فيما يلى بعض من مهارات إدخال البيانات الرقمية:
1-عندما تريد إدخال بيانا عدديا بأحد الخانات قم بالانتقال إليها ثم ابدأ فى كتابة الأرقام مباشرة أو اسبقها بعلامة = أو + أو - ولكن فى حالة كتابة--قبل الرقم سيعتبره سالبا المهم اذا كان الرقم صحيحا موجبا فابدأ فى إدخاله من اليمين لليسار ثم انه عملية الإدخال بأحد الطرق التى تعرفنا عليها فى إدخال النصوص
2-إذا كان العدد سالبا فاسبقه بعلامة - أو ضعه بين قوسين وإذا كان العدد يحتوى على كسر عشرى مثلا 22,13 فابدأ بكتابة الأرقام التى على يسار العلامة حتى إذا وصلت للعلامة فاكتب نقطة وبعد كتابة النقطة يمكنك كتابة الأرقام على يمين العلامة(لاحظ أن نفس مفتاح النقطة فى اللغة الانجليزية يستخدم لإدخالها فى اللغة العربية ولكن مع مفتاح Shift )
3-إذا كان العدد يحتوى على كسر اعتيادى مثلا 5 وربع فابدأ بكتابة الأرقام الصحيحة من اليمين لليسار حتى إذا فرغت منها وجاء دور الكسر فقم بكتابة مسافة ثم اكتب بسط الكسر ثم اكتب علامة / ثم اكتب المقام
4-إذا رغبت فى كتابة كسر اعتبارى بدون أرقام قبله فيجب أن تسبقه بصفر ثم نترك مسافة ثم نكتبه
5-إذا رغبت فى كتابة كسر عشرى بدون أرقام صحيحة فيمكننا البدء بالعلامة العشرية لاحظ أن الكسر الاعتيادى يعرض فقط بهذا الشكل أما إذا نظرنا لشريط الصيغة فسوف نجد إكسل يكتبه ككسر عشرى
6-البيانات الرقمية يتم ضبطها تلقائيا ناحية اليمين ولكن مع ذلك يمكن ضبطها فى أى ناحية أخرى بعد ذلك
7-يتم إدخال التاريخ بنفس طريقة إدخال الكسور الاعتيادية حيث يمكن إدخال اليوم ثم علامة / ثم إدخال الشهر ثم علامة / ثم إدخال العام ثنائيا أو رباعيا كما يمكن تجاهل إدخال العام والاكتفاء باليوم والشهر
8-يتطلب إجراء عملية حسابية مباشرة فى أحد الخلايا أن تدخل علامة = أو + أو - فى بداية الخلية ثم تبدأ فى كتابة القيم وعلامات الجمع والطرح والضرب والقسمة والأسس حسب العملية التى تريد أن تنفذها وفى النهاية اضغط مفتاح الإدخال أو أتمم عملية الإدخال بأى طريقة آخرى على الفور سيقوم برنامج إكسل بإجراء العملية الحسابية وإظهار النتيجة فى الخلية
-إدخال الأرقام كنصوص:
نحتاج فى بعض الأحيان لإدخال بعض البيانات الرقمية ولكن نريد التعامل معها كنصوص والمبرر لذلك هو أن هناك بعض البيانات الرقمية يفضل أن ندخلها كنصوص لأنها هى فى حقيقتها نصوص وعناوين وليست أرقاما وهذه البيانات مثل رقم التليفون أو عنوان صندوق بريدى هى فى حقيقتها عنوان وليست أرقام ولكن ما المانع أن ندخل هذه البيانات كقيم رقمية؟
بقوم إكسل دائما بإعادة تشكيل البيانات الرقمية بما لا يغير قيمتها فمثلا الأصفار على الشمال يلغيها وهذا بالطبع لا يتوافق مع العناوين والأرقام الكودية والتى يجب حفظها كما هى بدون تغيير وسوف يسمح إكسل رغم ذلك بإجراء العمليات الحسابية عليها تماما كالقيم الرقمية العادية
كما يمكنك تنسيق عدة خلايا على أنها خلايا نصوص ثم تكتب ما تشاء من أرقام داخلها ليعتبرها إكسل نصوص ولتفعل ذلك حدد هذه الخلايا ثم افتح مربع حوار (تنسيق خلايا)فيظهر لك مربع الحوار ثم اختر الأمر"نص"ثم اضغط موافق لاحظ أن الأرقام التى تدخل كنصوص يتم ضبطها تلقائيا ناحية اليسار وليس ناحية اليمين وكذلك القيم التى سيتم حسابها من أرقام منسقة كنصوص
-تعبئة البيانات:
هى حالة خاصة لعملية نسخ البيانات ويتم فيها نسخ محتويات أحد الخلايا فى عدة خلايا مجاورة لها فعندما ندخل بيان ما فى خلية أو أكثر ونريد نسخة لخلايا مجاورة له فيمكننا استخدام خاصية التعبئة كما يلى:
نقف قبل الخلية أو الخلايا التى أدخلنا فيها البيان ثم نضغط مفتاحى Ctrl+D لتعبئة نسخة أخرى منه
ولنسخ عدة نسخ تحدد نطاقا يحتوى على البيانات المكتوبة والأماكن الخالية المراد النسخ فيها ثم نفتح قائمة تحرير ونختار منها (تعبئة)ومن القائمة الفرعية نختار اتجاه التعبئة المطلوب(الى الأسفل أم إلى اليمين أم إلى الأعلى أم إلى اليسار)
