دورة المصروفــات :-
· يقصد بدورة المصروفات كافة العمليات المتداخلة فيما بينها والتي تهدف إلي الحصول على أصول ثابتة أو شراء مواد بالإضافة إلي العمليات الناتجة عن ذلك والتي تزامن بدفع مبالغ اقتناء أصل أو شراء مواد للمشروع .
· وتبدأ دورة المصروفات بإعداد طلب شراء داخل المشروعات ، ثم يلي ذلك الاتصال بالموردين وبحث موضوع الأسعار والمواصفات الأخرى وتحديد الجهة التي يراد الشراء منها ، وبعد ذلك يتم استلام البضاعة أو الأصل ، وتنتهي دورة المصروفات بدفع ثمن الشراء وتسجيله في دفاتر الشركة .

1) مدخل العمليات :
((الخطوات التمهيدية لمراجعة العمليات التجارية الخاصة بدورة المصروفات)) :
ويتضمن الإحاطة والتعرف على الإجراءات التي من شأنها أن تؤدي إلي شراء المواد أو الحصول على الموجودات الثابتة .

· ومن أهم هذه الإجراءات التي تتعلق بالمشروع نفسه مثل :
(أ*) هل يقوم المشروع بشراء البضاعة بقصد إعادة بيعها ، أم بهدف تصنيعها وتحويلها إلي منتجات جاهزة ؟؟ (هدف الشراء) .
(ب*) هل هذه المواد سريعة التلف أم أنه يمكن الحفاظ عليها بنفقات تخزين بسيطة ولفترة طويلة ؟؟
(ج) هل يتم الشراء من مورد وحيد أم يتم الاعتماد على أكثر من مورد ؟؟
(د) لابد للمراجع من التعريف على الجهة صاحبة القرار بعملية الشراء للمواد والبضائع ، وهل يتم ذلك بواسطة إدارة مركزية أم أنه يتم من خلال عدة أشخاص مسؤولين عن تنفيذ عملية الشراء .
(هـ) يجب معرفة طريقة الدفع ، هل تتم تبعاً لكل طلبية أم يتم تسديد دفعات دورية للموردين أم يتم الشراء نقداً .

· أما فيما يتعلق بحيازة الأصول الثابتة :
(أ*) لابد لمراجع الحسابات من تحديد نوع الأصل المشترى واستعمالاته وبرامج الصيانة المتعلقة به وذلك بقصد الفصل وتحديد المصروفات الإيرادية والرأسمالية المتعلقة به .
(ب) كما أنه من الضروري الفصل بين الأصول الثابتة التي يملكها المشروع ويستثمرها
وبين تلك التي يستثمرها ولا يملكها (أصول مستأجرة) وما يترتب على ذلك من عمليات
محاسبية خاصة بكل منهما ، فالأولى تظهر في الدفاتر والسجلات ويسمح باستهلاكها
بينما لا تظهر الثانية في السجلات والدفاتر ولا يسمح باستهلاكها وإنما يسمح بتسجيل
جميع المصروفات المتعلقة بها بالإضافة إلي بدل إيجارها السنوي .

2) تدفق العمليـات :
· يقصد بتدفق العمليات الخاص بدورة الحيازة والمصروفات آلية تسلسل العمليات التي تجري أثناء شراء المواد واقتناء الأصول الثابتة بالإضافة إلي مجموعة المستندات التي ترافق ذلك والإجراءات الخاصة بالرقابة الداخلية المعتمدة من قبل المشروع ، حيث يمكن لمراجع الحسابات معرفة ذلك من خلال المقارنات أو الملاحظات المباشرة .

(أ*) إجراءات الرقابة الداخلية على عمليات الشراء :
· تبدأ عملية الشراء عادة من خلال إعداد طلب الشراء من الجهة صاحبة الصلاحية بذلك (إدارة المشتريات) ذلك عند وصول المخزون من هذه المادة إلي الحد الأدنى بناءً على إشعار من إدارة التخزين وانسجاماً مع متطلبات إدارة الإنتاج أو المبيعات المتعاقد عليها .

