الاحتياطيات هي احد بنود حقوق الملكية وتظهر في الجانب الدائن من الميزانية ، وسبب وجودها حماية المؤسسة من اي طاريء ناتج عن ظروف خارجية لم تكن الشركة تتوقعها.


ومن انواعها :


الاحتياطيات القانونية
الاحتياطي الاختياري
الاحتياطي العام
احتياطي الطواريء
احتياطيات اخرى


اما طريقة انشاء الاحتياطيات ، سؤالك غير واضح ، ولكنني سابين لك بانه عندما تربح المؤسسة في نهاية السنة المالية مبلغ 1000000 وحدة نقدية ، فاذا كانت هذه المؤسسة مساهمة عامة فتكون ملزمة باقتطاع نسبة معينة من هذه الارباح بعد طرح الضريبة المستحقة عليها وتحويلها الى حسابات الاحتياطات المختلفة.


تتم هذه العمليات في حساب توزيع الارباح والخسائر بحيث يتم ترحيل صافي الربح بعد الضريبة الى الجانب الدائن منه ، وفي الجانب المدين يتم قيد الاحتياطيات المختلفة ضمن نسبة معينة محددة من قبل قوانين كل دولة وكذلك اقتطاعات للبحث العلمي والتطوير ومكافأة مجلس الادارة للشركة ( ضمن قانون ) واية توزيعات مقترحة من باقي الارباح ( بنسبة من راس المال المسجل والمدفوع ) على المساهمين .


والرصيد المتبقي يدور الى السنة الجديدة ويظهر في الميزانية ضمن حقوق الملكية.


اما المخصصات فهي التزام على الشركة اتجاه الآخرين ولهذا تظهر حسابات المخصصات في الجانب الدائن ضمن الخصوم الاخرى او الخصوم المتداولة .


ومن انواع المخصصات :


مخصص ضريبة الدخل
مخصص مكافأة نهاية الخدمة
مخصص الديون المشكوك في تحصيلها ( سوف اعطي تفصيلها )
مخصص الاجازات المتراكمة.


السبب في ايجاد هذه المخصصات ، هو الافصاح الحقيقي عن الالتزامات المالية المترتية على الشركة بكل عام ، بحيث يتحمل كل عام مالي نصيبه من هذه المخصصات لعدم تضخيم الميزانية في سنة ما على حساب سنوات اخرى ، ولمواجهة الالتزامات المختلفة عند استحقاقها بدون ان يؤثر ذلك على الوضع المالي للشركة.


ومثال ذلك :


هناك شركات تدفع تعويض نهاية الخدمة للموظفين عند انتهاء عملهم في المؤسسة وضمن قانون وتعليمات سارية ، ولهذا لا بد لهذه الشركة من ايجاد المخصص اللازم للتعويض حتى لا تكون في وضع مالي محرج عند استحقاق هذه المبالغ والتي تكون التزاما عليها ، وهذا ما ينطبق على مخصص الضريبة ايضا وغيرها من المخصصات.


اما بخصوص مخصص الديون المشكوك في تحصيلها فنقوم بعمل التسويات الجردية كما يلي :


عندما تبيع الشركة بضاعتها بالآجل فيتم فتح حساب العملاء ( الذمم المدينة ) ويظهر رصيده في نهاية السنة المالية في الجانب المدين من الميزانية تحت بند الاصول المتداولة.


ولكن قد لا تضمن الشركة من تحصيل كامل المبالغ من هؤلاء العملاء ، فتلجأ الى ايجاد مخصص ديون مشكوك في تحصيلها كما يلي :


ذمم مدينة 50000 جنيه


وقررت الشركة ان تكون نسبة المخصص 5 %


فيكون مبلغ المخصص 50000*5% = 2500 جنيه


فتكون القيود كما يلي :


2500 من حـ / مصاريف الديون المشكوك في تحصيلها
2500 الى حـ / مخصص الديون المشكوك في تحصيلها


يتم اغلاق حساب المصاريف في حساب الارباح والخسائر ، ويظهر المخصص بطريقتين في الميزانية :


الطريقة الاولى:
يظهر بالجانب الدائن من الاصول بمبلغ 2500 جنيه ، وبالجانب المدين تظهر الذمم المدينة بقيمة 50000 جنيه


الطريقة الثانية وهي المعمول بها :


الاصول المتداولة
50000 الذمم المدينة
2500 ( - ) مخصص الديون المشكوك في تحصيلها
---------
47500 صافي الذمم المدينة


وتدور هذه الارصدة الى السنة الجديدة.


لو كانت الذمم المدينة في نهاية السنة الجديدة اكبر او اقل مما كانت عليه في بداية السنة فيتم المعالجة كما يلي :


اذا كانت اكبر :


100000 جنيه الذمم المدينة
5% المخصص


مبلغ المخصص = 100000*5% = 5000 جنيه


لا تنسى ان لدينا مبلغ 2500 جنيه مدور من السنة السابقة لمخصص الديون المشكوك فيها ، وبالتالي كل ما هو مطلوب منا هو اضافة مبلغ 2500 فقط عليه ( 5000 مخصص السنة الحالية - 2500 الرصيد المدور = 2500 المطلوب اضافته )


يتم عمل القيود السابقة وبقيمة 2500 جنيه فقط وهو الفرق بين الحالي والرصيد المدور ، وتحميل حساب الارباح والخسائر بنفس هذه القيمة فقط 2500 ، اما الميزانية فتظهر كما يلي :


الاصول المتداولة
100000 الذمم المدينة
5000 ( - ) مخصص الديون المشكوك في تحصيلها
----------
95000 صافي الذمم المدينة


اما اذا كان رصيد الذمم في نهاية السنة الحالية اقل من بدايتها :


30000 الذمم المدينة
5% مخصص


فيكون مبلغ المخصص = 30000*5% = 1500 جنيه


بما انه يوجد رصيد مدور للمخصص بقيمة 2500 جنيه وهو يزيد عن المبلغ للمخصص في نهاية العام الحالي ، ولهذا لا بد من تخفيض قيمة حساب المخصص بمقدار 1000 جنيه وهو الفرق بين 2500-1500 = 1000 ، واعتبار هذا المبلغ كايراد يضاف لحساب الارباح والخسائر.


وتظهر الميزانية
الاصول المتداولة
30000 الذمم المدينة
1500 (-) مخصص الديون
--------
28500 صافي الذمم المدينة


ولكن هناك امر مهم لا بد وان تاخذه بعين الاعتبار وهو اذا كانت هناك ذمة معينة تم اعتبارها ذمة معدومة اي لا يمكن تحصيلها قطعياً لاسباب واضحة ومنها افلاس المدين ...الخ ، بالتالي عليك اولا طرح مبلغ الذمة المعدومة من الذمم المدينة ومن ثم يتم احتساب مخصص الديون المشكوك في تحصيلها على الرصيد الجديد بعد طرح الذمة المعدومة.


ويتم معالجة القيود كما يلي :


من حـ / الديون المعدومة
الى حـ / المدينون ( اسم العميل )


من حـ / الارباح والخسائر
الى حـ / الديون المعدومة
لاحظ ان حساب المدينون كان دائنا بالقيد اعلاه ، وهذا يعني ان الرصيد للذمم المدينة نقص بمقدار مبلغ الذمة المعدومة ، ولهذا سيظهر الرصيد للذمم المدينة في الميزانية بعد طرح الذمة المعدومة ومنه يتم طرح المخصص.