بعض المهارات الأساسية لعملية إدخال النصوص أهمها ما يلى:


-عند تكرار بعض البيانات فى عدد من الخلايا يوفر إكسل عدة مميزات تسهل لنا عمليات الإدخال(مثله فى ذلك مثل سائر برامج ويندوز والكثير من البرامج التطبيقية)فهناك مثلا ميزة الإكمال التلقائى فبمجرد أن تبدأ فى إدخال بيان فى أحد الخلايا سوف يبحث إكسل عن بيان أخر فى نفس العمود يبدأ بنفس الحروف التى كتبتها ويعرض لك البيان القديم بالكامل فاذا كان البيان الذى عرضه إكسل مطابق لما ترغب فى إدخاله فقم بضغط مفتاح الإدخال ليستكمله البرنامج نيابة عنك أما اذا كان مخالفا لما تريده فاستمر فى عملية الكتابة وسيختفى من تلقاء نفسه عند ادخال أول حرف مخالف له أما إذا كانت هذه الخاصية غير مرغوبة فيمكنك أن تضغط مفتاح Backspace لتختفى خاصية الإكمال التلقائى ثم تكمل عملية الإدخال
-عند الرغبة فى ادخال أحد البيانات التى أدخلتها من قبل فى نفس العمود:
1-اذهب الى الخلية التى ستدخل بها البيان ثم اضغط مفتاح Alt مع سهم لأسفل لتعرض لك قائمة بالبيانات التى أدخلتها فى نفس العمود
2-ثم اختر البيان المطلوب من القائمة ليدخله لك إكسل كما يمكنك عرض نفس القائمة بنقر الزر الأيمن على الخلية ثم اختيار الأمر(انتقاء من القائمة)
-فى حالة الرغبة فى إدخال نفس البيان فى عدة خلايا فيمكنك أن تحدد هذه الخلايا ثم تبدأ فى كتابة البيان وفى النهاية تضغط مفتاح Ctrl+enter ليتم إدخال البيان فى كافة الخلايا مرة واحدة
-ان ادخال مجموعة بيانات فى نطاق محدد يتطلب أولا تحديد النطاق حيث بعد إنهاء التحديد ان أحد الخلايا داخل النطاق مميزة بالخلفية البيضاء وهذه هى الخلية النشطة ثم ابدأ فى كتابة البيان الخاص بهذه الخلية ثم اضغط مفتاح الإدخال لينتقل مؤشر الخلية النشطة للخلية التالية لها فى نفس العمود داخل النطاق أيضا وإذا كانت الخلية الحالية أخر خلية فى العمود التالى داخل النطاق حتى تصل لآخر خلية داخل النطاق وبعد إدخال البيانات المرغوبة وضغط مفتاح الإدخال سوف ينتقل المؤشر مرة أخرى لأول خلية فى النطاق
-من الطبيعى أن يكون البيان النصى الذى يتم إدخاله فى خلية معينة لا تريد إجراء توسيع لها محدودا(سطرا واحدا)ولكن يمكن مع ذلك إدخال بيانا نصيا مطولا(على عدة أسطر)داخل خلية واحدة ولكى يتم ذلك:انتقل للخلية ثم ابدأ فى كتابة النص وعندما تريد بدء سطر جديد اضغط مفتاحى Alt+Enter سينتقل بك مؤشر الكتابة لسطر جديد ولكن فى نفس الخلية (لاحظ أن عنوان الخلية فى شريط الصيغة لم يتغير)قم باستكمال ما تريد كتابته فى السطر الجديد وبإمكانك ضغط Alt+Enter لبدء سطر ثالث ورابع وهكذا وفى النهاية تنهى عملية الأدخال بالشكل الذى تريده داخل خلية واحدة مكونة من عدة أسطر
لاحظ ان ارتفاع الصف الذى يحتوى تلك الخلية سوف يزيد ليستوعب عدد السطور التى أدخلتها
-إذا رغبت فى تقسيم النص الطويل على عدة سطور بطريقة تلقائية من قبل البرنامج فقم بكتابة النص فى سطر واحد ثم انقر بزر الفارة الأيمن على الخلية المطلوبة واختر من القائمة المختصرة الأمر(تنسيق خلايا)اختر تبويب (محاذاة)وفى قسم (التحكم بالنص)اختر صندوق(التفاف النص)ثم انقر زر موافق