· ينظم طلب شراء على عدة نسخ حيث تحتفظ إدارة المشتريات بإحداهما وترسل الثانية إلي المسؤول عن إتمام عملية الشراء ، وبعد هذه العملية يتم الاتصال بالموردين وتحديد نوع ومواصفات البضاعة وكذلك تحديد أسعارها واختيار المورد المناسب في حال تعدد الموردين ، ثم ينظم أمر شراء على عدة نسخ ترسل الأولى للمورد والثانية إلي إدارة المخازن لإعلامهم بتنفيذ الطلب المقدم من قبلهم بقصد أخذ الاحتياطات اللازمة لاستلام بالبضاعة ، كما ترسل نسخة إلي إدارة المخازن للقيام بعملية استلام البضاعة والتأكد من كميتها ، وكذلك التأكد من مطابقة مواصفاتها للمواصفات المذكورة في أمر الشراء حيث ينظم مذكرة استلام "مذكرة إدخال بضاعة" من قبل إدارة المخازن وعلى عدة نسخ تحتفظ لنفسها بواحدة وترسل إحداها إلي المسؤول عن الشراء بينما ترسل الثالثة إلي دائرة الحسابات للتسجيل في الدفاتر .

· كما تتلقى دائرة الحسابات مستند البيع "الفاتورة" الذي ينظمه المورد مما يمكن دائرة الحسابات من إجراء الربط والمطابقة بين أوامر الشراء وأوامر البيع الخاصة بها .

· وفي نهاية العام تشكل المطابقة المستندية أداة هامة يستخدمها مراجع الحسابات ، حيث أن توافر أوامر الشراء لدى دائرة الحسابات دون أن ترفق بمذكرة إدخال يشير إلي إن البضاعة لا تزال بالطريق ، وبالتالي فإن إدراجها ضمن المشتريات الآجلة يحتم إظهارها ضمن بضاعة آخر المدة . وفي حال عدم إثباتها بالدفاتر يجعل أثر هذه العملية معدوماً بالنسبة للقوائم المالية .

· بالمقابل فإن استلام البضاعة وتنظيم مذكرة استلام وإرسالها إلي دائرة الحسابات دون أن ترفق بفاتورة البيع المرسلة من المورد أو أمر الشراء يعتبر دليلاً على وصول البضاعة إلي المخازن وبالتالي لابد من تسجليها في حسابات الموردين وإضافتها إلي حساب المشتريات .

· ومن خلال ما تقدم يمكن لمراجع الحسابات التعرف على بعض إجراءات الرقابة الداخلية التي تخص عملية الشراء :
1. وجود إدارة المشتريات مستقلة عن إدارة التخزين واستلام المواد .
2. الفصل بين الاختصاصات المتعارضة مع اختصاص أمين المستودع الذي لا يسمح له بإعداد مستند الشراء أو فاتورة البيع .
3. التسجيل في الدفاتر من قبل دائرة الحسابات وبصورة مستقلة .
4. إجراءات المطابقة ما بين الكشف المرسل من الموردين وبين البيانات المسجلة في الدفاتر .
5. مطابقة أرصدة الأستاذ المساعد للموردين مع رصيدهم في الأستاذ العام .
6. ترقيم أوامر الشراء بصورة متسلسلة .

(ب*) إجراءات الرقابة الداخلية على المخزون السلعي :
· إن الرقابة الداخلية السليمة على المخازن يجب أن تتضمن مجموعة من الإجراءات الرقابية الهامة منها :
1. تحديد مسؤوليات موظفي المخازن تحديداً واضحاً بحيث يكونوا مسؤولين عما يلي :-
(أ*) استلام البضائع الواردة بعد الانتهاء من فحصها .
(ب*) مسك سجلات أو بطاقات يسجل بها الوارد والمنصرف من البضائع .
(ج) إعلام المسؤولين بكمية البضاعة الموجودة لديهم كلما قاربت من الحد الأدنى .

