رغم ان إدخال البيانات فى برامج أوراق العمل الإلكترونية يتم بالبساطة والسهولة إلا أنه فى إكسل يحتاج لبعض التفسيرات وذلك بسبب احتواء اكسل على العديد من المزايا والمهارات التى تلائم العديد من أنواع البيانات وتساعد فى عملية الإدخال فبرنامج إكسل يسمح لنا بالتعادل مع البيانات فى العديد من الصور ومع ذلك فيمكننا مبدئيا أن نقول أن هناك نوعين أساسيين من البيانات التى يتم إدخالها فى إكسل وهما البيانات النصية text والبيانات الرقمية number
البيانات النصية text:
هى البيانات التى تحتوى على خليط من الأحرف العربية والانجليزية والمسافات والأرقام أيضا ويتعرف إكسل عليها نص ولذلك لا يمكن إجراء عمليات حسابية عليها
البيانات الرقمية number:
هى البيانات التى تتضمن الأرقام والتواريخ والأوقات وجميعها يجرى عليها العمليات الحسابية
وبعد أن عرفنا أنواع البيانات علينا أن نتعلم مهارات إدخال البيانات من خلال العرض التفصيلى لعمليات الادخال
2-1 إدخال البيانات النصية
-يمكن لنا ادخال بيان نصى يصل طوله حتى 255 حرف فى خلية ويتطلب ادخال بيان نصى فى أحد خلايا ورقة العمل تنفيذ ما يلى:
1-قم بالانتقال للخلية المراد ادخال النص بها
2-اضبط لوحة المفاتيح على اللغة المطلوبة(اذا كان البيان باللغة العربية اضغط على المفاتيح alt+shift الأيمن أما اذا كان البيان يبدأ بأحرف انجليزية فاضغط على المفاتيح alt+shift الأيسر)
3-ابدأ فى الكتابة وبمجرد أن تكتب حرفا واحدا سوف ينتبه إكسل إلى أنك تدخل بيانا نصيا وسوف تستجيب عدة أجزاء فى ورقة العمل كما يلى:
-يظهر النص الذى ندخله فى داخل الخلية وفى شريط الصيغة
-يظهر علامة إدراج النص أو مؤشر الكتابة داخل الخلية
-يظهر فى شريط الصيغة مربعين متجاورين يشتمل أحدهما على علامة صح ويسمى مربع الإدخال(ويؤدى نقره الى قبول المدخلات)ويشتمل على علامة x ويسمى مربع الإلغاء(ويؤدى نقره الى الرجوع عن عملية الإدخال)
4-أثناء الإدخال ربما نحتاج لتصحيح أى حروف خطأ ولكى نفعل ذلك علينا أن نستخدم مفتاح Backspace فقط ولا نستخدم أى من مفاتيح الأسهم لتحريك مؤشر الكتابة لأن مفاتيح الأسهم تستخدم فى انهاء عمليات الإدخال
5-لإنهاء الإدخال فى إكسل مكانة خاصة حيث يتاح لنا إنهاء إدخال البيانات فى إكسل بعدة طرق تختار أحدهما كل مرة بناء على الخطوة التالية التى تنوى القيام بها بعد إنهاء الإدخال حيث يمكنك أن:
-تتجه لأى من الخلايا المجاورة عن طريق ضغط أحد مفاتيح الأسهم الأربعة
-أو تضغط مفتاح الإدخال لتنتقل للخلية التى تقع أسفل الخلية الحالية ويمكنك ضغط مفتاح Tab لتنتقل للخلية التى تقع بعد الخلية الخالية فى نفس الصف
-أو تضغط مفتاح shift+tab لتنتقل للخلية التى تقع قبل الخلية الحالية فى نفس الصف
-أو تنقر بالماوس فى أى خلية أخرى مباشرة
-أو تحتفظ بمؤشر الخلية فى نفس الخلية التى أدخلت فيها البيان بنقر رمز الإدخال فى شريط الصيغة
كل هذه الطرق يمكن أن نستخدمها لكى نعتمد إدخال البيانات داخل الخلية فماذا عن التراجع عن عملية الإدخال وإهمالها يمكننا فى أى وقت أن تعدل عن عملية الإدخال بضغط مفتاح Escape أو نقر زر إلغاء الأمر فى شريط الصيغة
وحتى لو تم انهاء عملية الإدخال بطريقة طبيعية فانه يمكن التراجع بضغط مقتاحى ctrl+z أو نقر زر تراجع فى شريط الأدوات القياسى أو اختيار الأمر(تراجع)من قائمة تحرير