في هذا البند نوضح مفهوم كل من التكلفة والمصروف والخسارة والضياع لما لذلك من أهمية في تحديد ما نقصده بعناصر التكاليف وماهية البنود التي تعتبر ضمن عناصر التكاليف وتلك العناصر التي لا تعتبر ضمن التكاليف ولمحاولة منع الخلط بين تلك المفاهيم الأربعة :-

1- التكلفة: وتتمثل في كل ما يجب تحميله لوحدة المنتج سواء تم دفعه أم لا , وبشرط إن يكون العنصر قد أفاد الإنتاج وتم استخدامه بالفعل وأن يكون استخدامه دون زيادة وفي حدود المعايير التي حددها المختصون في هذا الشأن . ومن أمثلة عناصر التكاليف التي لا تدفع التكاليف الضمنية (مثل فرق الإيجار المحسوب وفرق الفوائد المحسوبة) , وبالتالي فمن شروط الاعتراف بالتكلفة الاستخدام ومعيارية الاستخدام بغض النظر عن واقعة الدفع ..


2- المصروف هو نفقة تخص الفترة وتحمل لها وليس لها ارتباط بالإنتاج , ولا يوجد مصروف ضمني فالمصروف يرتبط بدفع أو التزام بدفع.
3- الضياع: وهو ينقسم إلى نوعين هما:
أ*- الضياع الحتمي أو العادي : وهو ضياع لا تستطيع المنشأة منعه مثل تطاير المواد الكحولية والبنزين ونشارة الخشب ويعتبر الضياع الحتمي أحد عناصر التكاليف حيث لا يمكن تجنب حدوثه.
ضياع غير حتمي أو غير عادي: وهو ما يمكن تفادي وقوعه أو تجنبه لأنه بسبب خطأ ما مثل تعطل الإنتاج بسبب غياب العمــــال وبالتالي فالضياع


الحتمي يحمل لحساب الأرباح والخسائر ولا يعتبر ضمن عناصر التكاليف .
4- الخسارة : تعتبر الخسارة تضحية غير ضرورية مثل تلف المواد أو سرقتها , ويجب أن يحاسب عنها المسئول وتحمل لحساب الأرباح والخسائر ، ولا تعتبر ضمن عناصر التكاليف .