يحتوي أي كشف حساب لاحد العملاء علي معلومات اساسيه يجب توافرها في الكشف المطبوع لارساله للعميل للمطالبه بمستحقات الشركه طرف العميل ولحفظ حقوق الشركه ولتحليل الارقام والبيانات الموجوده بكشف الحساب
- المعلومات الاساسيه
- اسم وعنوان الشركه وبياناتها اعلي صفحه كشف الحساب
- اسم العميل مع مراعاة صحه الاسم من واقع الاوراق الثبوتيه للعميل وان لايكون اسم شهره او خلافه
- رقم العميل لدي الشركه او مايسمي بكود العميل
- تاريخ طباعه كشف الحساب هو تاريخ يوم الطباعه
- تاريخ بدايه كشف الحساب لايشترط ان تكون بدايه التعامل مع العميل ولكن تحدد بناء علي ماتريد الشركه ارساله للعميل وغالبا تاريخ بدايه الكشف تكون اما بدايه التعامل او تاريخ لاحق لبدايه التعامل وتكون ايضا قبل تاريخ الطباعه
- تاريخ نهايه كشف الحساب وهي اما تكون في تاريخ الطباعه او قبل تاريخ الطباعة ولكنها لابد وان تكون بعد تاريخ بدايه الكشف
- فتره التعامل هي الفتره التي تم التعامل بها مع العميل من بدايه التعامل الي تاريخ اليوم
- فتره الحساب وهي في العاده اما ان تكون فتره التعامل مع العميل او اقل من فتره التعامل حسب المدة بين تاريخ بدايه كشف الحساب وتاريخ نهايه كشف الحساب
- رقم الصفحه حيث من المهم جدا ترتيب صفحات الطباعه حتي يتم ربط الصفحات مسلسله في حاله ان يكون كشف الحساب اكثر من صفحة واحدة اثنين او اكثر من ذلك
- جدول فيه اهم البيانات الاتيه عدد من الاعمده اقلها سته اعمده علي الاقل ولا اختلاف في ترتيبهم من اليمين الي اليسار او العكس من اليسار الي اليمين
- العمود الاول وسمي عمود الرصيد وهذا العمود هو ناتج طرح العمود الدائن من العمود المدين واضافه رصيد اليوم السابق
- العمود المدين وهو ذلك العمود الذي يسجل فيه قيمه فاتورة المبيعات التي تم صرفها للعميل وتكون هي المديونيه علي العميل
- العمود الدائن وهو ذلك العمود الذي يسجل فيه قيمه المدفوعات النقديه او الشيكات التي يقوم العميل بسدادها وتخصم من العمود المدين لتصبح النتيجه هي الفرق المتبقي علي العميل أو المرتجعات أو الخصومات
- العمود الرابع وهو عمود البيان وهو ذلك العمود الذي يتم فيه شرح المعامله بان يكتب فاتورة مبيعات رقم......او سند قبض رقم ....او شيك .....او مرتجع مبيعات رقم ...........او شيك مرتد رقم ........او أي شرح
- العمود الخامس هو عمود التاريخ وفي هذا العمود يتم كتابه تناريخ العمليه سواء كانت عمليه بيع او عمليه ارجاع او عمليه سداد .
- العمود السادس وهو رقم المرجع أو رقم المستند ويمثل رقم العمليه التي يتم البحث بها عن تلك المعامله في الارشيف والسجلات
- هذا ابسط شكل لكشف الحساب والبيانات الرئيسيه التي يجب ان يجملها شكل الكشف مع العلم بانه يمكن ان يكون كشف الحساب به بيانات اكثر حسب الاهميه النسبيه لتلك البيانات وحسب الشركه واحتياجها للبيانات فمثلا ممكن اضافه عمود لرقم فاتورة المبيعات او عمود ثاني لرقم اذن او سند القبض او او او .............
- التحليلات علي الكشف
- الفترة المحدده للكشف مهمه جدا لانه بناء علي تلك الفترة يتم تحديد اجمالي المبيعات لتلك الفترة واجمالي التحصيلات
- العمود الثاني المدين يمكن من خلاله النظر الي حركه البيع بالنسبه للعميل وهل هو نشط ام لا وحجم المبيعات بالنسبه للعميل واجمالي المبيعات الذي هو عباره عن اجمالي العمود الذي يمكن من خلاله تحديد المسحوبات السنويه او المسحوبات الشهريه او حتي تصل الي المسحوبات اليوميه بقسمه اجمالي المبيعات علي فترة كشف الحساب
- العمود الثالث الدائن يمكن من خلاله النظر الي حركه السداد بالنسبه للعميل وهل هو نشط في السداد وقيمه سداده لمعرفه امكانيات العميل وقدرته علي السداد وايضا يبين الشيكات وبمتابعتها هل تم ارتدادها او ان يقوم بسداد الفاتوره مره واحده ام علي دفعات واجمالي العمود يوضح اجمالي السدادات التي قام العميل بسدادها خلال فتره سنويه او شهريه او حتي يوميه بقسمة اجمالي السداد علي فتره كشف الحساب
- العمود الاول هو العمود التجميعي الذي يعطي النتائج النهائيه لكشف حساب العميل وهو عبارة عن الرصيد السابق يضاف اليه حركه العمود المدين ويمثل المبيعات ويطرح حركه العمود الدائن ويمثل السدادات وهو في الغالب رصيد مدين وفي حاله ظهوره دائنا فيجب علينا التاكد ومراجعته لشذوذه عن طبيعته المدينه ام بسبب دفعه مقدمه او اخطاء عدم تسجيل مبيعات عليه او اخطاء كثيره يجب مراجعتها
- الرصيد النهائي للعميل يجب تحليله الي مجموعه من فواتير المبيعات تبداء من اخر فاتورة ثم التي قبلها والتي قبلها في حاله ان يكون العميل يقوم بسداد فاتورة فاتورة او فاتورة علي دفعات او مجموعه فواتير معا وان لا يكون العميل يقوم بدفع دفعات مقدمه فقط
- الرصيد النهائي للعميل يتم قسمته علي المبيعات اليوميه الناتجه من العمود الثاني ليعطي نتيجه مهمه جدا وهي عمر الدين بالنسبه للعميل الذي يتم استخراجه بطريقه اخري هي صافي المبيعات تقسم علي متوسط ارصده العملاء يعطي معدل دوران العميل ثم تقسم 360يوم علي عدد الدورات ليعطي عمر الدين للعميل باليوم
- عمر الدين يتم مقارنته بفتره السماح او فتره الائتمان الممنوحه للعميل ليتم من خلاله تحديد ما اذا كان العميل ملتزم بالسداد او لديه تاخير في السداد
- ملحوظه هامه جدا يجب عند منح العميل ائتمان ان يكون فتره سداد وقيمه حد اعلي للائتمان مرتبطين معا