أولا: المستندات:


هي أساس القيد في الدفاتر وهناك مستندات متعددة لكل عملية مالية طبقا لطبيعة العملية نفسها أو الغرض الذي من أجله أعطي المستند.


ويجب أن يتوفر في المستندات مايلي:


1. بيانات عن الجهة التي أصدرت المستند


2. بيانات عن الجهة أو الشخص الصادر إليه المستند


3. تاريخ تحرير المستند ورقمه


4. سبب صدور المستند "تحصيل – صرف"


5. المبلغ المطلوب صرفه أو تحصيله بالأرقام والحروف


6. توقيع الشخص أو الأشخاص المسئولين داخل الجهة التي أصدرت المستند


7. عدم وجود كشط أو شطب بالمستند


8. أن يكون الأصل وليس صورة


أنواعها:


1- مستندات خاصة بالمتحصلات:


أ- أمر القبض: ويعرف بأنه أمر موجه إلى أمين الصندوق باستلام مبلغ معين من شخص معين ولغرض معين.


ب- إيصال استلام: إقرار من أمين الصندوق باستلام مبلغ معين من شخص معين لغرض معين.


ج- كشف المقبوضات "المتحصلات": كشف يعده أمين الصندوق في نهاية كل فترة يحتوي على المقبوضات التي حصلها بموجب أوامر القبض, ويرفق بهذا الكشف:


1- صورة من إيصال الاستلام.


2- أمر القبض.


ثم يرسل هذا الكشف إلى الإدارة المالية لإعداد مستند القيد ثم تقييده في الدفاتر المحاسبية المختصة.


2- مستندات خاصة بالصرف "المدفوعات"


(1) أوامر اعتماد الصرف:يستعمل في جميع حالات الصرف أيًا كان المبلغ سواء كان صرف من صندوق الوزارة نفسها "مبلغ أقل من 20.000 ريال" بموجب حوالة, أو من مؤسسة النقد عن طريق وزارة المالية "مبلغ أكبر من 20.000 ريال" بموجب أمر دفع يصرف من وزارة المالية, ويتكون من ثلاث أجزاء:


القسم (أ) : ويقوم بتحريره الجهة طالبة الصرف ويوقع من الموظف المختص والمدير المختص.


القسم (ب) : تحرره الإدارة المالية ويجب أن تستوفي الخطوات التالية:


1- بيان المبلغ الإجمالي والحسميات وصافي الاستحقاق.


2- توضيح بنود الميزانية التي سوف يؤدى عليها الصرف.


3- بيان ما إذا كان البند يسمح بالصرف والتوقيع على ذلك من الموظف المختص.


4- استيفاء توقيع المسئولين وهم مدير الإدارة المالية والممثل المالي.


القسم (ج) : بعد الانتهاء من ذلك يرسل أمر اعتماد الصرف إلى الموظف المختص ليقوم بإجراء الخطوات التالية:


1- تحرير حوالة أو أمر دفع حسب صافي قيمة المبلغ المطلوب صرفه.


2- إثبات رقم وتاريخ الحوالة أو أمر الدفع في الخانة المعدة لذلك.


3- تسليم الحوالة أو أمر الدفع إلى صاحب الحق وأخذ توقيعه بذلك.


(2) الحوالة:


أمر موجه إلى أمين الصندوق بصرف مبلغ معين لشخص معين ولغرض معين, وتستخدم لصرف مبالغ أقل من 20.000 ريال وتصرف من صندوق الوزارة.


(3) أمر الدفع:


طلب من شخص معين موجه لوزارة المالية بصرف مبلغ معين ولغرض معين. ويستخدم لسحب مبالغ من 20,000 ريال فأكثر.


وهناك حالات استثنائية لصرف مبالغ أقل من 20.000 ريال بموجب أمر دفع:


1- سداد مبالغ إلى المؤسسات العامة.


2- الإعانات والتعويضات.


3- تعويض المنصرف من السلفة المستديمة.


4- تغذية صندوق الوزارة.


5- سداد مصلحة معاشات التقاعد.


6- سداد مبالغ لجهات خارجية "أجنبية".


(4) كشف المدفوعات "المصروف":


هذا الكشف يحرره أمين الصندوق في نهاية الفترة ويرسله إلى الإدارة المالية يوضح فيه المبالغ التي خرجت من الصندوق مرفقا به المستندات المؤيدة لصحة الصرف "الحوالة" وإشعار الإيداع في مؤسسة النقد.


2- مستندات القيد في الدفاتر:


(1) أمر اعتماد صرف: سبق الحديث عنه


(2)إذن التسوية "كشف التسوية":


هو عبارة عن مستند يستعمل لإجراء القيود المحاسبية التي لا ينتج عنها دفع مبالغ مباشرة وتحرره الإدارة المالية,ويستعمل في الحالات التالية:


1- المبالغ التي تحصلها الوزارات والمصالح بخزينة مؤسسة النقد.


2- المبالغ التي تودعها الوزارات والمصالح بخزينة مؤسسة النقد.