2. الفصل التام بين الاختصاصات المتعارضة فعلى سبيل المثال لا يجوز لأمين المستودع التدخل بالمشتريات أو المبيعات أو التسجيل في السجلات المحاسبية .
3. تصميم مجموعة دفترية كاملة للمخازن تعكس حركة المواد .
4. وضع نظام مستندي سليم يكفل تأمين مستند معتمد من شخص مسؤول يؤيد كل عملية إدخال أو إخراج من وإلي المخازن .
5. القيام بجرد مفاجئ لصنف من الأصناف الموضحة من قبل لجنة مستقلة عن إدارة المخازن .
6. إجراء مقارنات دورية بين أرصدة الأصناف الموضحة في البطاقات وبين الأرصدة التي تظهر في الحسابات "مراجعة انتقادية" .
7. التأمين على أمناء المخازن ضد خيانة الأمانة بمبالغ تتناسب مع ما يوجد في عهدتهم من بضائع ومواد .

(ج) إجراءات الرقابة الداخلية على المدفوعات النقدية :-
· إن نظام الرقابة الداخلية المتعلق بالمدفوعات النقدية يجب أن يتضمن ما يلي :-
1. الفصل بين الاختصاصات المتعارضة ، فمثلاً: موظف يقوم بإعداد أمر الصرف ، وآخر ينظم الشيك ويوقعه ، وثالث يقوم بالتسجيل في الدفاتر .
2. الفصل بين أمانة الصندوق المتعلقة بالقبض وبين تلك المتعلقة بالدفع .
3. محاولة الالتزام بإجراء عملية الدفع بموجب الشيكات بشرط أن تحمل هذه الشيكات أرقام متسلسلة .
4. عدم إتلاف وتمزيق الشيكات الملغاة والمحافظة عليها في دفتر الشيكات .
5. الحصول على إشعار من المورد يفيد بأن عملية الدفع قد تمت .
6. تحديد السقف الأعلى لموجودات الصندوق وأي زيادة تحول إلي البنك .
7. التأمين ضد خيانة الأمانة لأمين الصندوق .
8. الجرد المفاجئ لصناديق المشروع ومطابقتها مع الأرصدة في الدفاتر .

· يتم إعداد أمر الصرف من قبل الموظف المختص وذلك بعد استلامه لأمر الشراء ومذكرة الإدخال وعلى عدة نسخ حيث ترسل نسخة إلي دائرة الحسابات وأخرى تحفظ في دفتر الصرفيات ، كما يسلم المورد نسخة منها بعد كتابة عبارة "مدفوع" عليها .

· يرافق عملية تنظيم أمر الصرف إعداد شيك يحمل رقماً مسلسلاً وتوقيع الموظف المختص ، بالإضافة إلي المبلغ المحدد ، وبعد تسليم الشيك يتم تسجيل رقمه وتاريخه وقيمته على أمر الصرف المدفوع .


(د) إجراءات الرقابة الداخلية على الأصول الثابتة :
· يجب أن يتضمن نظام الرقابة الداخلية على الأصول الثابتة النقاط التالية :-
1. تحديد المسؤوليات والاختصاصات المتعلقة بالأعمال التالية :-
- الموافقة على الشراء .
- استلام الأصول وتركيبها .
- دفع قيمة الأصول المشتراة .
2. وضع ميزانية تقديرية للإضافات الرأسمالية تبعاً لسياسة الشركة .
3. تنظيم سجل للموجودات الثابتة يبين العدد ، النوع ، تاريخ الشراء ، التكلفة ، كيفية الاستهلاك .
4. التأمين على الأصول ضد الأخطار المختلفة .
5. الفصل التام بين نفقات الصيانة والنفقات الراسمالية .
6. تحديد الأٍساس الصحيح لاستهلاك كل نوع من أنواع الأصول الثابتة .
7. إحكام الرقابة على قطع الغيار والأدوات والمهمات الصغيرة ز
8. دراسة الجدوى الاقتصادية من اقتناء الأصول أو استئجارها .
9. الجرد المفاجئ للعدد والأدوات ومطابقتها مع أرصدتها في الدفاتر .
10. التمييز بين النفقات الإيرادية والنفقات الرأسمالية .