وبالضغط على مفتاح موافق يتم النسخ للخلايا المحددة أما الطريقة المثالية لتنفيذ عملية التعبئة فتكون باستخدام مقبض التعبئة الذى يظهر عند الركن الأخير من مؤشر الخلايا أو من النطاق المحدد وعندما تقف بالماوس فوق هذا المقبض سوف يتحول المؤشر لعلامة + وعند ذلك يمكن أن تسحب هذا المؤشر لتحديد الجزء المراد تعبئته البيانات لاحظ انك بهذه الطريقة يمكنك تعبئة البيانات فى أى من الاتجاهات الأربعة ولعدة نسخ وبعد أن تحدد المساحة المطلوب تعبئتها اترك الماوس
-ادخال السلاسل
كثيرا ما نحتاج لإدخال مجموعة بيانات فى خلايا مجاورة لبعضها فيما يشبه السلسلة ومن أمثلة ذلك سلسلة بأيام الأسبوع أو أشهر السنة أو أرقام متوالية عددية أو هندسية وغير ذلك كثير ويسهل لنا إكسل أن نعبىء الخانات بهذه السلاسل تلقائيا وبمنتهى السهولة
والطريقة المباشرة فى إكسل لإنشاء السلاسل هى ملء خانتين من السلسلة ثم سحب مقبض التعبئة حتى نغطى الخلايا المطلوب تعبئتها وترك الماوس فى هذه الحالة سيقوم إكسل بلء السلسلة تلقائيا بمعرفة قيمة الخانة الأولى والقيمة التى تفصل بين الأولى والثانية(قيمة الخطوة)وتحديد القيمة النهائية عن طريق عدد خانات النطاق المحدد
ويلاحظ عند تعبئة السلاسل ما يلى:
1-ان سلاسل التاريخ لا تحتاج لمثل هذا الإجراء حيث يكتفى بكتابة خلية واحدة ثم يكملها اكسل تلقائيا
2-يمكن أن تبدأ السلسلة بأى رقم أو يوم أو تاريخ
3-يمكن أن تكون خطوة السلسة تصاعدية +2 مثلا أو تنازلية -2 مثلا
وهناك طريقة أخرى تعتمد على التحكم الكامل فى بداية ونهاية وتدرج السلسة تعتمد على تنفيذ الخطوات التالية:
1-قم بكتابة أول أو أول وثانى خانتين فى السلسلة ثم اسحب مقبض التعبئة بزر الماوس الأيمن حتى تغطى المكان المطلوب ملئه بالسلسة وعندما ترفع يدك عن الفارة ستظهر القائمة المختصرة
2-اختر منها سلسلة عند ذلك سيظهر مربع حوار (سلسلة)
والذى يمكنك من خلاله تحديد ما يلى:
-هل تريد السلسلة فى الصفوف أم فى الأعمدة
-تحديد نوع السلسلة هل هى سلسلة خطية بمعنى أنها تمثل متوالية عددية تزيد قيمة كل خانة فيها عن السابقة بمقدار(قيمة الخطوة)المذكورة هنا أم هل هى سلسلة نمو بمعنى أنها تمثل متوالية هندسية تساوى قيمة كل خانة فيها قيمة الخانة السابقة مضروبة فى (قيمة الخطوة)المذكورة هنا أم هى سلسلة تاريخ وعند ذلك سيكون عليك تحديد وحدة التاريخ التى تزيدها السلسلة(هل هى يوم أم أسبوع أم شهر أم سنة)لاحظ أيضا أن (قيمة الخطوة) ستؤثر هنا أى أنها ستحدد كم يوم أو شهر أو سنة فرق بين كل خانة والتالية لها وأخيرا يمكنك اختيار النوع (تعبئة تلقائية) والذى يعنى تعبئة الخلايا استنباطيا من الخانات التى تم إدخالها بالفعل بواسطتك قبل إصدار الأمر سلسلة
-فى خانة (قيمة التوقف)يجب تحديد الحد الأقصى الذى تريد وصول السلسلة له حيث أن السلسلة لن تتعدى النطاق المحدد
-التعليقات
لإنشاء تعليق فى خلية ما انقر بزر الماوس الأيمن عليها ثم اختر الأمر (إدراج تعليق)لتجد إكسل فورا قد وضع علامة حمراء فى ركن الخلية تسمى(مؤشر التعليق)وفتح لك مربع اصفر اللون كتب فيه اسم المستخدم وترك لك مؤشر الكتابة داخله لتقوم بكتابة التعليق ابدأ فورا فى كتابة التعليق لاحظ أن النص يلتف عند الوصول لنهاية السطر يمكنك تغيير أبعاد مربع التعليق باستخدام تلك المقابض كما يمكنك سحبه بالماوس لأى مكان عندما يصبح المؤشر بهذا الشكل وسوف يتحرك معك السهم الذى يربط المربع بالخلية حتى لا تنسى أنه يخص هذه الخلية ولإنهاء التعليق انقر بالماوس خارج المربع فى أى خلية ولإظهار تعليق أى خلية(والتى تميز بمؤشر التعليق الأحمر)ضع مؤشر الماوس عليها ليظهر التعليق فورا ولتعديل التعديل انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية واختر من القائمة(تحرير التعليق)قم بالتعديل المطلوب ثم انقر أيضا خارج المربع لتنهى عملية التعديل ولحذف تعليق انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية واختر من القائمة (حذف التعليق) ولإظهار كافة التعليقات حتى تراجعها مرة واحدة افنح قائمة عرض واختر منها الأمر(تعليقات)لاحظ أن اختيار نفس الأمر مرة أخرى سوف يخفى كل التعليقات