إدارة المخزون السلعى :
يمثل المخزون السلعى أحد العناصر الهامة للأصول المتداولة ، وذلك لما يوصف به من خصائص تميزه عن بقية عناصر هذه الأصول ، وهى :
- يشكل المخزون السلعى أقل عناصر الأصول المتداولة سيولة وذلك لصعوبة وبطء تحويله إلى نقدية .
- كبر حجم الأموال الممثلة للمخزون السلعى ، فهو يشكل غالبية الأصول المتداولة بالمؤسسات الصناعية .
- أهمية المخزون السلعى لكونه أحد المؤشرات الاقتصادية الهامة المعبرة عن اتجاهات الاقتصاد الوطنى ونموه .
ويقصد بالمخزون السلعى – كمية المنتجات التى تحتفظ بها الشركة بغرض بيعها وكذلك الأجزاء المكونة لهذه المنتجات . أى أن المخزون هو أصل من أصول الشركة والذى سيتم بيعه مستقبلا وخلال أعمال الشركة العادية , ويتكون المخزون السلعى من العناصر التالية :
- المواد الخـــــــــام .
- البضاعة تحت التصنيع أو غير التامة الصنع .
- البضاعة الجاهزة .
كما يختلف المخزون السلعى عن بقية عناصر الموجودات المتداولة، من حيث تأثيره المباشــر على قرارات جميع الأقسام الإدارية بالشركة ، مثل :
- الإدارة المالية - إدارة التسويق .
- إدارة الإنتاج - إدارة المشتريات .
ومعنى هذا ، أن أى قرار يمكن أن يؤدى إلى زيادة كمية المخزون لا بد وأن يؤثر بشكل مباشر على تلك الأقسام الإدارية المذكورة . ولذلك يجب التنسيق بين تلك الأقسام عند تحديد الحجم الأمثل للمخزون ، فمثلا يجب على الإدارة المالية أن تكون على علم بحجم المخزون وذلك لرصد المخصصات اللازمة لذلك . كما يجب على إدارة التسويق معرفة كمية المخزون من السلع الجاهزة المباشرة فى عملية التسويق ، وكذلك الحال فى إدارة الإنتاج التى تتولى جدولة الكمية المنتجة للحيلولة دون حدوث الاختناقات . أما إدارة المشتريات فعليها أن تطلع على كمية المواد الأولية اللازمة لعملية التصنيع .
ومن هنا ، فإن إدارة المخزون السلعى تعتبر عملية هامة ومعقدة إذا ما قورنت بإدارة بقية الأصول المتداولة ، وفيما يلى سنناقش أهم أهداف إدارة المخزون ، وكذلك الأساليب المتبعة لإدارته .

– أهداف المخزون السلعى :

تشير أهداف إدارة المخزون السلعى ، إلى هدفين متعارضين هما :
- تخفيض حجم الاستثمارات فى المخزون .
- تلبية طلبات العملاء من السلع المنتجة بالتنسيق مع أقسام الإنتاج والمبيعات فى الشركة .
ويظهر التعارض فى أهداف إدارة المخزون السابقة من حيث أنه إذا احتفظت الشركة بالحد الأدنى من المخزون ، فقد تفشل فى تلبية طلبات العملاء . وإذا ما احتفظت بكمية كبيرة من المخزون لتلبية هـــذه الطلبات ، فإن ذلك معناه زيادة الاستثمارات المالية فى المخزون ، وهنا يأتى دور الإدارة الجيدة للموازنة بين الهدفين .
ويمكن النظر أيضا إلى أهداف إدارة المخزون على أنها عملية مقارنة بين العوائد ، والتكاليف المترتبة على الاحتفاظ بالمخزون . فالاحتفاظ بالمخزون عملية مكلفة ماليا نتيجة لحجم الاستثمارات فيه ، كما أن للاحتفاظ بالمخزون فوائد كبيرة أيضا ، وأهمها أن المخزون الكافى يساعد المشروع على استمرار عملياته الصناعية دون توقف فى خطوطه الإنتاجية . ومن ثم فالهدف الرئيسى لإدارة المخزون ، هو الاحتفاظ بحجم اقتصادى من المخزون يحقق التوازن بين تلك المتطلبات المتعارضة ، أى أن الحجم الأمثل للمخزون لابد وأن يكون قائما على عملية المبادلة بين الفوائد والتكاليف الناجمة عن عملية الاحتفاظ بهذا الحجم من المخزون ، وفيما يلى سنبحث التكلفة والمنفعة المترتبة على الاحتفاظ بالمخزون :

