6 نصائح للمحاسبة للأعمال الصغيرة الخاصة بك يجب أن تعرفها

تعتبر المحاسبة وستظل وظيفة هامة وحاسمة من إدراك صاحب الأعمال، ولكن لايجب أن تكون العمليات المحاسبية كابوسًا أو شيء مُثير للفزع. عليك فقط بالقليل من المثابرة والتخطيط لضمان أن السجلات الخاصة بك دقيقة وكاملة قدرالإمكان.
ويمكنك أن تجعل نفسك أنت ومحاسبك سعداء بإتباع الست نصائح المحاسبية التالية . وكل من هذه الأنشطة هو "أفضل الممارسات المحاسبية" ويمثل خطوات تم إتخاذها في السنة المالية الخاصة بك.
تنويه: أنا لستُ محاسبًا. وتستند هذه النصائح المحاسبية على نصيحة جيدة من المحاسبين الذين لديهم 28 عامًا من الخبرة في الأعمال التجارية.

النصيحة رقم 1: الحفاظ على السجلات الدقيقة
يمكن التعامل مع الكثير من المحاسبة اليومية لعملك و تعقبها عبر الخدمات المصرفية عبر الإنترنت ، ولكن أهم ما يتعلق بسجلاتك المالية هو حفظ كل شيء في مكان واحد بحيث لا يتعين عليك التدافع والخلط في تلبية الطلب، وذلك من أجل البساطة.
ويمكن للخدمات المصرفية عبر الإنترنت أن تقوم بتتبع الديون البسيطة، والإئتمانات لحسابك. و ذلك، عندما يحين الوقت للتحديد بدقة كيف أنفقت الأشياء أو تم إكتسابها. وبلا شك يجب الإحتفاظ بسجلات منفصلة. وتحتاج السجلات إلى تتبع أشياء مثل كيفية إنفاق الأموال النقدية ، وما هي الأشياء التي تم شراؤها عن طريق بطاقة الائتمان ، وما إذا كانت تسدد إلى الموظفين، وما إلى ذلك.

النصيحة رقم 2: فرز وتصنيف ملفات المبالغ المُستلمة
يعتبر حفظ عدد كبير من الإيرادات أو الإيصالات أمر ممل، لكنه سيوفر الكثير من العناء في المستقبل. إنه هدف جدير بالثناء للتأكد من جميع الإيصالات المتعلقة بعملك، ولكن إيصال الحسابات الحقيقي يذهب إلى أبعد من مجرد الإحتفاظ به.
وتأتي الإيصالات في جميع الأشكال والاحجام، ويتلاشى الحبر الخاص بهم مع مرور الوقت. ويصل مستوى النسخة المصورة من الإيصالات إلى حجم صفحة الرسالة القياسية، ثم يتم تجميعهم معًا حسب التاريخ لتتطابق مع سجلاتك المالية المُفصلة.
بالإضافة إلى ذلك، فإنه سيساعد حقًا في تصنيف حساب النفقات والخصم الضريبي، إذا قمت بتسليط الضوء على التاريخ وقمت بتدوين الملاحظات حول أسباب النفقات على النسخة المصورة من صفحة الإيصال نفسها.

النصيحة رقم 3 : جمع الضرائب القابلة للتطبيق
يجب أن تُحصل الضرائب في وقت البيع، أو في وقت إنشاء جدول الرواتب. تمامًا مثل ما يحدث مع الإيصالات، فكلما أخذت وقت أطول للمضي بين المعاملات والمحاسبة المناسبة، كلما كان هناك مساحة للمزيد من الأخطاء.
فأنت بحاجة إلى جمع وتطبيق النفقات بمجرد أن يتم البيع، أوعلى الفور بمجرد أن يتم إنشاء جدول الرواتب. ومن شأن ذلك أن يضمن( أ) أنك غير مسئول عن الجملة الواحدة من المبلغ الضريبي في نهاية العام. (ب) أنك لن تتحمل العقوبات على مدفوعات الضرائب المتأخرة. وهذا سوف يساعد المحاسب الخاص بك على الحفاظ على أكبر قدر ممكن من الربح.

النصيحة رقم 4: عمل الفواتير الدقيقة
هل الفواتير تُحث عملائك فقط على تسديد الديون؟ كلا، فهي أكثر من ذلك بكثير! فهى سجلات لشروط وبنود التعامل التجاري . وبسبب ذلك، فمن الضروري أن تقوم بإدخال معلومات دقيقة ومتكاملة .
ويعتبرإعادة صياغة الفواتير أو إضافة شيء لها، و إنشاء إصدارات متعددة ، أو إلغاء فاتورة خاطئة سيعمل على الخلط بين عملية المحاسبة و الحسابات المستحقة. لذا فإن المحاسب الخاص بك عليه ألا يفعل ذلك !
بالإضافة إلى ذلك؛ فإن الفواتير الدقيقة تضمن أنه إذا أتى أي أسئلة من العملاء، ستكون على إستعداد لمواجهتها مع سجل من الشروط والبنود المتفق عليها مُسبقًا والتي بمقتضاها تعمل وتتعامل انت وعملائك. للمزيد من المعلومات حول تحسين عملية تحرير الفواتير

النصيحة رقم 5: الحصول على إيصالات التبرعات والمساهمات
قد يستفيد عملك من المزايا الضريبية عن طريق المساهمة في المنظمات الخارجية، ولكن تذكر جيدًا أنه عند قيامك بكل مساهمة أوتبرع، ناقش مع المنظمة المستلمة إمكانية الحصول على إيصال بالمبلغ المدفوع (فبعض التبرعات تتطلب اكثر من مجرد شيك مصرفي لضمان صحتها)
ويبدو هذا كأنه طلب بسيط، ولكنه قد يعني الفرق بين المساهمة المقبولة بإعتبارها ضريبة الشطب، أو يتم حرمانها تمامًا. لا تُصعبها على نفسك أو على المؤسسة الخيرية أكثر مما يجب؛ فكل خطوة إضافية أو تأخير تجعل من غير المُحتمل أنك ستقدم نفس المساهمة الوافرة في العام المُقبل.

النصيحة رقم 6: جدول الأرباح و بيانات الخسائر
يعتبر كشف حساب الأرباح والخسائر، وسيلة للتحقق من صحة نشاطك التجاري. فهي توفر لمحة عامة عن العديد من مجالات نشاطك التجاري التي يمكن أن تُساعد في تلخيص النشاط لفترة معينة، والتي يُمكن أن تكون شهرية أو ربع سنوية أو سنوية، وفقًا لتقديرك وحركة نشاطك التجاري.
ومن المهم أن تجد الوقت المناسب لتحديث بيانات الأرباح والخسائر كما قد يلاحظ المحاسب تضارب من تقرير إلى الأخر الذي يحتاج إلى تصحيح. وقد تكون أيضًا بيانات الأرباح والخسائر هي المفتاح أو العنوان التفسيري لفك رموز السجلات الأخرى التي يتم الإحتفاظ بها.


وتعتبرالنصائح المحاسبية السابقة كلها طرق رائعة لتخصيص جزء صغيرمن الوقت كل أسبوع أو شهر للتأكد من أن كل شيء مُنظم ومُفسر.
تذكر أن إدارة الوقت السليم المسؤول عن أي مهمة، وخاصة المحاسبة، هو المفتاح. فمعظم الفزع المرتبط بالمهام المحاسبية ويرجع ذلك إلى مقدار الوقت الكبير الذي يُستهلك بسبب سوء الإعداد على طول الطريق.