نظراً لأن التوكيلات تمثل جانباً من النشاط التجارى لشركة يوتك لذا لزم الأمر أن نعرض المعالجة الدفترية لبضاعة الأمانة بدفاتر الوكيل بصورة مستقلة وهناك عدة مراحل لاثبات عمليات بضاعة الأمانة بدفاتر الوكيل .
1 – عند إستلام الرسالة تثبت أى كمية واردة وأى تصرف ببطاقة خاصة لرسالة الأمانة بالمخازن ، وإذا تبقى شىء من بضاعة الأمانة لدى الوكيل فى نهاية السنة المالية فلا تدخل ضمن قيمة المخزون فى أخر المدة .
أما فى دفاتر الوكيل المالية فلا توجد قيود بدفاتر الوكيل عن وصول البضاعة ، بل يكتفى بتسجيل هذه الحقيقة فى دفتر إحصائى خاص .
2 – يبدأ الوكيل بالصرف على رسالة الأمانة وبيعها وتثبت مصروفات الوكيل أولاً باول بالقيد التالى:-
×× من ح / الموكل
×× إلى ح / البنك أو الصندوق
أما المبيعات فنفرق بين مبيعات الوكيل النقدية والآجلة كما يلى : -
المبيعات النقدية
×× من ح /البنك أو الصندوق
×× إلى ح / الموكل
المبيعات الآجلة
×× من ح / عملاء الموكل
×× إلى ح / الموكل
وعند سداد عملاء الموكل لحساباتهم المدينة يثبت ذلك بدفاتر الوكيل بالقيد التالى : -
×× من ح / البنك أو الصندوق
×× إلى ح / عملاء الموكل
عند رد عملاء الموكل لجانب من البضاعة للوكيل فتثبت هذه الحقيقة بالقيد التالى :
×× من ح / البنك أو لصندوق
×× إلى ح / عملاء الموكل – بيع آجل
أو
×× إلى ح / البنك او الصندوق – بيع نقدى
3 – عند إرسال حساب المبالغ من البضاعة للموكل يحتسب الوكيل عمولته كنسب مئوية من المبيعات وتقدير العمولة بدفاتره بالقيد التالى :
×× من ح / الموكل
×× إلى ح / العمولة " إيرادات "
4 – عند إرسال الوكيل لحساب المباع سواء نقداً أو بشيك سداد لكل أو جزء من الرصيد يدرج فى دفاتره القيد التالى : -
×× من ح / الموكل
×× إلى ح / البنك أو النقدية
ويجب مراعاة أنه إذا كانت هناك معاملات أخرى بين الموكل والوكيل بخلاف رسالات الأمانة فيجب على الوكيل فتح حساب أخر للموكل عن هذه المعاملات ويجب التميز بين الحسابين حتى لا تحدث أخطاء فى الترحيل .