لا يوجد نظام محاسبي ملائم لجميع أنواع المؤسسات إذ أن هناك مجموعة من العوامل تتعلق بتحديد أي نظام محاسبي مثل : طبيعة نشاط المؤسسة وشكلها القانوني وحجم عملياتها،وعند إعداد النظام المحاسبي يجب مراعاة المجموعات التي ستستفيد منه،ومن هنا كان لابد من وضع تعريف للنظام المحاسبي وحتى يسترشد به المحاسب .
تعريف النظام المحاسبي : هناك أكثر من تعريف للنظام المحاسبي ويعود ذلك لاختلاف الزاوية التي ينظر منها إلى النظام المحاسبي ويمكن تعريف النظام المحاسبي على أنه " النظام المحاسبي يشمل عمليات تسجيل وتبويب العمليات وتصميم المستندات والدفاتر وتحديد الإجراءات التي ننبع في جميع المعلومات المختلفة المتعلقة بالمعالات المالية أو الصفقات التي تعقدها الوحدة المحاسبية وطرق تسجيلها ووسائل الرقابة عليها وأساليب عرض نتائجها. [ ]
كما يمكن تعريف النظام المحاسبي أيضا على أنه " الإطار العام الذي يحدد كيفية القيام بالأعمال المحاسبية مشتملا على تحليل وتسجيل وتبويب وتصنيف العمليات وتصميم المستندات المؤيدة للعمليات والدفاتر التي تسجل بها العمليات وتحديد الإجراءات المتبعة في جمع المعلومات
المتعلقة بالعمليات المالية في المؤسسة . [ ]
ويمكن إعطاء تعريف آخر للنظام المحاسبي على أنه " الإطار الذي يشمل القواعد والمبادئ والأسس التي تساعد المؤسسة على إعداد المستندات وإثباتها في الدفاتر والسجلات، واستخراج البيانات و الكشوفات المحاسبية والإحصائية وتحقيق الرقابة الداخلية عن طريق مجموعة من الوسائل والأدوات المستخدمة في هذا النظام. [ ]
وعلى الرغم من اختلاف الأنظمة المحاسبية تبعا لاختلاف حجم المؤسسة وطبيعة نشاطها، إلا أن هناك خصائص مشتركة يجب توفرها في أي نظام محاسبي حتى تحكم بأنه نظام جيد.
خصائص النظام المحاسبي : يجب أن تتوفر الخصائص التالية في النظام المحاسبي الجيد .
يجب أن تتوفر المستندات والدفاتر والسجلات المحاسبية القانونية التي يجب أن يتصف بها النظام المحاسبي بتحقيق الدقة في تنفيذ العمليات المالية والسرعة في تزويد إدارة المؤسسة بالبيانات المالية والتقارير اللازمة التي تساعدها في اتخاذ القرارات ورسم السياسات والتخطيط.
معرفة موارد المؤسسة المختلفة وبيان ما للمؤسسة من موجودات وأصول بقيمتها الحقيقية وما على المؤسسة من التزامات للغير .
العمل على تحقيق الموازنة بين الإيرادات التي تتحقق والمصاريف التي تكبدتها المؤسسة في سبيل تلك الإيرادات والعمل على تقليل حجم النفقات والرقابة على عمليات الصرف .
توفير وسائل الرقابة والضبط على الحسابات المختلفة في المؤسسة .
أن يتصف بالمرونة والبساطة لمواجهة ما يحدث من تغيرات في المستقبل كما نجد أن مكونات النظام المحاسبي تختلف من حيث الحجم ، العدد، غير أنه لابد من توفر عناصر النظام المحاسبي الجيد. [ ]