المستندات الواجب تقديمها من قبل المصدر :


فور قيام المصدر بشحن البضائع يقوم بتجهيز مستندات الشحن والشهادات المطلوبة والمنصوص عليها فى الاعتماد المستندى لكى يقدمها للبنك مبلغ الاعتماد وسوف نتعرض إلى هذه المستندات بصورة مبسطة والتى مستندات الشحن (shipping documents)


(أ) بوليصة الشحن Bill Of Lading
وهو المستند الخاص بشحن البضاعة ويعتبر أهم مستند على الإطلاق حيث أنه السند الأساسى الذى يؤكد التزام المصدر بتنفيذ التزامه والمتمثل فى شحن البضائع ومن ثم يمثل المستند الأساسى لملكية البضائع لمالك البضائع حيث تعتبر بوليصة الشحن عقد موقع من الشركة الشاحنة مسئوليتها عن البضائع موضوع الاعتماد المستندى.
ويختلف مسمى بوليصة الشحن طبقا للوسيلة التى تستخدم فى نقل البضائع كما يلى :


1- بوليصة شحن بحرى Marine Bill Of Lading للشحن عن طريق البحر .
2- بوليصة شحن جوى Air Way Bill للشحن بالطائرة
3- بوليصة شحن برى Road / Rail Way Bill للشحن عن طريق البر أو بالسكك الحديدية .
4- إيصال شحن بريدى Courier / Postal Receipt للشحن عن طريق هيئة البريد أو بالبريد الخاص.


وعموما هناك العديد من النقاط الأساسية والتى يجب أن تتوافر فى بوليصة الشحن ومنها :
1- يجب أن تصدر بوليصة الشحن خلال الفترة المحددة للشحن بالاعتماد المستندى .
2- يجب ألا تتعدى الفترة من تاريخ إصدار البوليصة حتى تاريخ تداول المستندات الفترة المحددة بالاعتماد وفى حالة غياب النص تكون هذه الفترة بما لا يتعدى 21 يوما وإلا اعتبرت بوليصة الشحن متقادمة.
3- يجب أن تتضمن البوليصة نصا صريحا بعدد الأصول المصدرة منها ويجب تسليم كافة الأصول إلى البنك ما لم ينص الاعتماد على غير ذلك .
4- وصف البضاعة بالبوليصة يجب أن يكون مطابقا للفاتورة النهائية وأيضا الكميات أو الأعداد أو الأوزان وبالتالى مطابقتها مع الفاتورة المبدئية .
5- يجب أن يعتمد أى تعديل فى البوليصة من جانب الشركة الشاحنة .
6- يجب أن ينص صراحة فى بوليصة الشحن على طريقة دفع النولون فعلى سبيل المثال ، دفع النولون مقدما فى حالة كون الاعتماد CIF / C&F أو يتم الدفع بميناء الوصول فى حالة كون الاعتماد FOB .
7- يجب أن تكون البوليصة من نفس النوع المنصوص عليه بالاعتماد (بحرى – برى – جوى .. الخ)
8- يجب أن تظهر البوليصة اسم الشاحن وليس بالضرورة أن يكون هو المستفيد .
9- يجب أن تصدر البوليصة لأمر البنك فاتح الاعتماد ما لم ينص الاعتماد على خلاف ذلك.
10- يجب أن يحدد كل من ميناء الشحن والوصول بالبوليصة كما ورد بالاعتماد .
11- يجب أن يحدد بالبوليصة اسم السفينة أو اسم شركة الطيران ... الخ
12- يجب أن تكون البوليصة نظيفة (clean) بمعنى أنها لا تحتوى على أية تحفظات من جانب قبطان السفينة أو كابتن الطائرة تعيب البضاعة أو تعبئتها.
13- يجب أن ينص صراحة فى البوليصة على تمام شحن البضائع على ظهر السفينة (on board) ما لم ينص الاعتماد بالشحن على سطح السفينة (on deck)


