المنشآت التي تلتزم بإمساك الدفاتر :
ألزمت المادة (78) من القانون 91 لسنة 2005 المموليين الاتى ذكرهم بأمساك الدفاتر والسجلات التى تستلزمها طبيعة تجارة او صناعة او حرفة او مهنة كل منهم وذلك على النحو الاتى :
1- الشخص الطبيعى الخاضع للضريبة وفقاً لاحكام الباب الاول من الكتاب الثانى من هذا القانون الذى يزاول نشاطاً تجارياً او صناعياً او حرفياً او مهنياً اذا تجاوز رأس ماله المستثمر مبلغ خمسين الف جنية او تجاوز رقم اعمالة السنوى مبلغ مائتين وخمسين الف جنية او تجاوز صافى ربحة السنوى وفقاً لاخر ربط ضريبى نهائى مبلغ عشرين الف جنية.
2- الشخص الاعتبارى الخاضع لاحكام الكتاب الثالث من هذا القانون ويلزم الممول بالاحتفاظ بالدفاتر والسجلات المنصوص عليها فى الفقرة الاولى من هذه المادة والمستندات المؤيدة لها فى مقره طول الفترة المنصوص عليها فى المادة 91 من هذا القانون.
كما يلتزم الممول من اصحاب المهن غير التجارية بان يسلم كل من يدفع الية مبلغاً مستحقاً له بسبب ممارتة المهنة او النشاط كأتعاب او عمولة او مكافأه او اى مبلغ اخر خاضع للضريبة ايصالاً موقعاً علية منة موضحاً به التاريخ وقيمة المبلغ المحصل ويلتزم الممول بتقديم سند التحصيل الى المصلحة عند كل طلب.
وللمولين امساك حسابات اليكترونية توضح الايرادات والتكاليف السنوية ويصدر الوزير قرارا بتنظيم امساك هذه الحسابات وضوابط التحويل من نظام الحسابات المكتوبة الى الالكترونية.


الاقرارات الضريبية :
على كل ممول من الاشخاص الطبيعية ان يقدم الى مأمورية الضرائب المختصة قبل اول ابريل من كل سنة الاقرار الضريبى المنصوص علية فى المادة 82 من القانون على نموذج رقم 27 اقرارات ويجب ان يقدم هذا الاقرار من اصل وصورة.
1. على كل ممول من الاشخاص الاعتبارية المنصوص عليها فى المادة 48 من القانون ان يقدم الى المأمورية المختصة قبل اول مايو من كل سنة او خلال الاربعة اشهر التالية لتاريخ انتهاء السنة المالية اقراره الضريبى على الممول رقم 28 اقرارت ويجب تقديم هذا الاقرار من اصل وصورة.
هذا كلة سواء تم تسليم الاقرارات سواء لاشخاص طبيعية او اعتبارية للمأمورية المحصلة ام تم ارسالة بالبريد بكتاب مصحوب بعلم الوصول ويتم ختم الاقرار المقدم بخاتم المأمورية كى يتم ختم الصورة التى تسلم الى الممول او تعاد الية بالبريد دون مراجعة الاقرار او ابداء الراى فية.
- وقد الزمت المادة 83 من القانون ان يقوم بالتوقيع على الاقرار من الممول او من يمثلة قانوناً واذا اعد الاقرارمحاسب مستقل فان علية التوقيع على الاقرار مع الممول او ممثلة القانونى والا اعتبر الاقرار كان لم يكن.
وفى جميع الاحوال يجب ان يكون الاقرار موقعاً من محاسب مقيد بجدول المحاسبين والمراجعين وذلك بالنسبة لشركات الاموال والجمعيات التعاونية والاشخاص الطبيعية وشركات الاشخاص اذا تجاوز رقم الاعمال لكل منهم مليونى جنية سنوياً.
( 1 ) الدفاتر والسجلات :
- دفتر اليومية العامة الاصلي الذي تقيد فيه جميع عمليات الممول أولاً بأول .
- دفتر الاستاذ العام .
- دفاتر اليومية المساعدة ودفاتر الاستاذ المساعد التي تتحدد تبعا لطبيعة ونوع وحجم ونشاط المنشأة .
- دفتر الجرد وتقيد فيه مفردات وأصول وخصوم المنشاة حسب الجرد الفعلي لها في نهاية السنة المالية للمنشأة .
- دفتر الصنف ويمسك بمعرفة الممولين الذين يقتصر نشاطهم على تجارة الجملة وفي جميع الاحوال يجب ان تكون مجموعة الدفاتر التي تمسكها المنشأة متكاملة وأمينة ومنتظمة من حيث الشكل ، وان تمكن من تحديد صافي الربح الخاضع للضريبة على أساس نتيجة العمليات على اختلاف انواعها طبقا لاحكام القانون التجارى علماً بان نص المادة 78 من القانون 91 لسنة 2005 السابق ذكرها بالباب تطرقت لكيفية امساك الممولين للدفاتر والسجلات التى تستلزمها طبيعة كل تجارة او صناعة او حرفة او مهنة.