فيلتف النص داخل الخلية ويظهر فى عدة سطور حسب عرض الخلية
-اذا رغبت فى حذف محتويات خلية أو اكثر قم بتحديدها ثم نفذ واحدة من البدائل التالية:
1-اضغط مفتاح Delete
2-او انقر زر الماوس الأيمن واختر من القائمة المختصرة الأمر (مسح المحتويات)
3-أو قم بتحديد الجزء المطلوب ثم اسحب المربع الصغير فى نهاية النطاق المحدد والمسمى(مقبض التعبئة)فى اتجاه النطاق المحدد
-لإدخال بيان فى أحد الخلايا التى كانت تحتوى بيانات من قبل قم بالانتقال بالمؤشر لهذه الخلية ثم ابدأ فى كتابة البيان الجديد ليحل محل البيان القديم فورا(هذه الميزة موجودة فى غالبية برامج أوراق العمل الالكترونية)أما إذا تراجعت عن الفكرة وأردت استعادة البيان القديم فاضغط مفتاح Esc أو انقر رمز (إلغاء الأمر)فى شريط الصيغة وإذا قمت بإنهاء الإدخال بطريقة طبيعية فسوف يحل البيان الجديد محل القديم ويمكنك أيضا التراجع بنقر زر(تراجع undo)ليعود البيان القديم كما كان أما إذا أردت فقط أن تعدل أحد البيانات فقم بالضغط على مفتاح التنقيح(مفتاح f2)لتجد مؤشر الكتابة قد ظهر داخل الخلية قم بوضعه فى مكان التعديل الذى تريده وقم بتعديل أى نص ثم انه عملية الإدخال بالطريقة التى تريدها
2-2 إدخال البيانات الرقمية
2-2-1 الحروف المسموح بها فى البيانات الرقمية
-الأرقام من صفر حتى 9 ،=،+،-،%،$،E
ويلاحظ ان انحرفE
Cacital أو Small يستخدم لاختصار الأرقام الكبيرة جدا والصغيرة جدا وهو الاستخدام فى المجال العلمى
-الأرقام السالبة تكتب مسبوقة بإشارة سالب،أو تكتب بين قوسين
-إذا اشتملت الخلية على حروف غير المسموح بها فى البيانات الرقمية فان برنامج اكسل يعاملها كبيانات نصية
2-2-2 الحد الأقصى لطول الأرقام فى إكسل:
ينبغى ألا يزيد طول الرقم العشرى عن 9 خانات وإذا زاد العدد عن ذلك سيقوم بتحويل الخانات الإضافية على أقصى اليمين إلى أصفار وإذا زاد الرقم عن عرض الخلية ستظهر هذه العلامات### بعرض الخلية وللتخلص منها ما ينبغى زيادة اتساع عرض الخلية حتى تظهر الأرقام مرة أخرى
-كيف ندخل الأرقام؟
يتم إدخال الأرقام كما نكتبها فى حياتنا اليومية ندخل الأرقام على اليسار أولا ثم نتجه لليمين مثلا لإدخال عدد 25 نكتب 2 ثم 5
استخدام اللوحة الرقمية فى لوحة المفاتيح:
فى الجانب الأيمن فى لوحة المفاتيح تقع اللوحة الرقمية التى تشبه الألة الحاسبة ولقد تعود المحاسبين على استخدامها بدون النظر إليها وبالطبع يمكن لهم أن يستخدموها لإدخال البيانات الرقمية فى إكسل ولكن بعد التأكد من أن مفتاح NumLock فى حالة تشغيل
ويتم التأكد من خلال المؤشر الذى يقع فوق مفتاح NumLock مباشرة ويضىء عندما يكون فى حالة التشغيل وفى هذه الحالة يمكنك استخدام مفاتيح اللوحة الرقمية كالآلة الحاسبة تماما أما إذا كان مفتاح NumLock فى حالة عدم تشغيل فسوف تستخدم اللوحة الرقمية وظيفتين بحيث يتم تنفيذ الوظائف المكتوبة أسفل عندما يكون مفتاح NumLock غير مشغل أما والوظائف المكتوبة أعلى فيتم تنفيذها عندما يكون مشغلا