خطأ في اسم الحساب :


قد يحدث هذا الخطأ في مرحلة القيد بدفتر اليومية أو في مرحلة الترحيل من دفتر اليومية إلى حسابات الأستاذ ويحدث هذا النوع من الأخطاء في حالات تعامل المشروع مع عملاء يوجد تشابه في أسمائهم .
وبفرض أن المنشأة تتعامل مع العميلين " خالد طاهر " و " طاهر خالد " وبفرض أن المنشأة قامت بشراء بضاعة من خالد طاهر بمبلغ 4000 ريال وقيدت باعتبارها مشتريات من طاهر خالد على النحو التالي :


4000 من ح المشتريات
4000 الى ح طاهر خالد


والخطأ واضح هو جعل ح طاهر خالد دائناَ بدفتر اليومية بدلا من ح خالد طاهر وهذا الخطأ لا يؤثر على توازن ميزان المراجعة وذلك بسبب أن ح طاهر خالد سوف يظهر رصيده دائناَ بقيمة العملية بدلاَ من ح خالد طاهر وبالتالي لا يتأثر التوازن في إجمالي أرصدة الحسابات المنقولة ، أما حساب المشتريات فهو صحيح وسوف يظهر مديناَ بقيمة العملية وبالتالي لا يتأثر التوازن في إجمالي أرصدة الحسابات بالميزان وسوف يرحل إلى ح المشتريات بدفاتر الأستاذ إلى الجانب المدين وهنا لا يوجد خطأ لكن الخطأ هو في جعل ح طاهر خالد دائناَ بدلا من ح خالد طاهر ، ولتصحيح هذا الخطأ نتبع إحدى الطريقتين الآتيتين :


1- الطريقة المطولة :


تعتمد هذه الطريقة على إجراء قيد عكسي بدفتر اليومية حيث يتم إلغاء أثر القيد الخطأ وذلك في تاريخ اكتشاف الخطأ ثم إجراء قيد جديد صحيح للعملية وترحيله إلى دفتر الأستاذ وبالتالي تصحيح الخطأ وإلغاء الأثر من الدفاتر ولتصحيح المثال السابق نقول :


*إلغاء القيد الخطأ بقيد عكسي بدفتر اليومية :


4000 من ح طاهر خالد
4000 الى ح المشتريات


*إجراء القيد الصحيح :


4000 من ح المشتريات
4000 الى ح خالد طاهر


2- الطريقة المختصرة :


تعتمد هذه الطريقة على إجراء قيد يعالج الخطأ في العملية السابقة من طرف واحد على النحو التالي :


4000 من ح طاهر خالد
4000 الى ح خالد طاهر


ويظل حساب المشتريات مدينا كما هو واضح في القيد الأول لأنه لم يحدث خطا بالنسبة له ، وهذا النوع من الأخطاء يكتشف عادة عندما يرسل كشف حساب من خالد طاهر الى المنشأة للمطالبة بمستحقاته طرف المنشأة متضمناَ مبلغ 4000 ريال قيمة المشتريات وفي هذه الحالة قد تعترض المنشأة نظراَ لعدم ثبوت ذلك في حساباتها ثم يكتشف الخطأ بمطابقة فواتير الشراء .


ومن الواضح أن الخطأ في اسم الحساب حسب ما سبق ظهر بدفتر اليومية وأمتد أثره بترحيله إلى دفتر الأستاذ وأن المعالجة المحاسبية السابقة صححت الخطأ سواء في دفتر اليومية أو بدفتر الأستاذ ولكن قد يحدث أن يكون القيد صحيحاَ في دفتر اليومية ويحدث الخطأ عند ترحيل العملية إلى حسابات الأستاذ فقط وبالتالي يتطلب الأمر تصحيح الخطأ بدفتر الأستاذ .


وإذا كانت القوانين التجارية في معظم دول العالم تمنع الكشط أو الشطب بدفاتر اليومية إلا أنها لم تتعرض لتصحيح الأخطاء في دفتر الأستاذ ولذلك يمكن إجراء التصحيح اللازم بدفتر الأستاذ بإتباع الشطب أو الإضافة في الحواشي والتوقيع بجواره من الموظف الذي أجرى التصحيح ومع ذلك يفضل دائماَ التصحيح عن طريق القيود المحاسبية وذلك حتى لا يعطي انطباع بعدم انتظام الدفاتر المحاسبية ولا يلجا إلى التصحيح بدفتر اليومية عن طريق الشطب أو الإضافة بالحواشي إلا إذا تعذر التصحيح عن طريق استخدام القيود المحاسبية .