يلتزم التاجر بما يلي:
1. أن يحتفظ بصورة طبق الأصل من جميع المراسلات وكذلك ما يرد اليه من فواتير وغيرها .
2. أن يكون حفظ المستندات بطريقة منظمة تكفل سهولة مراجعة القيود المحاسبية المدونة .
3. أن يحتفظ بالمستندات طوال المدة المقررة من قبل القانون التجاري . ويترتب علي ذلك :
أ*- تعتبر المستندات المالية وثائق كتابية يتم بموجبها تقييد العمليات المالية في الدفاتر .
ب*- تعتبر المستندات التحقق من قيمة الأرباح والخسائر .
ت*- تعتبر المستندات بمثابة أدلة للاثبات في حالة قيام المنازعات أمام القضاء .
ث*- تعتبر المستندات الوسيلة التي يتسني بها مراجعة القيود المحاسبية في الدفاتر للتحقق من صحتها