تختص اساليب الرقابة على التطبيقات العملية بوظائف خاصة يقوم بادائها قسم معالجة البيانات الكترونيا وتهدف الى توفير درجة تاكيد معقولة من سلامة عمليات تسجيل ومعالجات البيانات واعداد تقارير وتتمثل اجراءات الرقابة التطبيقية بثلاثة انواع من الرقابات وهــــــــــي :


1. الرقابة على المدخلات
ويتمثل ذلك في مراجعة الدورات المستندية ومراقبة أو متابعة انسياب البيانات واستيفائها لكافة الشروط الشكلية والموضوعية المتعارف عليها وطبقا للنظم واللوائح الداخلية ودليل الإجراءات وتهدف الى توفير درجة التأكيد المعقولة من صحة اعتماد البيانات التي يتسلمها قسم معالجة البيانات ومن سلامة تحويلها بصورة تمكن الكمبيوتر من التعرف عليها و عدم فقدانها او الاضافة اليها او حذف جزء منها او طبع صورة منها او عمل تعديلات غير مشروعة في بيانات مرسلة وتشمل اساليب الرقابة على المدخلات تلك الاساليب التي تتعلق برفض وتصحيح واعادة ادخال البيانات السابقة وتتضمن اساليب الرقابة على المدخلات تأكيد ودقة وشمولية البيانات المستخدمة في نظام المعلومات المحاسبية حيث تتمثل الاساليب في )حصر وتبويب المستندات التي تؤخذ منها البيانات، استخدام أسلوب الأرقام المسلسلة في إدخال البيانات، توثيق البيانات الداخلة ومراجعتها من قبل شخص مسؤول) وبعد ذلك تحليل وعرض المعلومات .


ب. الرقابة على معالجة البيانات
• تهدف الى توفير درجة تاكيد معقولة من تنفيذ عمليات معالجات البيانات الكترونياً طبقاً للتطبيقات المحددة بمعنى معالجة كافة العمليات كما صرح بها وعدم اغفال اي منها . عندما تدخل البيانات إلي الكمبيوتر فإنه يصعب التعديل فيها إلا بناءً علي برنامج جديد ، ولا يكون هناك فرصة للتلاعب ويمكن للشخص المسؤؤل التأكد من أن البيانات المخزنة داخل الكمبيوتر مطابقة للأصل وفي هذه الحالة يركز المراجع علــــى (وجود وسائل التحكم الذاتي داخل البرنامج ، سلامة أوامر التشغيل من المنظور المحاسبي ، صحة التعديلات على برامج الكمبيوتر ، سلامة أداء الحاسوب ).


ت. الرقابة على المخرجات
تهدف الى تأكيد صحة المخرجات وعمليات معالجة البيانات مثل قوائم الحسابات او التقارير وتداول هذه المخرجات بواسطة الاشخاص المصرح لهم بذلك ويجب القيام بالاجراءات التاليـــة:
• التاكد من وجود نموذج ثابت لاشكال التقارير.
• التاكد من ان محتوى التقرير يعكس البيانات المخزونة في الملفات .
• التاكد من ايصال التقارير الى الاشخاص الذين يملكون حق الاطلاع .
• التاكد من صحة العمليات الحسابية
• تحليل القوائم والتقارير المالية


ث. تأهيل المسؤول الرقابي لعمل الرقابة في ظل تكنلوجيا المعلومات
ولكي تكون عملية الرقابة بصورة متكاملة ومتطورة يجب يكون المسؤول الرقابي مسؤولا عن ملاحظة سير اجراءت العمل الرقابي في ظل تكنلوجيا المعلومات والتطور في العمل لذا يتطلب ان يكون لديه المعرفة والدراية الكافية بالعمل الرقابي المتطور وكما يلي :
• معرفة لغات الحاسبات الإلكترونية المطبقة في العمل والتي تستخدم في تشغيل البرامج .
• المعرفة التامة لطبيعة الحاسبات الإلكترونية ونظم تشغليها .
• المعرفة التامة ببرامج الكمبيوتر التي تستخدمها المنشآت في تشغيل النظم المحاسبية والمراجعة الحديثة وكيف يمكن مراجعتها .
• المشاركة في وضع برامج الكمبيوتر الخاصة بالمؤسسة أو تقويمها للاستفادة في عملية المراجعة.
• الإلمام بالأساليب الرياضية والإحصائية المتاحة والتي يمكن الاستفادة منها في عملية المراجعة والتي تصبح ميسرة بعد استخدام الحاسبات الإلكترونية و التأكد من أساليب تحليل البيانات .
• الإلمام التام بنظم المعلومات المتكاملة وشبكات المعلومات االمحلية والدولية .
• التأكد من سلامة برامج التشغيل الالكتروني للبيانات [ Soft – Ware ] من حيث مضمونها وملاءمتها .
• التأكد من سلامة ودقة نظام توزيع المعلومات الخارجة وحمايتها وإمكانية استرجاعها للاستفادة منها في عملية المراجعة المستمرة ، والتأكد من نظام التغذية العكسية وحمايتها من التلاعب