– تكلفة الاحتفاظ بالمخزون :



– تكلفة طلب الشراء :
هى التكلفة المترتبة على عملية تقدم المشروع بطلب شراء المواد الأولية والخامات وغيرها من الموردين ، ويشمل هذا النوع من التكاليف ما يلى :
- تحضير طلبات الشراء .
- تكلفة استلام ونقل وفحص وتخزين المخزون .
ويمكن اعتبار هذه التكاليف ثابتة لكل طلبية بغض النظر عن كمية المخزون المشتراة ، فكلما زاد عدد مرات الشراء ، كلما زادت التكلفة مع بقائها ثابتة لكل طلبية ، وبالتالى يمكن تخفيض هذه التكاليف بتقليل عدد مرات الشراء ، وزيادة الكمية المشتراة فى كل مرة .


هى التكلفة الأساسية للمخزون ، وتعنى تكلفة الفرصة البديلة للأموال التى تدفعها المنشأة كثمن لشراء المواد الأولية وغيرها . أى أنها الأموال المخصصة لدفع قيمة المشتريات التى قررت المنشأة الاحتفاظ بها ، وتعتبر هذه التكاليف من التكاليف المتغيرة والتى تتأثر مباشرة بالكمية المطلوبة .

– تكلفة خدمات المخزون :
وتشمل هذه التكاليف الأنواع التالية :
- تكاليف الاستهلاك ، وإيجار المخازن وصيانتها ، والضرائب المترتبة على عملية تخزين المواد المشتراة .
- تكاليف التأمين والتالف والتقادم التكنولوجى لمواد المخزون ، والناجمة عن حوادث الحريق والسرقة والعطب والتغيرات الفنية نتيجة الاختراعات الحديثة ، كما تشمل هذه التكاليف احتمال هبوط الأسعار.
- تكاليف أجور العمل والاحتفاظ بالسجلات وإمساك الدفاتر الخاصة بأمور المخزون .
ويلاحظ أن معظم تكاليف الاحتفاظ بالمخزون من التكاليف المتغيرة والتى تتأثر بحجــم المخزون المراد الاحتفاظ به ، ويمكن اختصار هذه التكاليف إذا ما احتفظت المنشأة بكمية قليلة من المخزون .

- فوائد الاحتفاظ بالمخزون :

يؤدى المخزون وظائف هامة تخدم عمليات الإنتاج والمبيعات فى المنشأة ، وتعتبر عملية تمكين المشروع من السير فى عمليات الإنتاج والبيع دون توقف من أهم هذه الوظائف ، وعليه تجنى المنشأة فوائد عديدة من عمليات الشراء والإنتاج والبيع كما يتضح مما يلى :
4/4/3/1- فوائد عملية الشراء :
وتتمثل هذه الفوائد فيما يلى :
- الانتفاع بالخصم المسموح به فى حالة شراء المنشأة لكمية كبيرة .
- تخفيض تكلفة الإنتاج وتحسين ظروف المنافسة للمشروع فى حالة شراء المشروع للمواد الأولية قبل ارتفاع أسعارها خاصة فى حالات حدوث التضخم النقدى .

- فوائد عملية الإنتاج :
وتتمثل هذه الفوائد فى توجه المنشأة لإنتاج كمية تزيد أو تقل عن الكمية المباعة ، وخاصة إذا كانت مبيعات المنشــأة ذات طبيعة موسمية ، حيث يتطلب الأمر ضرورة المواءمة بين الإنتاج والمبيعات بهدف تحقيق الإنتاج المستمر وبنفس الكمية تقريبا خلال العام ، وتخزين الإنتاج الفائض لبيعه عند ازدياد الطلب الموسمى على المبيعات ، إذ أن ذلك يجنب المشروع التكاليف المترتبة على توقف الإنتاج ، ويمكنه من الاحتفاظ بكمية من المخزون لمواجهة الطلب فى المستقبل .

