يمثل النظام المحاسبي المخزني نقطة التحول في هيكل النظام المحاسبي في منشآت الاعمال , فهو الفيصل بين نظم محاسبة العمليات , ونظم محاسبة الموجودات , وعنده تتقاطع نظم المحاسبة عن تداول المواد ( المشتريات _ الانتاج _ المبيعات ) وتبدأ نظم المحاسبة عن الموجودات المتداولة بأعتبارها أقل سيولة . وأذا كان موقع النظام هذا الذي يشبه عقدة الأتصال يضفي عليه اهمية بالغة فأن هناك من الابعاد الاخرى مايجعلهُ أكثر أهمية وحساسيـة .. وهـي :
· البعـد الأول :البعد المالي , ويأتي من خاصية الخزين التي يطلق عليه البعض بسببها ( الشر الذي لابد منه necessary evil ) فهو يمتص الاموال ويصبح متقادما وعرضة للسرقة والأختلاس والحريق والتلف والتأثر بالظروف الجوية , بالأضافة الى أن ادارته والرقابة عليه مكلفة . ومن جانب آخر فهو ظروري لسير الانتاج وعمليات المبيعات , والأحتفاظ بالأسواق والعملاء وتكوين السمعة التجارية الجيدة . وبالتالي , فأن الأدارة عادة ماتكون أمام قوتين متعاكستين تدفع احداهما بأتجاه زيادة الخزين بينما تدفع الاخرى بأتجاه تقليصه . وأن التوفيق بين هاتين القوتين يصح أن نطلق عليه ( هندسـة الخزيـن ) .


· البعد الثاني : البعد المحاسبي , فالخزين يمثل جزءآ مهما من الكلفة الكلية ورأس المال العامل , وبالتالي فان وجوده وتقييمه يؤثر على كل من الميزانية العامة وتقرير الدخل , أي على صافي رأس المال العامل وصافي الربح المحاسبي .
·البعد الثالث : البعد الرقابي , حيث ان الخزين يعتبر مكافئاً للنقد من حيث احتمالات تعرضه للمخاطر , ولذلك فهو يحتاج الى اجراءات رقابة داخلية محكمة ودقيقة .


أهداف النظام المحاسبي المخزني
يهدف النظام المحاسبي المخزني الى المحاسبة عن الخزين , وتوفير مقومات حمايته والرقابة عليه وتهيئة المعلومات التي تحتاجها الأدارة عن حالته والمتغيرات التي تطرأ عليه . ويمكن ان تقسم هذه الأهداف بصورة تفصيلية الى مايلي :
1. أنشاء مراكز المسؤولية عن الخزين بهدف حمايته والرقابة عليه .
2. تحديد كلفة البضاعة المباعة بهدف مقابلتها مع صافي المبيعات لتحديد مجمل الربح .
3. قياس كلفة الخزين لأغراض عرضه ضمن المركز المالي للمنشأة في نهاية الفترة المالية كموجود من الموجودات المتداولة .
4. أنشاء الأنظمة والمؤشرات القياسية للرقابة على الخزين , وتحديثها بأستمرار .
5. مسك السجلات والبطاقات والمستندات التي تسهل مهام الرقابة على الخزين .
6. وضع نظام بسيط وملائم وواضح لتصنيف وترميز الخزين بما يسهل من عملية الاستدلال عليه وادارته والمحاسبة عنه .
7. ترشيد الانفاق من خلال المساعدة في تنميط المواد المخزنية .
8. تنظيم عمليات جرد الخزين ومتابعة نتائجها بهدف المساهمة في حماية الخزين والمسائلة عن اية انحرافات تحدث فيه .