3- أوامر الدفع التي يرد تبليغ عنها من وزارة المالية بتحويلها للصرف.


4- تصحيح الأخطاء المحاسبية.


5- تسوية حسابات العهد والأمانات.


ملاحظة: أي قيد محاسبي لا يوجد في طرفه الدائن حوالة أو أمر دفع يكون مستند القيد هو إذن تسوية. أما إذا كان القيد المحاسبي في طرفه الدائن حوالة أو أمر دفع يكون مستند القيد هو أمر اعتماد صرف.




ثانيا: الدفاتر:


الدفاتر المحاسبية :
1- يومية. 2-الأستاذ.


الشروط الواجب توافرها في هذه الدفاتر:
1- أن يكون خالي من الكتابة من الهوامش ومن أي فراغ.
2- عدم وجود كشط أو مسح أو شطب.
3- أن يكون الدفتر مرقم بالتسلسل ويكون مختوم بختم الوزارة.
4- أن يكون الدفتر مطابق للتصميم والنموذج المعتمد.
5- أن يستعمل في تعبئتها القلم الحبر.
6- أن تطبع في مطابع الحكومة وعدم طبعها في غيرها إلا بتصريح من الوزارة.
7- أن يعهد بكل منها أو جميعها إلى موظف مختص يكون مسئول عنها.


أولا: دفتر اليومية:


يعتبر هذا الدفتر من أهم الدفاتر المحاسبية ويقيد به جميع العمليات المالية التي تقوم بها الوحدة المحاسبية سواء كانت مدفوعات أو مقبوضات أو تسوية حسابات العهد والأمانات. ويشتمل هذا الدفتر على جانبين: مدين(مصروفات) ودائن (إيرادات).


ثانيا: دفتر الأستاذ:


أ- دفتر مســاعد:


ويتضمن عشرة دفاتر هي:


1- دفتر الإيرادات:


يسجل في هذا الدفتر جميع المتحصلات سواء تم تحصيلها نقدا في صندوق الجهة أو ما حصل عن طريق مؤسسة النقد. ويتم تخصيص صفحة أو أكثر لكل بند من بنود الإيرادات ثم تقسم كل صفحة إلى خانات لبيان فروع البنود إن وجدت, وحيث أن طبيعة الإيرادات دائنة فان الدفتر الخاص بها يتكون من جانب واحد هو الدائن فقط,وإذا كان هناك قيد محاسبي تكون فيه الإيرادات طرف مدين يقيد في نفس الدفتر بقلم ذا لون مختلف.


2- دفتر المصروفات:


يتم قيد مصروفات الميزانية في دفتر المصروفات ويخصص لكل بند من بنود المصروفات في صفحة أو أكثر حسب الحاجة, ثم تقسم كل صفحة إلى خانات لبيان فروع البند. وحيث أن طبيعة المصروفات"مدينة" فان الدفتر الخاص بها يتكون من جانب واحد فقط هو المدين, وإذا كان هناك قيد محاسبي تكون فيه المصروفات طرف دائن فانه يسجل في الدفتر بقلم ذا لون مختلف.


3- دفتر مفردات الأمانات:


وهي مبالغ مستحقة للغير موجودة لدى الجهة الحكومية قابلها في المحاسبة المالية "دائنون" وأنواعها (أمانات مرتجع رواتب, أمانات تأمينات مؤقتة أو نهائية ) ويسجل هذا الحساب في الجانب الدائن مبالغ مستحقة للغير, ويقيد في الجانب المدين المبالغ التي تصرف من الأمانات بانتهاء الغرض منها.


إفرادي أمانات:
المبالغ التي صرفتها الجهة الحكومية لأصحابها
المبالغ الموجودة لدى الجهة الحكومية




4- دفتر مفردات العهد:


هي مبالغ مستحقة للجهة الحكومية لدى الغير ويقابلها في المحاسبة المالية "المدينون". عبارة عن العهد المقرر صرفها لأحد الموظفين كعهدة مستديمة أو هي عهد تحت التحصيل, ويتكون من جانب مدين ودائن.


إفرادي عهد:
المبالغ المستحقة للجهة الحكومية
المبالغ التي تم تحصيلها من هذه العهد




5- دفتر الصندوق:


يسجل فيه جميع المتحصلات والمدفوعات ويتكون من جانبين ويسجل في جانب المدين جميع المتحصلات التي يحصلها أمين الصندوق ويسجل فيه أيضا جميع ما يسحبه من صندوق مؤسسة النقد لتغذية الصندوق ويسجل في الجانب الدائن جميع ما يدفعه أمين الصندوق سواء كانت مقابل حوالات أو توريد مبالغ لمؤسسة النقد.


دفتر الصندوق
جميع المبالغ التي تم تحصيلها بموجب أوامر قبض أو مبالغ تم تغذية الصندوق بها من مؤسسة النقد
الخارج من الصندوق.