- فوائد عملية البيع :
وتتمثل هذه الفوائد فى تمكين المنشأة من زيادة حجم مبيعاتها ، حيث يقوم المخزون بتغطية الفجوة الزمنية الحاصلة بين عملية الإنتاج وعملية البيع مما يساعد المنشأة على تلبية الطلبات العاجلة دون تأخير. وهذا فى حد ذاته يعطى المنشأة ميزة تنافسية وخاصة فى حالات بيع السلع ذات الطبيعة الموسمية ، إذ أن الاحتفاظ بكمية معقولة من هذه السلع قبل حلول موسم المبيعات ، يحمى المنشأة من التعرض لخسارة بعض المبيعات لعدم تمكنها من تلبية طلبات العملاء .

- الرقابة على المخزون :
تؤدى الرقابة الجيدة للمخزون إلى وفورات كبيرة ، مما يقوى من مركز المنشأة المالى ، ومن أهم المشكلات التى تعترض مهمة الرقابة على المخزون ما يلى :
- مشكلة تصنيف المخزون لتحديد نوعية الرقابة اللازمة .
- مشكلة تحديد الحجم الأمثـــــل للمخزون .
- مشكلة تحديد توقيت عملية شراء المخزون .
- مشكلة تحديد حجم مخزون الأمــــــــــــان .
وفيما يلى مناقشة هذه المشكلات وطرق الحلول المقترحة بشأنها :
1 – مشكلة تصنيف المخزون :
يتطلب تحديد نوعية ودرجة الرقابة المطلوبة ، ضرورة تحديد كيفية تصنيف الأنواع المختلفة للمخزون . وهناك النظـــــام الأبجدى المعروف بـ( ABC System ) وهو نظام يقوم على افتراض أن المنشأة تشدد الرقابة على أنواع المخزون التى تتصف بالتكلفة الكبيرة والمخزون البطىء الحركة ، بينما تكون عملية الرقابة متساهلة فى أنواع المخزون التى تتميز بالتكلفة القليلة وسرعة الحركة . وعليه يتم تقسيم أنواع المخزون إلى عدة أصناف ، حيث يرمز لأنواع المخزون التى تتميز بارتفاع التكلفة بحرف " أ " والتى تكون الرقابة عليها مشددة ، أما الأصناف التى تقل تكلفتها عن الصنف الأول فيرمز لها بالحرف " ب " والتى تكون الرقابة عليها أقل من الصنف الأول ، وبالنسبة للصنف الأخير من المخزون فيرمز له بالحرف " جـ" ، ويتميز برخص ثمنه وتكون الرقابة عليه متساهلة ، ويمكن توضيح ذلك بالمثال الآتى :
مثال رقم (2)
تحتفظ إحدى المنشــــآت بخمسة أصناف من المخزون السلعى ، وفيما يلى هذه الأصــناف الخمسة مرتبة حسب الكمية والتكلفة :
رقم الصنف متوسط عدد وحدات المخزون متوسط تكلفة الوحدة بالجنيه
1 15000 وحدة 50.60 جنيه
2 7500 100.20
3 25000 10.00
4 20000 9.50
5 50000 2.00

والمطلوب : تصنيف أنواع المخزون حسب النظام الأبجدى ؟
( الحــــــل )
يوضح الجدول التالى رقم (4-1) تصنيف المخزون حسب النظام الأبجدى :
جدول رقم ( 4-1)
تصنيف المخزون حسب النظام الأبجدى
رقم الصنف عــــــدد الوحدات % تكلفة الوحدة مجموع التكاليف %
1 15000 13 50.60 759000 37
2 7500 6 100.20 751500 37
3 25000 21 10.00 250000 12
4 20000 17 9.50 190000 9
5 50000 43 2.00 100000 5
المجموع 117500 100% -- 2050500 100 %

