مواصفات المحاسب المؤهل للعمل في ادارة التكاليف:
يجب أن يكون لديه خبرة في المحاسبة المالية وفي عمل المخازن وعمليات الجرد وفي مراحل التصنيع المكملة حيث لا بئس من استغلال بعض الوقت في مراقبة العملية الانتاجية لكي تجتمع الصورة مع المعلومة في ذهن المحاسب وهذه الخبرة ستعطيه المقومات الاساسية التي سيبني عليها نموذج تقرير التكلفة الخاص بالمنشأة التي سيعمل بها.
يجب أن يتمتع بالصبر ولدرجة كبيرة خاصة عند تطبيق نظام محاسبة التكاليف لأول مرة في الشركة لأن التقارير الواردة من الاقسام الانتاجية في المنشأة ستكون محملة بأخطاء كبيرة ناتجة عن عدم استيعاب المشرفين لطبيعة البيانات المطلوبة ولاهتمامهم بالانتاج بدرجة اكبر معتقدين أن هذه التقارير ليست على درجة من الاهمية من وجهة نظرهم.
نصائح :
يجب أن يحافظ على التواصل المستمر مع مشرفي الانتاج بشكل عام وبشكل خاص مدير الانتاج وتحديث البيانات الواردة بشكل دائم.
يجب التواصل مع قسم الحسابات لأن الجزء الأهم من البيانات ستكون عن طريقهم.
التواصل مع امناء المخازن وتوجيههم من اجل صرف الخامات وقطع الغيار والمواد الاخرى على مراكز التكلفة المقررة من قبل الادارة العليا.
تدقيق التقارير المؤتمتة والصادرة من أجهزة الحواسب المرتبطة بألات الانتاج ومطابقتها مع المنصرف في تقرير أمين المخزن.
ثانيا:طريقة العمل:
عمل جدول على برنامج الاكسل توضح فيه مراكز التكلفة وتكاليف انتاجها وقيمة انتاجها من جهة أخرى.
تحديد التكاليف الثابتة و المتغيرة من خلال التعرف على ألية الانتاج من خلال مدير الانتاج ويتم التمييز بينها من خلال المعيار البسيط:
في حال توقف الانتاج أي التكاليف تستمر بالتحميل على المركز وتكون تللك التكاليف هي التكاليف الثابتة أما التكاليف الاخرى فتكون متغيرة.
مثال : فوائد القرض تعتبر تكاليف ثابتة وتحمل على الانتاج سواء تم الانتاج أم لا.
المواد الخام : متغيرة لأنه بدون انتاج لن يكون هناك مواد خام مستهلكة.
الرواتب والاجور ومتمماتها : هنا يمكن الاختصار باعتبار ان الشركة مستمرة في العمل ولو توقفت عن العمل في أحد الاشهر من السنة لكنها ستدفع المرتبات عن هذا الامر وتعتبر ثابتة أما اذا كان نشاط الشركة موسمي ويعتمد على عقود عمل مع الموظفين هنا تعتبر متغيرة.
ذهب بعض المحاسبين الى اعتبار حصة العامل في التامينات الاجتماعية أنها لاتدخل في حساب التكاليف وهذا الكلام صحيح في حال كان العامل هو الذي يقوم بدفع حصته بنفسه أما العرف أن الشركة هي التي تحتجز حصته وتوردها الى مصلحة التامينات وتدخل حصة العامل وتعتبر تكلفة على الانتاج حيث أن صافي المرتب = اجمالي المرتب-حصة الشركة في التأمينات-الضرائب-حصة العامل في التامينات
الاهتلاكات وأقساط التأمين على الاصول : يتم تحديث بياناتها بشكل شهري بحيث نضيف اهتلاك اصل او نطرح اهتلاك اصل في حال الشراء او البيع وكذللك الامر بالنسبة للتأمين
المصاريف العامة والادارية: يتم تحميل كل مركز بنسبة انتاجه الى اجمالي الانتاج على اعتبار ان القسم الاكثر انتاجا يحتاج لجهد ومصاريف اكثر من الأخر
أخيرا يتم عمل جدول تراكمي للاشهر المنجزة في ملف واحد نبين فيه نسب التكاليف الى الانتاج بتقرير ربع او نصف سنوي او سنوي علما ان التقرير تزاداد دقته كلما طالت الفترة الزمنية بسبب تصحيح الانحرافات الناتجة عن مصاريف الصيانة التي تختلف من شهر لأخر على سبيل المثال.
ملاحظة: ان تقرير التكلفة يحتاج لفترة زمنية من شهر الى سنة حسب طبيعة النشاط من جهة ومدى تقارب البيانات الواردة من المشرفين وامناء المخازن والحسابات المالية.