نظرا لأهمية النقدية في المنشأة تهتم الإدارة باتخاذ بعض الإجراءات للتأكد من صحة
المدفوعات والمقبوضات النقدية, وعدم الاستخدام السيئ للنقود,ووضعت ضوابط من ضمنها
تحديد المسئولين عن الخزينة والقيام بجرد الخزينة لمطابقة الرصيد الفعلي للأموال النقدية
مع الرصيد الدفتري للأموال.

ويتم ذلك مرة واحدة على الأقل في السنة.

ويقوم بالجرد أحد المسئولين بحضور أمين الخزينة, وقد يقوم به مدقق حسابات خارجي.

ونتيجة للمقارنة بين الرصيدين ( الفعلي والدفتري ) يتضح أن:

أولا ــ يتطابق الرصيد الفعلي مع الدفتري، فلا تظهر لنا مشكلة جرديه ( لا عجز ولا زيادة )

ثانيا ــ إذا كان الرصيد الفعلي أقل من الرصيد الدفتري يطلق على هذا الفرق (عجز الصندوق)

ثالثا ــ إذا كان الرصيد الفعلي أكبر من الرصيد الدفتري يطلق على هذا الفرق
( زيادة الصندوق )
ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ــ

الحالة الثانية: وجود عجز بالصندوق.


1ــ إذا كان العجز طبيعي ( مسموح به ).


قد يكون العجز طبيعي ناتج عن عمليات المنشأة المتغيرة والكثيرة إذا كان في حدود نسبة
معينة محددة من المنشأة.

ولا يعاقب الموظف بدفع العجز في هذه الحالة لكونه ناتج عن الضغط الشديد في العمل أو
الخطأ الغير مقصود، و تتحمله المنشأة كجزء من خسارتها و يتم تحميله لحساب الأرباح
والخسائر أخر السنة.

مثال:


ظهر الرصيد الدفتري للصندوق في ميزان المراجعة 32,000 ريال والرصيد الفعلي
للصندوق 31,000 ريال، ويعتبر العجز في حدود النسبة المسموح بها.
ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ــ
2ــ إذا كان العجز غير طبيعي ( غير مسموح به ).


وقد يكون العجز غير طبيعي إذا زاد عما هو محدد ( إذا كانت المنشأة لا تسمح بوجود أي
عجز ) ويدل على وجود تلاعب واختلاس يسأل عنه أمين الصندوق.

فإذا قام أمين الصندوق بسداد الفرق وقت الجرد يتم إثبات ذلك في محضر الجرد ولا يعمل
قيد, وإن لم يسدد يتم عمل قيود لتحميل العجز لأمين الصندوق. و يحمل على حـ/عهد تحت
التحصيل طرف أمين الصندوق. و يقوم بسدادها خلال السنة المالية أو تخصم من راتبه .

مثال:


ظهر الرصيد الدفتري للصندوق في ميزان المراجعة 20,000 ريال، وفي المعلومة الجردية
تبين أن هناك عجز في الصندوق مقداره 2000 ريال وأن الصراف سوف يتحمله.


الحالة الثالثة: وجود زيادة بالصندوق.


1ــ إذا كانت الزيادة نتيجة لعدم تسجيل عملية سداد المدينين.


مثال:

إذا كان الرصيد الدفتري لحساب الخزنة 24,000ريال وكانت نتيجة الجرد الفعلي
25,000ريال وتبين وجود عملية سداد للمدين أحمد بمبلغ 1000ريال لم تسجل.


2ــ إذا لم تعرف أسباب الزيادة النقدية بالصندوق.

مثال:

ظهر الرصيد الدفتري لحساب الخزنة بميزان المراجعة 15,500ريال وعند الجرد اتضح أن
الرصيد الفعلي للخزينة 16,000ريال ولم تعرف أسباب الزيادة.
ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ ـــــــــ