برنامج فحص نظام إدارة المخازن
1- الاستلام :

نعم لا لا ينطبق تعليق / ورقة العمل
1- هل توجد موازنة تخطيطية لاحتياجات المخازن من المواد وخاصة دائمة الطلب .
2- هل توجد طرق وسياسات لعملية الشراء .
3- هل يتم حساب واستخدام نقطة إعادة الطلب لجميع الأصناف.
4- هل يتم استلام الأصناف بعد :-
· فحصها من حيث مطابقتها لشروط التعاقد – العدد
· مراجعتها مع أوامر التوريد ومحضر الاستلام
5- هل يتم الاستلام عن طريق لجنة فحص واستلام وفى وجود جميع أعضاء اللجنة
6- هل يتم وضع التوقيعات المطلوبة على محاضر الفحص والاستلام من قبل جميع أعضاء اللجنة
7- هل توجد بطاقات متابعة للأصناف المطلوبة أو لأوامر الشراء أو أى أسلوب أخر للمتابعة
8- هل يتم إرجاع أو استبدال الأصناف المنصرفة من المخازن بدون موافقة الإدارة المختصة.






2- التخزين :

نعم لا لا ينطبق تعليق / ورقة العمل
1- هل يتم تسجيل الأصناف المستلمة أول بأول.
2- هل يتم تكويد الأصناف وتبويبها طبقاً لدليل مكتوب مسبقاً .
3- هل توجد خريطة لمواقع التخزين بالشركة.
4- هل يتم تخصيص أماكن بالمخازن تتناسب مع كميات الأصناف وأحجامها
5- هل يتم تخزين الصنف الواحد فى أكثر من مكان وتخزين الأصناف المتشابهة فى مكان واحد
6- هل يتم تخزين الأصناف بأسلوب قد يؤدى إلى إرباك الحركة بالمخزن أو يزيد من المجهود والوقت فى تحضير الاصناف
7- هل يتم تخزين الأصناف التى يتكرر طلبها بصورة مستمرة قريباً من أماكن الصرف
8- هل يتم تخزين الأصناف التى لا يتكرر طلبها بصورة مستمرة بعيداً عن أماكن الصرف.
9- هل يتم الاهتمام بالأصناف مرتفعة القيمة
10- هل يتم الاعتماد على الأسلوب اليدوى فى النقل والتحميل أم الالى .
11- هل يوجد مكتب محاسب المخازن بجوار مكان صرف الأصناف ويطل على بوابة الصرف.
12- هل يتم احتساب معدل دوران للأصناف وصرفها للاسترشاد بها عند تحديد أماكن تخزينها.
13- هل يتم فصل المخازن طبقاً لنوعية الأصناف بها ووضع كل مخزن بالقرب من مصدر استخدامه ( المواد الخام بالقرب من المصانع – قطع الغيار بالقرب من الآلات ...الخ ).
14- هل يتم القيام بالآتى :-
· الجرد الدورى بصورة مستمرة بواسطة أمين المخزن
· الجرد المفاجىء بواسطة مدير المخازن أو مدير المشتريات أو المراجعة الداخلية
· الجرد السنوى وفقا للجنة الجرد بإشراف المحاسب القانونى ومطابقته مع المسجل بالدفاتر والتقرير عن أسباب الفروق ومعالجتها ومحاسبة المسئول عنها.
15- هل تتم مراجعة تاريخ الصلاحية وشروط الحفظ باستمرار .
16- هل توجد بضائع أو أصناف لا تخص الشركة أو أنواع لا تستخدم فى العملية الانتاجية ؟
17- هل يتم ترتيب أصناف المخزون بشكل جيد يسهل معه العمل ولا يعيق الحركة ؟


3- الصرف من المخازن :

نعم لا لا ينطبق تعليق / ورقة العمل
1- هل يتم الصرف من المخازن خارج مواعيد العمل الرسمية .
2- هل يتم الصرف من المخازن بدون إذن صرف / فاتورة معتمد أو به تعديل أو شطب .
3- هل يتم إتباع الدورة المستندية للمنصرف من المخازن على الإنتاج.
4- هل يتم إتباع الدورة المستندية للمنصرف من المخازن للفروع أو الأقسام أو المعارض
5- هل يتم إتباع الدورة المستندية للمنصرف من المخازن للبيع
6- ماهو أسلوب التسجيل السابق مخزنيا ومحاسبياً
7- هل يتم إعداد محاضر لإعدام أصناف بوجود لجنة متضمنة أسباب الإعدام ومعتمدة من أعضاء اللجنة
8- هل يتم الصرف من المخازن للإنتاج بموجب أمر شفهى.
9- هل تحتفظ الإدارة بصورة من مستندات الصرف والاستلام
10- هل سندات الصرف الأصناف / الفواتير متسلسلة رقمياً.
11- هل يتم تحرير تقرير بالأصناف التالفة أو الفاقد وعرضه على لإدارة قسم التأمين لاتخاذ الأجراء اللازم لصرف التعويضات من شركة التأمين
12- هل يتم خصم الأصناف التالفة أو المفقودة من السجلات بعد التعميد بذلك .
13- هل يتم حصر المخلفات والتالف والمستعمل من قطع الغيار .
14- هل يتم إعداد دراسة للتخلص من المخلفات وطريقة التخلص