مقابل صرف حوالات أو إيداع مبالغ في مؤسسة النقد




6- حساب جاري وزارة المالية:


هو دفتر تمسكه جميع الوزارات ويوضح حركات السحب والإيداع من مؤسسة النقد ويكون من جانبين, جانب مدين ويقيد فيه حركات الإيداع من مؤسسة النقد سواء كان توريد نقدية أو تحصيل مبالغ من الخارج, والطرف الدائن فيسجل فيه حركات السحب "إشعار من وزارة المالية بتحويل أوامر الدفع إلى الصرف"


7- دفتر الحوالات:


عبارة عن جانبين جانب مدين وجانب دائن ويسجل في الجانب الدائن عند تحرير الحوالة, أما الجانب المدين فيسجل فيه صرف الحوالة من واقع إذن التسوية.


الحوالات


الحوالات المصروفة والتي تم صرفها من الصندوق
الحوالات المسحوبة بموجب أمر اعتماد صرف




8- دفتر أوامر الدفع:


عبارة عن جانبين, جانب دائن وجانب مدين ويسجل في جانب الدائن سحب وتحرير أمر الدفع بصافي المبلغ ويسجل في الجانب المدين صرف أمر الدفع.


أمر اعتماد صرف


أوامر الدفع التي حولت للصرف(القيام بسحب شيك على مؤسسة النقد بقيمتها)
أوامر الدفع المسحوبة بموجب أمر اعتماد صرف




9- دفتر تسوية المستحقات العامة:


فيه جانبين في الجانب المدين تسجل الجهة المستفيدة من الخدمة وتسجل في الجانب الدائن الجهة المقدمة للخدمة.


ويوسط هذا الدفتر "الحساب" لتسجيل الخدمات المتبادلة بين الجهات الحكومية. على سبيل المثال وزارة البرق والبريد والهاتف عند تقديم خدماتها لأفراد أو شركات تحصل قيمة هذه الخدمات نقدا, أما إذا قدمت خدمات لجهات حكومية فلا تحصل قيمتها نقدا بل تسجل في دفتر تسوية المستحقات العامة.


10- دفتر المطلوبات:


هو عبارة عن مبالغ تمثل إيرادات للدولة لم تحصل بعد, يحتوي الدفتر على جانبين, الجانب الدائن يثبت فيه المبالغ المطلوب تحصيلها, والجانب المدين التي تم تحصيلها فعلا.


المطلوبات


المبالغ التي تم تحصيلها من هذه الإيرادات
المبالغ التي تعتبر إيرادات للجهة الحكومية ولم تحصل بعد




أ- دفتر إجمـــالي:


أ- إجمالي أمانات: يساعد على إحكام الرقابة على مفردات الأمانات.


ب- إجمالي العهد: يساعد على إحكام الرقابة على مفردات العهد.






الدفاتر الإحصائية :


1- سجل حصر أوامر الصرف :


وهو سجل إحصائي يقيد به جميع أوامر الصرف الواردة للإدارة المالية برقم وتاريخ ورودها ،


وذلك حتى يمكن متابعة أمر الصرف إلى أن يتم صرف المبلغ إلى مستحقه بموجب حوالة أو أمر دفع


2- سجل الارتباطات :


عبارة عن دفتر يقيد به الارتباطات الخاصة بكل بند من بنود الميزانية، ويراعى عدم الارتباط بالصرف إلا إذا كان هناك مبالغ في البند المختص . وينبغي أن يوقع كاتب سجل الارتباطات على أمر اعتماد الصرف بسماح البند أو عدم سماحه وذلك قبل استكمال إجراءات الصرف .


3- سجل الكفالات :


يقيد به جميع خطابات الضمان التي تقدم من المتعهد أو التاجر والتي تكون معتمدة من البنوك . وعندما ’يرد خطاب الضمان لانتهاء الغرض منه يؤشر أمامه في السجل .( ملاحظة : خطاب الضمان لا يجرى له قيد محاسبي سواء عند استلامه من المورد أو عند رده للمورد فقط يكتفى بتسجيله في سجل الكفالات )


4- سجل السلف المستديمة :


يخصص لمراقبة السلفة المستديمة التي يرسلها المركز الرئيسي لأحد فروعه لمواجهة النفقات العاجلة ، وذلك لمراقبة المبالغ التي صرفت والمتبقية من هذه السلفة .


5- دفتر مراقبة المشروعات :


تثبت فيه جميع المعلومات الخاصة بكب مشروع تقوم به المصلحة الحكومية ، وذلك بهدف تحقيق الرقابة على الحركة المالية للمشروع .


6- دفتر يومية الصندوق :


يمسك هذا الدفتر أمين الصندوق ويجب مطابقته دوريا مع دفتر حساب الصندوق الذي تمسكه افدارة المالية ، وتثبت فيه جميع المتحصلات بموجب أمر اقبض أوالمبالغ التي ترد من مؤسسة النقد لتغذية الصندوق ، وجميع المدفوعات التي تصرف بموجب حوالات أو المبالغ التي يودعها أمين الصندوق في مؤسسة النقد .