كما نعلم فإن المحاسبة عبارة عن نظام للمعلومات، وكل نظام ليكتمل لابد له من مجموعة من العناصر، وهذا يجعلنا نتطرق إلى جانب مهم من جوانب النظام المحاسبي ألا وهو عناصر النظام المحاسبي Elements of the accounting system، فالنظام المحاسبي مبنى على مجموعة من العناصر الأساسية، التي تشكل أجزاء من النظام، التي تتولي عملية اثبات النشاطات والصفقات والفعاليات، التي تؤثر على أصول والتزامات وحقوق الملكية للمشروع، وهذه العناصر الأساسية هي:-






1- الوثائق المحاسبية (المجموعة المستندية):-
الأحداث المالية الداخلة في محيط أعمال المنشأة، والتي يكون لها أثر في إحداث تغير في مركزها المالى، لابد وأن تثبت، ووسيلة إثبات هذه الأحداث، هو تسجيلها في وثائقأولية ضمن تنظيم محاسبي معين، مثال ذلك عمليات البيع النقدي أو على الحساب، فإن فاتورة البيع المدون فيها نوعية وقيمة البضاعة المباعة، تعتبر وثيقة محاسبية لإثباتعمليات البيع، وكذلك سندات دفع المصروفات المختلفة، أو تحصيل إيرادات معينة، هي وثائق محاسبية لإثبات حصول تلك المعاملات، هذه الوثائق المحاسبية تختلف منمنشأة إلى أخرى، كل حسب ظروفه المالية ونوعية وطبيعة الأعمال التي يمارسها، هذا الاختلاف قد يكون في تصميم وإعداد وكمية ونوعية المعلومات التي تحتويها كلوثيقة، لكن جميع المنشآت الاقتصادية التي تستخدم نظاماً محاسبياً لا بد لها من إثبات معاملاتها المالية في وثائق أولية تكون السند والمرجع في إثبات حدوث تلك المعاملات.


2- التعليمات المحاسبية:-
في بعض المنشآت تسمى تلك التعليمات بالدليل المحاسبي أو اللائحة الداخلية للنظام المحاسبي، ومهما تكن التسمية فإن الصفة المشتركة لها هو وصف وتحديد سير العملالمحاسبي بالمنشأة وتحديد النماذج والسجلات المطلوب إعدادها، والتسجيل فيها. وكذلك مسؤوليات الأشخاص في الإعداد والتوثيق والتصديق عليها، لذلك نجد أن منأساسيات أي نظام محاسبي، وجود تعليمات محددة لتدوين حدوث المعاملات المالية وإثباتها، وكذلك الطريقة الخاصة بالمنشأة بجمع تلك المعلومات والتأكد منها.


3- السجلات المحاسبية (المجموعة الدفترية):-
النظام المحاسبي المتكامل في المنشأة لا يعتمد فقط على وثائق أولية تثبت حدوث المعاملات المالية، بل لابد من نقل المعلومات المالية الموجودة في تلك الوثائق إلى سجلاتمحاسبية محددة حسب طريقة إجرائية معينة، سنقدمها في تدوينة قادمة، تلك السجلات المحاسبية هي دفاتر معرفة بالأسم والصيغة، تستعمل لتجميع وتبويب المعلوماتالمالية، ومن أنواع هذه الدفاتر دفتر اليومية العامة واليوميات الفرعية، دفاتر الأستاذ المختلفة، ) في تدوينة تالية سنتطرق إلى شرح هذه الدفاتر وكيفية وتوقيت التسجيلفيها (، إمساك هذه الدفاتر يكون في بعض الحالات بنص القانون أو النظام التجاري المطبق في البلدان، التي تمارس فيها المنشأة نشاطاتها، وكذلك حجم وعدد هذهالسجلات، أو الدفاتر المحاسبية يختلف من منشأة إلى أخرى بحسب حجمها وطبيعة النشاط فيها.


4- التقارير المحاسبية:-
من واقع السجلات المحاسبية يستخرج المحاسبون تقارير مالية تبين نتيجة أعمال المنشأة من ربح أو خسارة، وكذلك تبين مركزها المالي الذي يشرح ما تملكه من أصول وماتلتزم به من خصوم، هذه التقارير المالية هي المحطة النهائية لإجراءات النظام المحاسبي وبيت القصيد فيه، فهدف النظام المحاسبي ككل، هو تجميع وتسجيل وتبويبالمعلومات المالية المؤثرة في أصول وخصوم المنشأة، ومن ثم استخراج تقارير مالية بنتيجة تلك العمليات في شكل قوائم مالية للاستخدام الداخلي والخارجي بها، التقاريرالمالية على هذه الصورة تكمل حلقة الوصل ما بين القائمين على إدارة وتنظيم النظام المحاسبي بالمنشأة والأشخاص الآخرين المستخدمين للمعلومات المحاسبية داخل المنشأة مثل : مديري الإدارات والرؤساء، والأشخاص أو الهيئات الأخرى خارج المنشأة مثل : المستثمرين وأصحاب الأعمال والجهات الحكومية المختلفة.