وهناك أيضا أنواع من بوالص الشحن البحرى منها : -


- بوالص الشحن ذات الصيغة المختصرة Short Form B/L
- بوالص الشحن الصادرة من وكلاء الشحن Forwarder B/L
- بوالص الشحن التى تسمح بإعادة الشحن Through B/L
- بوالص الشحن الصادرة عن عقود مشاطرة Charter Party B/L
- بوالص الشحن التى تغطى أكثر من وسيلة نقل Combined B/L


(ب) مستند التأمين (Insurance document)
مستند التامين هو المستند الذى يغطى قيمة البضاعة حال فقدها أو تعرضها لأى تلف سواء نتيجة الإهمال أو القضاء والقدر أو بسبب الإضرابات أو الحروب أو أى أسباب أخرى .
وبالتالى يقوم المصدر بإصدار بوليصة التأمين أو شهادة التأمين أو إشعار تغطية طبقا لما ينص فى الاعتماد المستندى حيث يجب أن يكون نوع المستند مطابقا تماما لما جاء بنص الاعتماد وأيضا يجب أن يصدر مستند التأمين بقيمة لا تقل عن 110 % عن قيمة الاعتماد وأن يوضح الأخطار المطلوب تغطيتها مفصلة طبقا لما ورد بالاعتماد فعلى المصدر وهو بصدد بوالص التأمين التأكد من مطابقتها مع الشروط الواردة بالاعتماد المستندى .


وهناك بعض الشروط الواجب توافرها فى مستند أو بوليصة التأمين ومنها :
1- يجب أن تصدر البوليصة بنفس عملة الاعتماد .
2- يجب أن تحدد البوليصة مكان صرف التعويضات فى بلد المستورد.
3- يجب أن تحدد البوليصة اسم المستفيد من التأمين إما أن يكون المستورد أو البنك فاتح الاعتماد طبقا لما ورد بالاعتماد المستندى .
4- يجب أن تغطى البوليصة جميع الأخطار (All Risks) .
5- يجب أن تغطى البوليصة أخطار إعادة الشحن (Transshipment) فى حالة إذا كان إعادة الشحن مسموح به فى شروط الاعتماد.


(ج) الفواتير التجارية النهائية (Commercial Invoice)
يقوم المصدر بإصدار الفاتورة التجارية ويجب أن تحتوى على البيانات التالية :
1- يجب أن تصدر من المستفيد من الاعتماد (المصدر) .
2- يجب أن تصدر باسم فاتح الاعتماد (المستورد)
3- وصف البضاعة كما جاء بنص الاعتماد المستندى وأيضا كما ورد بالفاتورة المبدئية .
4- قيمة البضاعة مع تحديد الوحدات وبنفس عملة الاعتماد وقد ينص فى الاعتماد على كلمة (ABOUT) أى حوالى وهذا يعنى أن قيمة الاعتماد والكمية قد تزيد أو تقل فى حدود لا تزيد عن 10% للقيمة والكمية.
5- يجب أن تتضمن الفاتورة التجارية شروط الدفع وشروط التسليم .
6- يجب أن يكون هناك إقرار فى الفاتورة التجارية بأنها مطابقة تماما للفاتورة المبدئية وإنها على قوة الاعتماد المستندى رقم (يذكر رقم الاعتماد المستندى) .
7- توقيع المصدر على الفاتورة التجارية .


ومن ثم تعتبر الفاتورة التجارية هى الأساس الوحيد الذى يتم حساب الرسوم الجمركية والضرائب وحسابات التكلفة للبضاعة المستوردة على أساسه .