ومن الجدول يتضح ما يلى :
- الصنف الأول والصنف الثانى يرمز لهما بالحرف "أ" ، ويشكلان 74% من التكلفة الإجمالية
- الصنف الثالث والصنف الرابع يرمز لهما بالحرف "ب" ، ويشكلان 21% من التكلفة الإجمالية .
- الصنف الخامس يرمز له بالرمز "جـ" ، ويمتاز بالتكلفة المتدنية وتشكل تكلفته 5% من التكلفة الإجمالية .
ويمتاز هذا التصنيف بسهولة ودقة تطبيقه ، ويستخدم حاليا فى الكثير من المنشآت الصناعية .
2 – مشكلة الحجم الأمثل لكميات المخزون المشتراة :
تتلخص هذه المشكلة فى تحديد حجم المخزون الواجب شراؤه فى كل طلبية ، وهل من الأفضل شراء هذا الحجم خلال فترة معينة مرة واحدة ، أو على شكل طلبيات صغيرة . ولحل هذه المشكلة يستلزم الأمر أهمية تحديد الحجم الاقتصادى للطلبية ( Economic Order quantity ) ، ويرمز هذا الحجم إلى كمية المشتريات التى تكون عندها التكاليف الإجمالية لكل من تكاليف الطلبية وتكاليف الاحتفاظ بالمخزون ( السابق الإشارة إليهما ) أقل ما يمكن .
ويمكن تحديد الحجم الاقتصادى للطلبية بطريقتين هما : الطريقة التحليلية ، والطريقة الجبرية ( أو طريقة المعادلات ) كما يلى :
2/1 – الطريقة التحليلية : Analytical Approach
وتقوم على أساس تحديد تكلفة كل طلبية على حده ، ومعرفة تكلفة الشراء والاحتفاظ بالمخزون لكل طلبية ، ثم اختيار أقل الطلبيات تكلفة ، ويوضح المثال التالى هذه الطريقة :
مثال رقم (3)
تستخدم إحدى المنشآت 1200 وحدة من المخزون سنويا ، وبفرض أن تكلفة الشراء تمثل 37.5 جنيها لكل طلبية ، وتكلفة الاحتفاظ بالمخزون هى جنيها واحدا لكل وحدة فى السنة . فإذا علمت أنه باستطاعة المنشأة شراء المخزون على شكل طلبيات متعددة تمثلها الكميات التالية 1200 وحدة ، 300 وحدة ، 200 وحدة ، 100 وحدة .
ما الحجم الاقتصادى للطلبية من بين هذه الكميات ؟
( الحــــل )
يحدد الجدول التالى رقم (4-2) الحجم الاقتصادى للطلبية كما يلى :
جدول رقم (4-2)
الحجم الاقتصادى للطلبية
1- حجم الطلبية بالوحدة 1200 300 200 100
2- عدد الطلبيات 1 4 6 12
3- تكلفة الطلبية الواحدة 37.5 ج 37.5 ج 37.5 ج 37.5 ج
4- التكلفة الإجمالية للطلبيات ( 2×3 ) 37.5 ج 150 ج 225 ج 450 ج
5- تكلفة المخزون للوحدة الواحدة 1 ج 1 ج 1 ج 1 ج
6- متوسط المخزون بالوحدة 600 ج 150 ج 100 ج 50 ج
7- التكلفة الإجماليــــــــــــة للاحتفاظ بالمخزون (5×6) 600 ج 150 ج 100 ج 50 ج
8- التكاليف الكلية (4+7) 637.5 ج 300 ج 325 ج 500 ج

علما بأن :
- - عدد الطلبيات = عدد الوحدات المستخدمة من المخزون سنويا
حجم الطلبية


- - متوسط المخزون = حجم الطلبية
2

ويتضح من الصف الأخير للجدول أن التكلفة الإجمالية لكل من تكاليف الشراء وتكاليف الاحتفاظ بالمخزون تكون أقل ما يمكن ، عندما يكون حجم الطلبية 300 وحدة ، وبالتالى تكون هذه الطلبية هى الحجم الاقتصادى للشراء (EOQ) .
2/2 – الطريقة الجبرية ( طريقة المعادلات ) :

يمكن استخدام المعادلة التالية فى حساب الحجم الاقتصادى للطلبية كالتالى :
الحجم الاقتصادى =

حيث أن أ = الاحتياجات السنوية بالوحدات من المخزون خلال الفترة .
ط = تكلفة الطلبية الواحدة .
ت = تكلفة الاحتفاظ بالمخزون لكل وحدة .