(هـ) إجراءات الرقابة الداخلية على حسابات الموردين :
· تتضمن إجراءات الرقابة الداخلية على حسابات الموردين ما يلي :-
1. تنظيم كشف تفصيلي بأسماء الموردين وأرصدتهم بتاريخ إعداد الميزانية العمومية .
2. مطابقة أرصدة الموردين مع البيانات المسجلة في حساب المشتريات الآجلة .
3. مطابقة رصيد الموردين الوارد في الميزانية العمومية مع إجمالي أرصدة الموردين الموجودة في السجلات .
4. الحصول على مصادقات من الموردين تؤكد صحة التزامات الشركة اتجاههم .
5. إجراء مراجعة اختبارية للمستندات المتعلقة بالقيم المسجلة في حسابات الموردين .



(و) تقييم دورة الرقابة الداخلية على الحيازة والمصروفات :
· هناك مجموعة أهداف يمكن تحقيقها من خلال برنامج المراجعة الذي يجب أن يتضمن الإجراءات التالية :
الأهداف
الإجراءات الجزئية
1- المشتريات المسجلة شرعية وموثقة
1- أوامر الصرف موثقة بالمستندات الضرورية .
2- أوامر الصرف لشراء المخزون مدعمة بأوامر البيع الصادرة عن الموردين . وكذلك بتقارير الاستلام "مذكرات الإدخال" نم إدارة المخازن بأوامر من إدارة المشتريات .
2- عمليات الشراء مسجلة دون حذف
1- تسلسل أرقام طلبات الشراء ، أوامر الشراء ، تقارير الاستلام ، أوامر الصرف .
3- تم إعداد أوامر الشراء بدقة
1- المشتريات تمت من موردين معروفين بعد استلام عروض الأسعار وتقويمها .
4- جميع المشتريات قد تمت الموافقة عليها
5- كل أوامر الشراء مدعمة بطلبات شراء من الأشخاص أصحاب الشأن بذلك .
5- إن جميع المشتريات تخص السنة المالية
1- التأكد من عمليات الحد الفاصل .


(ز) تحقيق المطابقة لدورة الحيازة والمصروفات :
· يتضمن تحقيق المطابقة إجراء فحص مستندي وحسابي لعينة من المشتريات للتأكد من توافق طلبات وأوامر الشراء مع أوامر البيع الصادرة من الموردين ومذكرات الإدخال الصادرة عن إدارة المخازن مع البيانات المسجلة في الدفاتر بالإضافة للتأكد من صحة ودقة إعدادها من قبل أشخاص مسؤولين وأصحاب الصلاحية بذلك .

· ويمكن اختيار عينة من مذكرات الإدخال التي تم تنظيمها من قبل إدارة المخازن والتأكد من مدى مطابقتها لأوامر الشراء وذلك فيما يتعلق بالكمية والمصروفات بالإضافة إلي مطابقتها مع الكميات والقيم المسجلة لدى دائرة الحسابات وكذلك مع الكشوف الدورية من الموردين .
· ويمكن أيضاً اختبار عينة من أوامر الصرف للتأكد من وجودها كاملة من خلال تسلسل أرقامها وأنها أعدت بناءً على المستندات الصحيحة المنظمة من قبل الدوائر الأخرى بالإضافة إلي التركيز على صلاحية الأشخاص الذين قاموا بإعدادها وعلى صحة المبالغ المسجلة فيها ومن تطابق تلك المبالغ مع البيانات المسجلة في الدفاتر بالنسبة لها .