برنامج فحص إدارة المشتريات المحلية

1. هيكل الإدارة التنظيمية

1. هل يوجد هيكل تنظيمي مكتوب بالإدارة وهل تخضع الإدارة مباشرة لرئيس مجلس الإدارة
2. هل يوجد توصيف وظيفي بكل وظيفة بالإدارة يشتمل على صلاحيات ومسئولية وواجبات كل وظيفة والمسئول عنها والمسئولين منها أساليب تقيم أدائها والمؤهلات المطلوبة لشاغلها .
3. هل توجد لائحة داخلية مكتوبة لإدارة المشتريات .
4. هل يتم الالتزام باللائحة الداخلية في عمليان الشراء
5. هل تتضمن اللائحة كافة النواحي الإجرائية والمالية لعملية الشراء وخاصة طرق وأساليب الشراء
6. هل توجد موازنات تخطيطية لعمليات الشراء
7. هل يتم الالتزامات بنا ورد بالموازنات التخطيطية ومطابقته مع الفعلي وتحليل الانحرافات والتقرير عنها واتخاذ القرارات المناسبة بشأنها
8. هل عدد العاملين بالإدارة مناسب وكاف للقيام بإعمال الاداره
9. هل توجد نماذج للتقارير الشهرية الصادرة من الاداره
10. هل تلتزم الاداره باستيفاء جميع التوقيعات على المستندات التى تخصها
11. هل يتم إعداد وتقارير مراقبة أداء عن العاملين بالا داره
2. أعمال الشراء
1. هل يتم إعداد دراسات مكتوبة لأسواق الشراء وتحديثها بشكل مستمر
2. هل تعتمد إدارة المشتريات على الشراء بطريقي الأمر المباشر
3. هل يتم سداد قيمه مشتريات بعض الأصناف نقداً
4. هل يتضمن طلب الشراء جميع البيانات الضرورية مثل مواصفات الأصناف والكمية وتاريخ وصول الطلب للمخازن والكمية المتوفرة فعلاً منها ومدى تفايتها لعمليات الإنتاج
5. هل مسئولية طلب الشراء محصورة في عدد محدود جداً من المسئولين المؤمن عليهم
6. هل تعتمد الاداره على الشراء بعقود طويلة الأجل لتفادي عوامل التضخم
7. هل يتم الشراء من العاملين أو من موردين لهم علاقة بالعاملين
8. هل تتم مطابقة الكميات المطلوبة بطلب الشراء مع أرصدتها الفعلية بالمخازن قبل الشراء
9. عند رد المشتريات هل تقوم إداره المشتريات بالوقوف على أسباب الرد وإعلام إخطار المورد بعمليه الرد وأسبابه وأخذ موافقته قيل عمليه الرد
10. هل تتم مطابقة طلبات الشراء مع أوامر الشراء مع فواتير المورد والتوقيع بما يفيد ذلك
11. هل يتم فحص واستلام الأصناف بوجود ممثل من إداره المشتريات


3. الرقابة والسجلات
1- هل تمسك الإدارة سجلات وملفات للموردين وسجلات أخرى للموردين المحظور التعامل معهم
2- هل ملفات وسجلات الموردين منتظمة ومكتملة وتتم تحديثها أول بأول ؟
3- هل تتخذ إدارة المشتريات سياسة محدده في اختيار الموردين للتسجيل بسجل الموردين
4- هل تتخذ إدارة المشتريات سياسة محدده لاختيار مورد التنفيذ
5- هل يمكن أن يتخذ قرار تحديد المورد بشكل فردي
6- هل تمسك إدارة المشتريات سجل لتسجيل ومتابعة العقود المبرمة مع الموردين
7- هل تتخذ إدارة المشتريات نظاماً أو سجلاً لمتابعة أوامر الشراء
8- هل يتم وضع شروط جزائية صارمه في عقود الموردين والالتزام بتطبيق هل الجزاءات على المخالفين
9- هل يتم السداد نقداً لبعض الموردين
10- هل يشترط اعتماد سندات الصرف للموردين من إدارة المشتريات
11- هل يسمح أحياناً باستخدام الصور الكربونية أو الفاكس عند الأمر بالسداد للموردين
12- هل يسمح بالشراء بدون اعتماد أوامر الشراء من مدير إدارة المشتريات
13- هل يتم تسجيل المشتريات في سجل المشتريات أول بأول
14- هل يتم المطابقة الشهرية / الأسبوعية بين المسجل بسجل المشتريات مع المسجل بإدارة الحسابات والمسجل بالمخازن
15- هل تمسك إدارة المخازن سجل لمراقبة مرد وات المشتريات ورفع تقارير دورية عنها
16- هل يتم التامين على البضائع بالطريق والمخازن
17- هل تعطي إدارة المشتريات اعتبارات خاصة للمشتريات بالطريق خاصة في نهاية العام
18- هل تقوم إدارة المشتريات بإجراءات التحليل المالي على بنود المشتريات
19- هل يوجد نظام المحاسبة المسئولية ولائحة لمحاسبة المقصرين والمخازلين في العمل
20- نظراً للعلاقة الوثيقة من إدارة المشتريات والمخازن في الشركات الصناعية فهل تخضع إدارة المشتريات والمخازن لمدير إدارة واحد
21- هل يتم التعاون مع الإدارات الأخرى والحصول منها وإمدادها بتقارير دورية