الاستنتاجات
1. ان الأساليب اليدوية لم تصبح مناسبة في مجال الرقابة لصعوبة تحليل وحفظ واسترجاع البيانات والمعلومات التي تمثل حجم كبير من الاعمال كما انها لم تتمكن من استخدام الأساليب الرياضية والإحصائية في مجال تحليل البيانات الذي هو اساس عمل الرقابة .
2. ان مسايرة معطيات الثورة التكنولوجية والتكيف معها يضمن بقاء المؤسسات الحكومية واستمرارها في تحقيق مستويات اعلى وتقديم افضل الخدمات .
3. ان الرقابة الداخلية والمالية والإدارية بمثابة تقييم ورقابة لمدى قوة أو ضعف الآليات المعتمدة من قبل المؤسسة وعند تحسين انشطها وخدماتها يؤدي الى تحسين أداء الإدارات الخاضعة للرقابة.
4. وجود بيئة رقابية فعالة يساعد في تخفيف أثر احتمال حدوث الغش والمخالفات اذا أحسن تصميمها وتنفيذها كما انها تستطيع أن توفر تأكيد معقول لإدارة المؤسسة بتحقيق الأهداف الرقابية للمؤسسة .
5. استخدام اساليب تكنولوجيا المعلومات في الرقابة الداخلية يعد أحد مكونات إستراتيجية إصلاح الإصلاح المالي والإداري للمؤسسة .
1. عدم اختلاف مفهوم الرقابة الداخلية ولا اهدافها ولا عناصرها الرئيسية في ظل استخدام الحاسوب عنه في ظل الاستخدام اليدوي لكن الاختلاف في الاساليب والاجراءات
6. من اهم عناصر الرقابة الداخلية هو( بيئة الرقابة ) حيث انها تؤثر تاثيرا كبيرا على الرقابة .
7. استخدام تكنلوجيا المعلومات يؤدي الى تسهيل مهام ودور الأجهزة الرقابية المختلفة على مستوى المؤسسات الرئيسية والفرعية لقدرته القيام بكافة المهم بسرعة هائلة وبوقت قصير ومعلومات صحيحة والمحافظة عليها من كافة الاساليب الغير سليمة .


التوصيات


1. الاستفادة من الامكانيات الهائلة لنظم الحاسوب في مجال العمل الرقابي تحقيقا لمزايا هذه النظم في اجراءات وتطوير العمل لديها.
2. الغاء نظم العمل المحاسبي اليدوي والاعتماد كليا على نظم الحاسوب للاستفادة من مزاياه الكبيرة المنعكسة على دقة العمل المحاسبي وسرعة انجازه وتوفير الكم الهائل من البيانات.
3. نشر الوعي حول موضوع التدقيق باستخدام الحاسوب حول اساليب عملية التدقيق والامكانيات الهائلة التي يوفرها الحاسوب في مجال الرقابة.
4. تطوير اداء أقسام الرقابة الداخلية بالمؤسسة و رفع كفاءة وفاعلية العاملين بها لمواجهة المتغيرات التقنية المعاصرة عن طريق الاهتمام بالتدريب والتأهيل العلمي والعملي المستمر للعاملين في الرقابة الداخلية على أحدث النظم والوسائل التكنولوجية المتقدمة من أجل رفع مهاراتهم وزيادة خبراتهم العلمية والعملية ومتابعة كل جديد متعلق بالعمل الالكتروني ومحاولة الاستفادة منه .
5. يكون هناك نظام رقابة يوفر السلامة والامن لاي مستخدم لان هناك مخاطر كثيرة لابد ان تاخذ بنظر الاعتبار عند تحديد اجراءات الرقابة الداخلية المتعلقة بامن الاجهزة والبرامج والبيانات مــن اتلاف اوسرقة الاجهزة .
6. من وسائل تحقيق الاهداف للمؤسسات والتي تجعلها ان تصل الى مستوى الطموخح والتطور ومسايرة التقدم وحماية اصولها وتطوير خدماتها لابد لها من استخدام التكنولوجيا المعلومات في العمل المالي والرقابي .
7. تبادل الخبرات ما بين أجهزة الرقابة في مجال تطبيقات الرقابة على نظم تكنولوجيا المعلومات.
8. قيام الجهات الرقابية بالعمل على بناء قاعدة بيانات إلكترونية متكاملة تتعلق بمهام المراجعة.
9. وضع معايير رقابية تحقق جودة التخطيط والتنفيذ والتقرير .