يعرف مسك الدفاتر Book keeping بأنه "فن تدوين العمليات المالية لأي مشروع أو منشأة في دفاترها واستخراج نتائجها وفقا لمبادئ المحاسبة"، أي هو عبارة عن فن تسجيل المعاملات المادية المختلفة، وفق النظم التى يرسمها علم المحاسبة، ومن ذلك يتضح أنها ما هو إلا جزء من العملية المحاسبية والمختص بعملية التسجيل، فبشكل عام فإن عملية المحاسبة تتضمن ثلاثة أمور من ضمنها إمساك الدفاتر، وهي:-


1. تحديد وتحليل الأحداث و الصفقات.
2. تسجيل الأحداث و الصفقات المالية وتبويبها وتلخيصها (إمساك الدفاتر).
3. تقديم التقارير المالية.


وعليه فإن ماسك الدفاتر هو ذلك الشخص المنوط به تنفيذ الأساليب والإجراءات طبقا للقواعد والتوجيهات التي وضعها المحاسب ، ودوره في مجال المحاسبة هو دور تنفيذي.


والمحاسبة Accounting بصفة عامة علم يتضمن مجموعة من المبادئ العلمية المتعارف عليها والمقبولة قبولاً عام، والتي تستخدم لتقديم المعلومات المفيدة لمتخذي القرار بهدف اتخاذ قرارات سليمة، ولتحقيق ذلك فإن المحاسبة تقوم بـ (1) جمع وتحديد وتحليل الأحداث والصفقات ذات القيم الاقتصادية والمالية، ثم (2) تقوم بتسجيلها وتبويبها وتلخيصها في مجموعة من الدفاتر والسجلات، ثم أخيراً (3) تقوم بتقديم التقارير المالية المرتبطة بنتائج تلك الأحداث والصفقات، بقصد تحديد نتيجة أعمال المشروع من ربح أو خسارة خلال فترة زمنية معينة، وكذلك تحديد المركز المالي لهذا المشروع في نهاية هذه المدة.


عليه فإن المحاسب هو ذلك الشخص المنوط به تصميم وتنفيذ الجانب التطبيقي في المحاسبة ، من أساليب وقواعد وإجراءات بما يتناسب وظروف المنشاة محل التطبيق – ودورة توجيهي في كثير من الأحيان.


أما المراجعة Auditing فهي عبارة عن التأكد من أن التنفيذ الذي قام به ماسك الدفاتر يتطابق مع النظام الذي خططه المحاسب، وكذلك التأكد من أن كافة المعاملات المادية المسجلة بالدفاتر يؤيدها مستندات، كما تتضمن عملية المراجعة اكتشاف الأخطاء أولاً بأول حتى لا تتراكم الأخطاء ويمكن منع استمرار وقوعها.


وعليه فإن المراجع هو ذلك الشخص المحايد الملم بالأصول العلمية والعملية للمحاسبة ، والذي يتولى فحص ما قام به المحاسب والإدارة وتقديم تقرير وافى عن طبيعة العمل في المنشأة ومدى تحقيق الأهداف ومدى دلالة القوائم المالية ، بما يدعم الثقة في هذه القوائم.


أذن يمكنا القول أن هناك أرتباط عضوي بين المحاسبة وإمساك الدفاتر والمراجعة، فالمحاسب يصمم النظام، وماسك الدفاتر ينفذه إلي قيود بالدفاتر والسجلات، والمراجع يتأكد من أن التنفيذ الذي قام به ماسك الدفاتر يتطابق مع التصميم الذي قام به المحاسب.


فمن هذه التعريفات الثلاث يتبين لنا أن المحاسبة Accounting أكثر شمولية من مسك الدفاتر ،Book keeping إذ أن مسك الدفاتر هو العمل الآلي أو الميكانيكي الذي يقوم به ماسك الدفاتر، والذي بدوره غير مطالب بمعرفة كل مبادئ وقواعد المحاسبة، وإنما يكفي معرفته بالأسس المحاسبية المستخدمة في تحليل وتسجيل العمليات المالية واستخراج نتيجة المنشأة من ربح او خسارة، وهذا كله جزء يسير من عمل المحاسب Accountant، ومن هنا جاءت مقولة أن المحاسب يمكن أن يكون ماسك دفاتر، ولكن يصعب على ماسك الدفاتر أن يكون محاسباً.