تصنيـف الخـزيــن
يصنف الخزين الى الفئات التاليــة , وهذا التصنيف هو المعول عليه في اعداد القوائم المالية والحسابات الختامية :
1. البضاعة التجارية ( المشتراة لغرض البيع ) .
2. المواد الأولية والخامات (المشتراة لغرض تحويلها الى منتجات أخرى ) .
3. خزين البضاعة التامة الصنع ( المستلمة من الاقسام الانتاجية ) .
4. البضاعة في مراحل الأنتاج او الصنع , والأعمال تحت التنفيذ .
5. المواد والتجهيزات المساعدة ( مثل التجهيزات المكتبية والادارية , والوقود والزيوت والادوات الاحتياطية .. ألخ )
أنظمــــــة الخــــزيــــن
هناك نظامان رئيسيان للمحاسبة عن الخزين والسيطرة عليه , همـا :
1. نظام السيطرة الكميـة ( نظام الخزين الدوري ) Periodic Inventory Systemيستخدم هذا النظام في أغلب المنشآت التجارية , وبموجبه تسجل البضاعة عند اقتنائها بجعل حساب المشتريات مدينا , وعند بيعها يجعل حساب المبيعات دائناً , وفي نهاية الفترة المحاسبية تتخذ الاجراءات لجرد الخزين وتقييمه بهدف أحتساب كلفة البضاعة المباعة واظهاره في الميزانية العامة كموجود من الموجودات المتداولة .
ويتسم هذا النظام ببساطة اجراءاته وكونه عمليا خصوصا في المنشآت التي تبيع انواع مختلفة من البضائع بأسعار منخفضة للوحدة الواحدة . الأ انه يقف عائقا امام تقديم المعلومات التي تحتاجها الادارة عن كلف الأستثمار في الخزين في أية فترة أثناء السنة المالية , ولا يُمكّن الأدارة من عمل تقارير مالية شهرية او فصلية .ولأجل ملافاة هذا العيب فأن اغلب المنشآت تلجأ الى تقدير مبلغ الخزين , ومن أشهر الطرق في ذلك طريقتان هما:
أ _ طريقـــة أسعــار مخـــازن المفــــرد Retail Inventory Method


ب _ طريقــة مجمــل الربــــح Gross Profit Method
2. نظام السيطرة الكمية والقيمية ( نظام الخزين الأفرادي )Perpetual Inventory System
يستخدم هذا النظام في المنشآت الأنتاجية , وفي المنشآت التجارية التي تبيع البضائع بأسعار مرتفعة كالسيارات والمكائن والمعدات , والمنشآت التي تقوم بتنفيذ الصفقات بناءاً على طلبات العملاء .
وبموجب هذا النظام تضاف البضاعة المشتراة في المنشآت التجارية الى حساب الخزين عند ورودها , وعند البيع تنتقل كلفة البضاعة من حساب الخزين الى حساب كلفة البضاعة المباعة , الذي يقارن مع صافي المبيعات لتحديد مجمل الربح في أية فترة خلال السنة , وهذه الطريقة لتسهيل المطابقة النظامية وتفادي اجراءات الغلق والجرد النهائي وهو يساعد في الرقابة على المواد , والميزة الجوهرية لهُ هي المطابقة المستمرة للخزين .
ولاجل ضمان فاعلية هذا النظام فأنه يعزز بالنظم المساعدة التالية :
أ _ نظام الجرد المستمر
ب _ نظام المخازن الفرعية
جـ _ نظم تسعير الصادر المخزني


