يمكنتعريف النظام المحاسبي: بأنه مجموعة الوثائق والسجلاتوالتقارير والتعليمات المستخدمة لإتمام الدورة المحاسبية أو لتحقيق هدفالمحاسبة.
و تظهر العلاقة بين هذه العناصر في الشكلالتالي:
وثائق ـــــــ> سجلات ــــــ> تقارير .

فالوثائق: هي المستندات الأصلية من فواتيرإيصالات قبض أو صرف، أو ما شابه ذلك، أو مستندات فرعية تنتج عن المستند الأصلي إنوجد، أو عن مضمونه إن لم يوجد، أو ترجمة لإجراء يمليه الالتزام بمعاييرالمحاسبة.
النوع الآخر من الوثائق هو ما يعرف بمستند القيد vouchers .
ومن أمثلة مستندات القيد في المحاسبة، سند القبض، سند الصرف، سند قيداليومية..

ما يجب أن يحتوي عليه مستند القيد :
1
. موضوع المستند أو موضوع الإجراء ( شراء، بيع ، إيجار..).
2.
تاريخ الإجراء.
3.
المبلغ المدفوع أو الملتزمبدفعه.
4.
أن يفهم من المستند الطرف المستفيد من المنعة، والطرف المستفيد منالعوض، ويعتبر المستند أساساً للقيد، أو أولى حلقات الدورة المحاسبية سواء كانالنظام المستخدم آلي أو يدوي.
تنقسم السجلات إلى قسمين:
سجلاليومية journal
سجل الأستاذ ledger
سجلاليومية العامة: General Journal سجل تقيد به المعلومات المالية أولا بأولحسب تسلسل تاريخ حدوثها.
سجل الأستاذ العام : فهو سجل يحتوي على الحسابات التي تمسكها المنشأة بحيث يخصص لكل حساب Account حيزمحدد يظهر هذا الحيز حركة المبالغ التي أثرت على ذلك الحساب، كما يظهر وضع الحسابأو ما يعرف فنياً برصيد الحساب