2 × 1200 × 37.5
إذن الحجم الاقتصادى للطلبية = 1



= 90000
= 300 وحدة
وهى نفس النتيجة السابقة ، غير أن هذه الطريقة تمتاز بالسهولة والسرعة ، كما أن استخدامها الآن صار منتشراً عن الطريقة التحليلية .
3 – مشكلة توقيت عملية شراء المخزون :
وتتلخص هذه المشكلة فى تحديد نقطة الشراء ، وهى المستوى المطلوب ، والذى عنده يجب على الإدارة شراء كميات إضافية من المخزون لتعويض كميات المخزون المستخدمة ، وعلى أن تكون هذه الكميات المشتراة مساوية للحجم الاقتصادى للطلبية ، ويمكن استخدام المعادلة البسيطة التالية لحساب نقطة الشراء :
نقطة الشراء =(مدة الاستلام باليوم × متوسط الاستخدام اليومى)
وتشير مدة الاستلام إلى الوقت اللازم لاستلام المخزون بعد طلبه من الموردين ، أما متوسط الاستخدام اليومى ، فهو كمية المخزون المستهلكة يوميا ، ويوضح المثال التالى كيفية تحديد نقطة الشراء :
مثال رقم (4)
بفرض أن كمية المخزون المستهلكة يوميا فى إحدى الشركات هى 400 وحدة ، وأن مدة استلام المخزون الجديد من الموردين هى 12 يوما ، حدد نقطة الشراء وأهميتها العملية بالنسبة للشركة ؟ .
( الحـــل )
نقطة الشراء = مدة الاستلام باليوم × متوسط الاستخدام اليومى
= 12 × 4000
= 48000 وحدة
وترجع أهمية تحديد نقطة الشراء إلى أن الشركة عليها الالتزام بشراء كمية إضافية من المخزون عندما يصل مستواه إلى 48000 وحدة ، وعلى أن تكون الكمية المشتراة مساوية للحجم الاقتصادى للطلبية .
4 – مشكلة مخزون الأمان :
وتتلخص هذه المشكلة فى تحديد الحد الأدنى الإضافى من المخزون ، والمطلوب الاحتفاظ به كاحتياطى للشركة لمواجهة التغيرات الفجائية فى الطلب أو المشتريات أو الإنتاج . وفى سبيل ذلك ستتحمل الشركة بعض التكاليف الإضافية والخاصة بكل من تكاليف التخزين ، وتكاليف الاحتفاظ بمخزون الأمان .
وتشمل تكاليف التخزين كلا من تكلفة رأس المال وتكلفة التالف من مخزون الأمان ، علاوة على التكاليف الأخرى المرتبطة بحيازة المخزون بشكل عام . كما أن تكاليف الاحتفاظ بمخزون الأمان ، هى ذاتها التكاليف السابق ذكرها والتى تتحملها الشركة نتيجة لاحتفاظها بالمخزون . وتكون تكاليف التخزين بشكل معاكس لتكاليف الاحتفاظ بالمخزون ، بمعنى أنه إذا زاد حجم مخزون الأمان تقل تكاليف التخزين والعكس صـــحيح . وبالتالى فإن الحجم الأمثل لمخزون الأمان ، هو تلك الكمية التى عندها تكون التكلفة الإجمالية لمجموع التكلفتين السـابقتين ( تكلفة التخزين + تكلفة الاحتفاظ بمخزون الأمان ) أقل ما يمكن .
ويوضح المثال التالى كيفية تحديد مستوى مخزون الأمان :
مثال رقم (5)
فيما يلى عدد الوحدات المطلوبة عند نفاذ المخزون ، وعدد المرات التى نفذ فيها المخزون ، والمستقاة من إحدى التجارب العملية لشركة معينة:
عدد الوحدات المطلوبة عدد مرات نفاذ المخزون النسبة المئوية
400 وحدة مرة واحدة 1%
300 وحدة مرتـــان 2%
200 وحدة 3 مرات 3%
100 وحدة 10 مرات 10%
صفر 90 مــرة 90%
100 مرة 100%

