هنالك العديد من وسائل التحصيل وأدواته المستخدمة في تحصيل الديون لدى الغير ، حيث تختلف هذه الوسائل من مكان لآخر ومن مؤسسة مالية لأخرى .
There are several techniques and tolls used to collect debts from others, as these vary from one place to another, and from one financial institution to another.


تعتبر هذه طرقاً مساعدة لابد منها أحياناً في زيادة فاعلية التحصيل ، ومن هذه الوسائل والأدوات :
These are assisting methods, which should sometimes used for enhancing the collection effectiveness, inter alia:




إشعارات التأخير المكتوبة للعملاء .
Delinquency Notices.



نظام التحصيل الأوتوماتيكي .
Automated Collection System.



موزع مكالمات التحصيل الواردة .
Automated Calls Distributor.



نظام مراقبة مكالمات التحصيل .
Incoming calls Monitoring.



لوحة المكالمات الإلكترونية .
Symon Board.



نظام استقبال المكالمات الواردة الأوتوماتيكي .
Automated Voice Recording (AVR).



كاشف الأرقام .
Caller ID.



نظام الاتصال الأوتوماتيكي .
Auto Dialer.



نظام التحويل الأوتوماتيكي إلى العملاء المتخفين .
Automated Skip Tracing.



نظام اختيار كتابة العبارات المحددة سلفاً .
Scripting.



نظام سيناريوهات التسوية المتعدد .
Work out Options.



نظام التحصيل إلى وكالة التحصيل الخارجية .
Third Party Collection.



نظام إضافة الاسم إلى قائمة (C) .
Name adding system to (C) list.






وسيتم استعراض هذه الوسائل والأدوات المساعدة باختصار:
These auxiliary means and tools shall be briefly discussed here:


1.
إشعارات التأخير المكتوبة :
Delinquency Notes:
1.


هي إشعارات تكتب للعملاء بشكل مختصر ولاتوقع يمكن أوتوماتيكياً عن طريق نظام التحصيل الآلي وتوجه عادة للعملاء الذين تأخروا لفترات بسيطة ومبالغهم المستحقة قليلة المخاطرة ، الهدف منها هو تذكير العملاء ويجب أن تكون :
They are notes that are briefly addressed to the customers and it is not expected to be automatedly generated via the automated collection system, and they usually made to the customers who are delinquent for short periods and their payables are less risky. The purpose of these notice is to remind the customer and they should be:




هي إشعارات تكتب للعملاء بشكل مختصر ولاتوقع يمكن أوتوماتيكياً عن طريق نظام التحصيل الآلي وتوجه عادة للعملاء الذين تأخروا لفترات بسيطة ومبالغهم المستحقة قليلة المخاطرة ، الهدف منها هو تذكير العملاء ويجب أن تكون :
They are notes that are briefly addressed to the customers and it is not expected to be automatedly generated via the automated collection system, and they usually made to the customers who are delinquent for short periods and their payables are less risky. The purpose of these notice is to remind the customer and they should be:







شخصية – أي موجهة باسم شخص العميل .
Personalized-i.e. addressed to the customer’s.




قد تكون بالبريد العادي أو السريع حسب الأهمية وعدد أيام التأخير .
They may sent via ordinary o express mail according to their importance and number of delay days.


تحتوي على عدد أيام التأخير .
Contain the number of delay days.


تحتوي على المبلغ المستحق المتأخر الدفع .
Contain the payable arrears.


أن تكون مراجعة قانونياً .
Legally revised.



أي لاتزيد عن 20 كلمة ولاتزيد على 3 فقرات .
Do not exceed 20 words, and not more than 3 paragraphs.


لايستخدم فيها عبارات عامية أو غير مفهومة لدى العميل .
No colloquial or ambiguous phrases shall be used.




أن تكون كلماتها جازمة لايكتنفها غموض أو شك .
Decisive not bearing in ambiguity or suspicion.


أن تكون مباشرة .
Direct.


أن يوضع خط تحت كل كلمة تشكل عنصراً أساسياً فيها .
Every word constituting a basic element shall be underlined.






نظام التحصيل الآلي :
Automated Collection System:


هو برنامج أوتوماتيكي يصنف حسابات العملاء المتأخرين عن السداد في مجموعات متشابهة في الخصائص والصفات حسب معايير متفق عليها مسبقاً مثل :
It is an automated soft ware which sorts out the delinquent customers accounts in similar groups of characteristics and properties as per predetermined criteria such as:


عدد أيام التأخير .
Number of delay days.