4- هيكل إدارة المخازن والعاملين :

نعم لا لا ينطبق تعليق / ورقة العمل
1- هل يوجد هيكل تنظيمى مكتوب للإدارة وهل تخضع الإدارة مباشرة لرئيس مجلس الإدارة .
2- هل يوجد توصيف وظيفى لكل وظيفة بالإدارة تشتمل على واجبات كل وظيفة والمسئول عنها والمسئولين منها وكيفية تقيم أداء الموظف والمؤهلات المطلوبة لشاغلها.
3- هل يوجد نظام مكتوب وخطة لتدريب العاملين ورفع كفائهم.
4- هل يوجد نظام مكتوب وخطة لتحفيز العاملين وزيادة إنجازهم.
5- نظراً للعلاقة الوثيقة بين إدارة المخازن والمشتريات فى الشركات الصناعية فهل المخازن والمشتريات تتبعاً لمدير إدارة واحد.
6- هل عدد العاملين بإدارة المخازن مناسب وكاف للقيام بأعمال التخزين .
7- هل يتم إعداد تقارير دورية عن العاملين وعن سير العمل بمخازن الشركة وعن حركة الاستلام والصرف بالمخازن وعن حركة الراكد والتالف والفاقد.
8- هل يتم إعداد تقارير للإدارات الأخرى ذات العلاقة مثل إدارة الإنتاج – المشتريات.
9- هل يوجد لائحة مكتوبة للمخازن
10- هل يوجد أسلوب محدد لاختيار العاملين وتعيينهم.
11- هل تقوم إدارة المخازن باحتساب مخزون الأمان ( الحد الأدنى للمخزون ).
12- هل تقوم إدارة المخازن بالتقرير عن المخزون الراكد وبطىء الحركة أو التالف بصفة دورية.
13- هل يتم استيفاء جميع التوقيعات على مستندات إدارة المخازن .
14- هل تقع البوابة فى نطاق مسئولية مدير المخازن .




5- الوقاية والأمن الصناعى :

نعم لا لا ينطبق تعليق / ورقة العمل
1- هل تلتزم إدارة المخازن بمتطلبات الأمن الصناعى والسلامة من حيث :-
1. هل يوجد طفايات حريق مناسبة وفى أماكن مناسبة
2. هل توجد منافذ للتهوية
3. هل يتم حماية الأصناف من المطر
4. هل يوجد صندوق الإسعافات الأولية
2- هل تتخذ إدارة المخازن أساليب حماية الأصناف من :-
أ*. السرقة :
1. هل يتم قفل مداخل ومنافذ المخازن بعد انتهاء العمل
2. هل توجد فتحات ومنافذ غير مؤمنة بالمخازن
3. هل حوائط وأسوار المخازن قوية ومؤمنة
4. هل يوجد أفراد حراسة وأمن مسلحين
5. هل يتم السماح لاى شخص بالدخول للمخازن من غير المصرح لهم
6. هل يوجد تأمين على الأصناف ضد السرقة .
ب*. التلف :
1. هل يتم تخزين الأصناف فى أماكن تحميها من التلف
2. هل يوجد مصادر لرشح المياه والأمطار والحرارة.
3. هل أسلوب التحميل والنقل للأصناف يعرضها للتلف
4. هل يتم التأمين على الأصناف وأمناء المخازن عند شركات لها سمعتها الجيدة
5. هل يوجد دور للبوابة فى الرقابة على الأصناف الخارجة.
6. هل تمسك البوابة سجل مراقبة لحركة الدخول والخروج منها وهل السجل مستوفى ( مستكمل )


6- الدورة المستندية والرقابة :

نعم لا لا ينطبق تعليق / ورقة العمل
1- هل يؤخذ نظام للدورة المستندية مكتوب
2- هل يتم الالتزام به.
3- هل المجموعة الدفترية والمستندية مكتملة وتوفر البيانات والمعلومات المطلوبة وقت الحاجة لها
4- هل تشتمل المجموعة المستندية على نماذج للتقارير سواء لمدير الإدارة أو الإدارات الأخرى
5- هل يتم الاحتفاظ بكميات مخزون اكبر من المطلوب فيتعطل رأسمال الشركة .
6- هل يتم الاحتفاظ بكميات مخزون أقل من المطلوب فيعرض الشركة لتعطيل التشغيل. أو الشراء العاجل بمشاكله ( قد لا تجد الأصناف – سعر أكبر – أو عدم إمكانية استخدامه فور شراءه )
7- هل يوجد نظام لمحاسبة المسئولية ولائحة لمحاسبة المقصرين والمتخاذلين فى العمل .
8- هل يتم حصر شهرى للأصناف الراكدة والمخلفات والتقرير عنها للإدارة ودراسة أسبابه وكيفية التخلص منها .