وبفرض أن تكلفة التخزين تمثل 50 جنيها ، كما تمثل تكلفة الاحتفاظ بالمخزون للوحدة 10 جنيهات – حدد الحجم الأمثل لمخزون الأمان ؟
( الحــــــل )
4/1 – تحديد التكلفة الإجمالية لنفاذ المخزون :
لمعرفة عدد الوحدات المطلوبة عند المستويات المختلفة لمخزون الأمان، واحتمالات نفاذها كأسـاس لتحديد التكلفة الكلية لنفاذ المخزون ، يلاحظ أنه :
- عندما كان مخزون الأمان لدى الشركة 400 وحدة ، فإنها لم تحتاج لوحدات إضافية ، وكان احتمال نفاذ المخزون بها صفراً .
- عندما كان مخزون الأمان لدى الشركة 300 وحدة ، فإنها احتاجت إلى 100 وحدة أخرى ، وكان احتمال نفاذ المخزون بها 1% .
وبنفس الطريقة تحسب عدد الوحدات المطلوبة واحتمالات نفاذها لبقية المشتريات لمخزون الأمان ، كما هو واضح فى العمودين الثانى والثالث من الجدول التالى رقم (4-3) مع مراعاة أن :
تكلفة نفاذ المخزون = عدد وحدات المخزون المطلوبة × تكلفة نفاذ المخزون بالوحدة × احتمال نفاذ المخزون .



جدول رقم (4-3)
التكلفة الإجمالية لنفاذ المخزون
مستوى مخزون الأمان (1) المخزون
المطلوب بالوحدة
(2)
احتمال نفاذ المخزون
(3)
تكلفة نفاذ المخزون
( 50 جنيه ) عند المستوى الحالى (4)
التكلفة الكلية لنفاذ المخزون (5)
400 صفر صفر صفر صفر
300 100 1% 50 50
200 100 1%
2%
100 200
100 200
100
1%
2%
3%
200
150
500
صفر 300
200
100
1%
2%
3%
10%
300
300
500
1300
الإجمـــــــــــــــالى 2050

4/2 – تحديد التكلفة الكلية لمخزون الأمان :
يتم حساب التكلفة الإجمالية لمخزون الأمان – كما يلى :
4/2/1- تحديد تكلفة الاحتفاظ بالمخزون عند المستويات المختلفة لمخزون الأمان بالوحدة باستخدام المعادلة التالية :
تكلفة الاحتفاظ بالمخزون = مخزون الأمان × تكلفة الاحتفاظ بالمخزون للوحدة
4/2/2- إضافة تكلفة الاحتفاظ بالمخزون إلى تكلفة نفاذ المخزون لكل مستوى من مستويات مخزون الأمان ، كما يلى :
التكلفة الإجمالية لمخزون الأمان = تكلفة نفاذ المخزون المتوقعة + تكلفة الاحتفاظ بالمخزون
ويوضـــح الجدول التالى رقم (4-4) هذه الخطوات كما يلى :
جدول رقم (4-4)
التكلفة الإجمالية لمخزون الآمان
مستوى مخزون الأمان (1) تكلفة نفاذ المخزون المتوقعة
(2)
تكلفة الاحتفاظ بالمخزون
(10 جنيه للوحدة )
(3)
التكلفة الكلية لمخزون
الأمان
(4) = (2) + (3)
صفر 2050 صفر 2050
100 750 1000 1750
200 250 2000 2250
300 50 3000 3050
400 صفر 4000 4000

ويتضح من الجدول أن الحجم الأمثل لمخزون الأمان هو 100 وحدة ، لأن هذا الحجم يحقق أقل تكلفة كلية ممكنة لمخزون الأمان وقدرها 1750 جنيها .