مقدار المبالغ المتأخرة .
Amount of delinquent sums of money.





جهة العمل .
Employer.


التوزيع الجغرافي .

Geographic distribution.



التوزيع الديموغرافي .
Demographic distribution.



يقوم هذا النظام أو هذا البرنامج بتحويل هذه الحسابات المتأخرة عل مجموعة من المحصلين حسب التقسيم أو الهيكل المتبع في إدارة التحصيل بحيث يرتبها في خط سير واحد لأي محصل يفرغ أولاً من أي عميل .
This system or software shall refer these delinquent accounts to a group o collectors as per the distribution or framework adopted by the collection department so that it arranges them in one single track for any collector who finishes his job with any customer.




ويمتاز هذا النظام بما يلي :
This system is characterized by:


زيادة فعالية التحصيل .
Enhancing the collection effectiveness.


الاستغلال الأمثل للوقت .
Optimal utilization of time.


قياس أداء المحصلين .
Measuring the collectors’ performance.


التقليل من استخدام الورق .
Reduce paperwork.


توفير معلومات كثيرة عن العميل .
Provide much information about the customer.



موزع مكالمات التحصيل الواردة :

Automated Calls Distributor:


هو نظام بتوزيع المكالمات الواردة لقسم التحصيل ، بحيث يوجهها لأي محصل غير منشغل بأي عميل ، وإذا كان كل المحصلين مشغولين يقوم النظام بتحويل المكالمة أوتوماتيكياً إلى مدير التحصيل .
This is a system that distributes the incoming calls to the Collection Department, so that it refers them to any vacant collector. In the event all collectors are busy, he shall automatically refer the call to the Collection Manger.


4.
نظام مراقبة مكالمات التحصيل المباشر :
Incoming Calls Monitoring:
4.


هو نظام يستخدم لأجل التعرف على نوعية وكمية المكالمات الواردة والصادرة من إدارة التحصيل يمكّن المشرف أو مدير التحصيل من التعرف على أسلوب وطريقة أداء كل محصل مباشرة ليتم من خلالها من التعرف على جميع الأوضاع التحصيلية للمحصلين .
It is a system utilized for the identification of the type and amount of incoming/outgoing calls to and from the Collection Department. This system enable the collection supervisor/manager identify the technique and method of the performance of every collector, for being acquainted with all the collection situations of the collectors.




لوحة سايمون الإلكترونية :
Symon Electronic Board
5.


هي لوحة إلكترونية كبيرة الحجم توضع في مكان بارز بإدارة التحصيل توضح فيها عدد المكالمات الواردة للتحصيل وأطول مكالمة استغرقت ، الهدف منها هو لفت انتباه المحصلين إلى قيمة الوقت المستهلك مع كل عميل كما تساعد المشرف المباشر للمحصلين إلى عدد المكالمات ومدى وقت أطول مكالمة .
It is a large size electronic board to be placed in a prominent position in the Collection Department showing the number of the incoming calls, and the longest call, the purpose of which is directing the attention of the collectors to the time value consumed with every customer, and it assists the immediate supervisor in identifying the number of calls and the range of the longest call.


نظام استقبال المكالمات الواردة الأوتوماتيكي :
Automated Voice Recording (AVR)
6.


هو نظام يقوم بخدمة العميل أوتوماتيكياً دون تدخل من المحصل بحيث يمكن العميل من معرفة تفاصيل حسابه المتأخر مثل الرصيد المتبقي ، مبلغ القسط المستحق ، عدد أيام التأخير ، بإمكان العميل أن يسجل وعداً بالسداد بمقدار المبلغ وتاريخ السداد ، أو إضافة أي معلومات أخرى ، كذلك بإمكان النظام أن يقوم بالتحويل للمحصل المتوفر في حال رغبة العميل التحدث إليه .
It is a system that automatically serve the customer with no intervention from the collector’s part. It enables the customer from knowing the details of its delinquent account such as the remaining balance, the amount of the payable installment, and the number of the delay days. The customer can record a promise with settlement showing the amount & settlement date or adding any other information. The system can refer the customer to the collector of the desires to talk to him.