(د) مستندات أخرى :
تتعد المستندات الأخرى حسب طبيعة البضاعة موضوع الاعتماد وحسب مدى الثقة بين كل من المصدر والمستورد . وتعتبر هذه المستندات مكملة للمستندات السابق الإشارة إليها وهى بمثابة ضمان وتأكيد حتى يتم ورود البضائع سليمة من الناحية الفنية وأيضا كضمان إضافى للنوعية وعدم الغش التجارى وقد تخدم هذه المستندات أهداف أخرى تتعلق بحال طلبها لتقدم لجهات الاختصاص ومن هذه المستندات ما يلى :
1- شهادة (المنشأ) Certificate of Origin
وعادة ما تصدر هذه الشهادة من الغرفة التجارية فى بلد المصدر ويظهر بها منشأ البضاعة واسم المنتج للبضاعة وغالبا ما يطلب اعتمادها من القنصليات أو السفارات فى بلد المنتج .


2- شهادة التفتيش Inspection Certificate
وتصدر من مكاتب تفتيش دولية منتشرة فى جميع أنحاء العالم وتفيد بمطابقة البضاعة المتعاقد عليها من حيث الكمية والنوعية والمواصفات القياسية .
ويجب أن ينص فى شروط الاعتماد على طريقة سداد أتعاب ومصاريف التفتيش ومن الذى سيتحمل مثل تلك المصاريف.


3- شهادات الوزن وقوائم التعبئة Weight list & packing list
وهى شهادة تحدد الوزن الإجمالى والوزن الصافى للبضاعة وأيضا قوائم التعبئة تحدد حجم العبوات التى تم تعبئتها وكمياتها وإعدادها ، حيث تستخدم فى المعاينة الجمركية بميناء الوصول لتفادى الفحص الكلى للبضاعة عند التثمين الجمركى ، ويجب أن يتطابق كل من قوائم الوزن والتعبئة مع كل من بوليصة الشحن والفاتورة التجارية أو النهائية .




4- شهادة زراعية Agricultural Certificate
قد تكون السلعة التى سوف تصدر أو تستورد مستخدمة فى الزراعة فيتم طلب هذه الشهادة والتى غالبا ما تصدر من جهات حكومية فى بلد المصدر وتفيد صلاحية البضاعة للاستخدام فى الزراعة وقد تطلب بمسمى شهادة صحية زراعية (Photo sanitary Certificate)


5- شهادة صحية Health Certificate
أيضا تصدر هذه الشهادة من الجهات الحكومية فى بلد المصدر وهى شهادة تفيد صلاحية البضاعة للاستخدام الآدمى وخلوها من الإشعاع أو أى أمراض أو مواد ضارة بالصحة العامة وتطلب هذه الشهادة فى بضائع المواد الغذائية أو ما شابه ذلك .


6- شهادات أخرى :
هناك شهادات أخرى إضافية قد تطلب فى الاعتماد المستندى وتختلف تبعا لظروف كل عملية كما سبق الإشارة إلى ذلك مثل شهادة بعمر السفينة (وهى تفيد أن السفينة الناقلة لا يتعدى لا يتعدى عمرها 10 سنوات) – شهادة إشعاع Radioactivity certificate (وهى شهادة تفيد أن البضائع خاليا معتمدة من الجهات الحكومية فى بلد المصدر )
وعليه فهناك بعض النقاط الهامة جدا والتى يجب أن يأخذها المصدر فى الاعتبار وهو بصدد تجهيز مستندات الشحن التى سيقدمها للبنك حتى تكون مطابقة تماما لشروط الاعتماد المستندى ولا تؤدى إلى أى تأخير فى دفع قيمة الاعتماد أو إيقاف الدفع : -
1- يجب أن تصدر جميع المستندات والشهادات مطابقة تماما للنصوص الواردة بالاعتماد المستندى من حيث جهة الإصدار أو جهة اعتمادها أو التصديق عليها وأيضا مضمونها وما يرد بها من بيانات وعدد النسخ المطلوبة .
2- يجب أن تكون هذه المستندات متفقة مع كافة المستندات الأخرى المطلوبة بالاعتماد ومكملة لها .
3- يجب أن تخلو هذه المستندات من أى كشط أو تغيير فى البيانات وأن وجدت يجب اعتمادها من جهة الإصدار.
4- يجب أن تتضمن جميع المستندات رقم الاعتماد المستندى .