( 2 ) المستندات
هي المستندات الأصلية من عقود وفواتير شراء واشعارات وإيصالات ومكاتبات صادرة من الغير ، وصور فواتير البيع والاشعارات والايصالات والمكاتبات الصادرة من المنشأ’ المؤيدة لجميع معاملاتها .
سادساً :الشروط الواجب توافرها في الدفاتر والحسابات والمستندات التي تقبلها مصلحة الضرائب
نظراً لعدم ذكر الشروط الواجب توافرها بالدفاتر ضمن مواد القانون 91 لسنة 2005 ولائحتة التنفيذية للقانون 11 لسنة 91 فانة يمكن الرجوع للقانون التجارى يشرط ان تكون العبرة في الدفاتر والسجلات والمستندات التي يمسكها الممول بامانتها ومدى إظهارها للحقائق وانتظامها من حيث الشكل وفقا لاصول المحاسبة السليمة وبمراعاة القوانين والقواعد المقررة في هذا الشأن .
ويقع عبء الإثبات على مصلحة الضرائب في حالة عدم الاعتداد بالدفاتر متى كانت ممسوكة على النحو المشار إليه في الفقرة السابقة .
( 1 ) الشروط الشكلية ومنها ما يلي :
- توثيق الدفاتر ( دفتر اليومية الاصلي والدفاتر المساعدة التي في حكمه ودفاتر الجرد ) قبل استعمالها وفور قيد الاقفال في حال استعمال دفتر جديد وذلك بمأمورية الشهر العقاري .
- قيد العمليات أولاً بأول حسب الترتيب الزمني لحدوثها .
- عدم الكشط أو الشطب أو المسح أو التحشير وعدم ترك فراغ جديد
- وضوح القيد بالدفاتر .
- تفعيل جميع العمليات المالية
- ضرورة إمساك الحسابات باللغة العربية
- وجود حسابات تكاليف في المنشآت الصناعية
- يجب ان يكون القيد بالدفاتر وفقا للطريقة الفنية المتعارف عليها في علم المحاسبة (طريقة القيد المزدوج)
- يجب أن تقيد القيود الحسابية المدرجة بالدفاتر بالمستندات اللازمة
يجب أن تكون الدفاتر أمينة بمعنى أن تعبر تعبيرا صادقا عن نشاط المنشأة وتشمل كافة انشطة الممول وتتضممن أرباحة الفعلية منها .


( 3 ) يقع على مصلحة الضرائب عبء الاثبات في حالة عدم الاعتداد بالدفاتر .
متى كانت المجموعة الدفترية ممسوكة وفقا للشروط الشكلية والموضوعية فإن عبء الإثبات يقع على عائق مصلحة الضرائب ممثلة في الموظفين الفنيين المخول لهم حق الإطلاع والفحص لمستندات وسجلات ودفاتر المنشأة .