إجراءات تنظيمية وإدارية


وتشمل ما يلي:
1- تحديد اختصاصات الإدارة والأقسام
2- توزيع الواجبات بين الموظفين حتى لا ينفرد شخص بعملية من البداية إلى النهاية.
3- توزيع الواجبات بين الموظفين ليساعد على تحديد تبعية الخطأ.
4- توزيع الواجبات بين الإدارة والموظفين بحيث يتم فصل الوظائف التالية:
- وظيفة التصريح بالعمليات والموافقة.
- وظيفة الاحتفاظ بعهدة الأصول.
- وظيفة القيد والمحاسبة
5- تنظيم موظفي الأقسام بحيث يكون موظفو كل قسم في غرفة واحدة.
6- إيجاد روتين معين يتضمن خطوات كل عملية بالتفصيل.
7- منح تعليمات بأن يوقع كل موظف على المستندات لما قام به من عمل كإثبات.
8- استخراج المستندات الأصل وعدة نسخ منطبق الأصل وتوزيعها على الأقسام المعينة.
9- محاولة إجراء تنقلات بين الموظفين من حين لآخر.
10-ضرورة قيام كل موظف بإجازته السنوية دفعة واحدة.


إجراءات محاسبية


تتمثل هذه الإجراءات في: ( )
1-إصدار تعليمات بإثبات العمليات بالدفاتر فور حدوثها لتقليل من الغش والاحتيال.
2- إصدار تعليمات بعدم إثبات أي مستند ما لم يكن معتمدا من الموظفين المسؤولين.
3- استعمال الآلات الحسابية لسرعة ودقة المعلومات.
4- استخدام وسائل التوازن الحاسبي الدوري مثل المراجعة وحسابات المراقبة.
5- إجراء مطابقات دورية بين الكشوف الواردة من الخارج وبين الأرصدة والكشوف والسجلات الواردة من الداخل.
6- القيام بجرد مفاجئ دوريا للنقدية والبضاعة ومطابقة ذلك للأرصدة الدفترية.
7- عدم السماح لموظف مراقبة عمله.


إجراءات عامة


1- التأمين على ممتلكات المؤسسة من كل الأخطار. ( )
2- إدخال الإعلام الآلي للمؤسسة لأنه يعمل على:
- تحديد عدد العمليات
- السرعة في معالجة البيانات
- تخفيض نسبة الخطأ في المعالجة
- إمكانية الرجوع أو معالجة المعطيات بسرعة
وهناك إجراءات أخرى تتمثل في:
3- وضع نظام لمراقبة البريد الوارد والصادر
4- استخدام وسيلة الرقابة الحدية.
5- استخدام وسائل الرقابة المزدوجة مثل توقيع الشيكات