أجراءات النظام المحاسبي المخزني


1) أستــلام المـواد فـي المخـازن
بعد فحص المواد الواردة والمصادقة على أستلامها فأنها توجه الى المخزن المعين مع تقرير الاستلام , كذلك فأن المواد والأجزاء المنتجة داخل المنشأة توجه الى المخازن مع تقرير الأنتاج.
حيث يقوم أمين المخزن بأجراءات العد والمطابقة ومن ثم يحرر مستند الأستلام المخزني , وينظم هذا المستند بأربعة نسخ , ترسل الأولى الى المشتريات لارفاقها مع معاملة الشراء , أما الثانية فترسل الى الحسابات المخزنية للتسجل في أستاذ المخازن , وتحفظ النسخة الثالثة في اضبارة معاملة الشراء او الأعتماد المستندي , وتبقى النسخة الرابعة في السجل وتستعمل من قبل أمين المخزن للتأشير في البطاقة المخزنية .
2) التسجيـــل فــي البطـاقـــة المخـزنيــة وأستـــاذ المخـــازن
يقوم أمين المخزن بتسجيل المواد المستلمة في البطاقة المخزنية Bin Card بالكميات فقط , وعند وصول نسخة الأستلام المخزني الخاصة بالحسابات المخزنية يجري ادخالها في سجل أستاذ المخازن ويحتوي هذا السجل على نفس المعلومات الواردة في البطاقة المخزنية مضافاً اليها الحقول الخاصة بالسعر والقيمة ( في حال أتباع نظام السيطرة الكمية والقيمية ) , او حقلاً خاصاً بسعر المفرد ( في حال اتباع طريقة سعر المفرد للسيطرة القيمية ) .
3) أصــدار المــواد المخزنيـــــة
تصدر الموادمن المخازنبناءاً على طلبات المواد الصادرة من الأقسام الأنتاجية والمعتمدة من قبل المدير المخول , او بناءاً على أوامر البيع الصادرة من أدارة المبيعات .
وينظم أمين المخزن مستنداً للأصدار المخزني بأربع نسخ , حيث ترسل الأولى النسخة الاولى الى الحسابات المخزنية للقيد في يومية المواد , وترسل الثانية الى حسابات التكاليف لأثبات الكميات المصروفة على مراكز الكلفة ( في المنشآت الأنتاجية ) , أما الثالثة فترسل الى القسم طالب المواد او ترفق مع معاملة البيع ( في المنشآت التجارية ) , وتبقى النسخة الرابعة في الدفتر وتستعمل للتاشير في البطاقة المخزنية .
4) أرجــاع المــواد الـى المخــازن
يتم أرجاع المواد الى المخازن من قبل الاقسام الانتاجية اما بسبب كون المواد مخالفة للمطلوب , او ان فيها عيباً , او انها فائضة عن الحاجة .
وعند أعادة المواد يحرر بها مذكرة ارجاع مواد تحتوي على نفس بيانات طلب المواد لكنها تطبع بلون مختلف لتمييزها , وعلى اساس هذه المذكرة تعدل سجلات المخازن وسجلات الكلفة , وهذهِ المذكرة يجب أن تخضع لأجراءات رقابة محكمة .
5) تحـــويــل المـــواد
قد يسحب أحد الأقسام مواد أكثر من حاجته , وتظهر الحاجة الملحة والمستعجلة اليها في قسم آخر , وبذلك يصار الى تحويل المواد بموجب مستند ( او مذكرة ) تحويل مواد يبين فيه كمية وقيمة المواد المحولة يبين فيه كمية وقيمة المواد المحولة , وأسم المركز الجديد المستفيد من المواد , وأسم مركز الكلفة القديم الذي سحب هذه المواد من المخازن , بدلاً من إعادتها الى المخازن وأصدارها مرة أخرى .
6) جــــــــرد الخـــــزين
تبرز الحاجة الى أجراء جرد شامل في نهاية الفترة المحاسبية عند اتباع نظام السيطرة الكمية على الخزين , أما عند أتباع نظام السيطرة الكمية والقيمية فتنتفي الحاجة الى أجراء جرد شامل ويستخدم بدلاً عن ذلك أسلوب المعاينة الاحصائية مع توزيع اجراءات الجرد على مدار السنة او في نهاياتها , وتبرز الحاجة الى الجرد ايضا في ظل ظروف معينة كبيع او تصفية المنشأة او اندماج المنشأة مع اخرى .


الرقابــة الداخليـــة علـــى الخــزيــن
1. الفصل بين واجبات حيازة الخزين والمحاسبة عنه ومطابقته وجرده واستلامه وشحنه .
2. أستخدام مستندات مخزنية مطبوعة ومرقمة مسبقاً .
3. أتباع اجراءات للحماية الطبيعية للمخازن وأستعمال وسائل الانذار والاجراس والاقفال المزدوجة .
4. أستخدام وسائل جيدة لمناولة الخزين , وتوظيبه .
5. تسليم عهدة المخازن الى موظفين يتمتعون بالكفاءة والامانة .
6. منع الدخول الى المخازن لغير الاشخاص المعنيين .
7. استخدام اسلوب التواقيع المزدوجة لبعض المواد , اذ لاتصرف الا بوجود أكثر من توقيع لاشخاص مخولين .
8. اعداد تقارير دورية عن الخزين .
9. مسك سجلات للسيطرة على المواد لدى الغير , والمواد المرسلة للمعالجة خارج المنشأة .
10. استقصاء أية اختلافات في السجلات المخزنية وقوائم الجرد وتدقيق هذه الاختلافات افراديا .


شطـــب المــواد المخـــزنيــة
حينما تصبح المواد متقادمة او تالفة او غير صالحة للاستعمال ينبغي اتخاذ اجراءات لاستبعادها اوشطبها , ولآجل ذلك يتم :
1. تشكيل لجنة للشطب من عدد من الاشخاص ماليين وأداريين وفنيين من غير موظفي المخازن او الحسابات المخزنية للكشف عن المواد .
2. عرض قرار اللجنة على الجهة الادارية المخولة للمصادقة عليه .
3. اخراج المواد من المخازن بمعرفة اللجنة , للتأكد من عدم أخراج مواد جديدة بدلا منها ووضعها في مخزن خاص بالمخلفات والمستهلكات , او في محل منعزل .
4. اجراء المعالجة المحاسبية بتثبيت القيمة الجديدة على مخزن المخلفات وتنزيل القيمة القديمة من المخزن الاصلي , ومعالجة الفرق ضمن حساب الارباح والخسائر .
5. تشكيل لجنة جديدة لبيع هذه المواد ( يفضل بالمزاد العلني ) , اذا كانت قابلة للبيع ولها قيمة , او لأتلافها وتحرير محضر بذلك .
ملخص من كتـاب (عادل محمد الحسون " النظم المحاسبية "