ان قياس التكلفة غرض تكلفة معُينة ( منتج , خدمة , نشاط , أمر ) يتطلب تحملهُ بالتكاليف الأولية المباشرة „ مواد مباشر وأجور مباشرة „ ثم يحمل بنصيبه من التكاليف غير المباشرة بعد اجراء عملية التخصيص المبنية على عدد من الخطوات . ولا تتحدد التكاليف الفعلية لغرض التكلفة الا بعد انتهاء فترة التكاليف والتي في نهايتها تكون التكاليف قد تحققت وسجلت في السجلات .
ان توسع الأعمال وحاجة الإدارة الى المعلومات جعلت المدراء يتساءلون هل ان نظام تكاليف الفعلية مفيداً , رغم ما له من المزايا في توفير المعلومات الضرورية للمحاسبة المالية ؟
وهل ان المعلومات التي يُقدمها هذا النظام في نهاية الفترة تصلح لاستعمالها في اتخاذ القرارات والرقابة ؟
ان الرد على كل هذا يعتمد على مدى حاجة الإدارة للمعلومات ومدى الاعتماد على المعلومات المقدمة لاستعمالها كأساس في اتخاذ القرارات والرقابة والتخطيط ,
فإذا كانت الإدارة ترغب في ذلك فان المعلومات التي يوفرها نظام التكاليف الفعلية لا تتوفر مع الوقت الحاجة لها عند اتخاذ القرارات , بالإضافة الى إمكانية الاعتماد عليها لأغراض التخطيط وتحديد كفاية الأداء .
لقد تطلب تحقيق ذلك إيجاد طريقة سريعة لقياس التكاليف (( وليس الانتظار إلى نهاية الفترة )) لكل غرض تكلفة على حدى , ما دامت التكاليف تقريبية , فدعا ذلك الى إيجاد التكاليف المعيارية .
ان استعمال التكاليف المعيارية في الوحدة الاقتصادية لا يعني عدم استخدام التكاليف الفعلية , في كل الأحوال تبقى المنشأة تحسب التكاليف الفعلية لأنها ضرورية للمحاسبة المالية .
وتستعمل بشكل مرافق لها التكاليف المعيارية نظراً لفائدتها في توفير المعلومات للإدارة لاستعمالها في التخطيط والرقابة واتخاذ القرارات .
وهنا تتحقق الفائدة المتكاملة عند تطبيق النظامين معاً , لان التكاليف المعيارية لا تتحقق أهدافها الا مقارنتها بالتكاليف الفعلية لبيان مدى الكفاية الإنتاجية , والتكاليف المعيارية تتلخص في تحديد الارقام مبنية على أساس الدراسة الفنية والمتخصصة بما يجب ان تكون عليه تكلفة هدف معين أو أي عنصر من عناصر تكاليف إنتاج هذا الهدف , فيقال مثلاً ان انتاج وحدة يتطلب تكاليف معيارية كما يأتي
مواد مباشر 1500
عمل مباشر 2000
تكاليف ص.غ.م 500
تكاليف معيارية للوحدة 4000
وهكذا يبدو أن اختيار كلمة معيارية أو قياسية لهذا النظام التكاليفي يعود الى ان الهدف هو ان تكون التكلفة الفعلية الحالية مطابقة لما يجب ان تكون عليه التكاليف وفقاً للمعيار .
ولهذا فأن التكاليف المعيارية لا تحلُ محل التكلفة الفعلية .
فالتكاليف المعيارية قد أدخلت التخطيط والرقابة في محاسبة التكاليف , فالتكاليف المعيارية تحدد ما يجب ان تكون عليه التكاليف التي تقاسُ عليها التكاليف الفعلية لغرض استنتاج الانحرافات لمدى الكفاية الإنتاجية بعد دراسة أسبابها ووضع الحلول لها .
ان تحديد تكاليف المعيارية يجب ان لا يقتصر على غرض التكلفة كوحدة بل يجب ان يُحدد لكل عنصر من عناصر التكاليف الداخلة في إنتاج الوحدة , وبالتالي لكل مرحلة من مراحل الإنتاج رقم تكاليف معيارية فرعي , فتكون التكلفة المعيارية لوحدة المنتج هي مجموع التكاليف المعيارية لكل عناصرها في مختلف المراحل .
ان الرقم التكاليف المعيارية يجب ان يكون محدد وفق دراسات عديدة للإنتاج وطرق الإنتاجية والسوق وتحديده يكون في ظل أحسن النظم المتاحة للإنتاج .
فهو رقم علمي مدروس يمثل أدق الأرقام وأكثرها قريبا للواقع وهو ما يجب ان تهدف إليه التكاليف.