لكي يمكن تطبيق نظام محاسبة المسئولية فإن هناك متطلبات أساسية لا بد من وجودها، وإن لم تكن موجودة يجب السعي لإيجادها نظراً لفوائدها، هذه المتطلبات يمكن إيجازها في ( ):
أ. نظام موازنة جيد. يضمن تقدير الموازنة تفصيلاً لمستوى الأقسام من ناحية تحديد أنواع النفقات مفصلة.
ب. هيكل تنظيمي جيد ومفهوم. تتضح فيه الأهداف العامة للتنظيم، وللأقسام، وكذلك المهام، والصلاحيات والمسئوليات، والسياسات والإجراءات.
ج. دليل حسابات موحد متناسق مع التنظيم الإداري الموافق عليه. يراجع بصفة دورية ليتلاءم مع التنظيم الإداري القابل للتطوير، مع ضرورة استخدام أسلوب الترميز المناسب لكي تعطي التقارير المناسبة بالشكل والوقت المناسب( ).
د. نظام تكاليف جيد. يساعد في التحليل على مستوى الأقسام بغرض رفع مستوى الأداء.
هـ. استخدام الحاسب الآلي والبرامج المناسبة المتطورة . نظراً لضخامة البيانات المراد تجميعها وتبويبها، وكذلك التقارير المراد إخراجها في وقتها المناسب.
و. التقارير المناسبة. لا بد من تحديد التقارير المناسبة لاحتياجات المستفيدين ، مما يعني ضرورة القيام بتحليل كامل لهذه الاحتياجات، بحيث تحدد الكم والكيف لهذه المعلومات وكذلك مواعيد إخراجها وتحديد من تعطى له هذه التقارير.
متى توافرت هذه المتطلبات فإنه يمكن تصميم نظام لمحاسبة المسئولية وتحقيق الفوائد المرجوة منه، وتختلف المنشآت فيما بينها في مدى توافر هذه المتطلبات، ولذلك يجب السعي لاستكمالها أو استكمال ما لم يكن موجود منها، كذلك يجب ملاحظة أن هذه العملية ديناميكية متغيرة طبقاً للظروف المحيطة وتغيراتها السياسية والاجتماعية والتكنولوجية والعلمية... الخ، فالنظر للتحسين يجب أن يكون مستمراً.