****)


ثالثا : توفير المواد عن طريق التحويل من مشروع لمشروع
قد يكون هناك مواد بمشروع معين زائدة عن الحاجة وتكون هذه المواد يحتاجها مشروع آخر ففى هذه الحالة يتم تحويل المواد من مشروع إلى مشروع وتكون المعالجة المحاسبية كالآتى :


××××××××× من حـ / تكاليف المشروع أ

×××××××× إلى حـ / تكاليف المشروع ب
مواد محولة من المشروع ب بسند تحويل رقم ******
الحقيقة وبشكل عملى فى نهاية بعض المشاريع يكون هناك مواد زائدة عن حاجة المشاريع ويتم التصرف فى هذه المواد بأحد طريقتين
البيع وفى هذه الحالة يتم تخفيض تكلفة المشروع بقيمة المواد المباعة كالآتى :


×××××××× إلى حـ / الصندوق أو البنك
××××××××× من حـ / تكاليف المشروع
تخفيض تكلفة المشروع بما تم بيعه من مواد حسب القيمة البيعية




رد المواد الزائدة لمخزن الشركة وفى هذه الحالة أيضا يتم تخفيض تكلفة المشروع بقيمة المواد





×××××××× إلى حـ / مخازن المواد
××××××××× من حـ / تكاليف المشروع
تخفيض تكلفة المشروع بما تم رده لمخزن الشركة من مواد حسب السعر وقت الشراء




ملحوظة :
فى حالة تشوين مواد بموقع المشروع او بمخزن المشروع يتم إحتساب نسبة من قيمة هذه المواد ضمن قيمة الأعمال التى يصدر بها شهادة الدفع وتكون فى الغالب 80 % من قيمة المواد المشونة وسيأتى شرح ذلك بالتفصيل إن شاء الله .