لابد في الرسالة الإلكترونية من أخذ بعض الأركان الأساسية في الإعتبار كالتي سنذكر الآن، لأنها تجعل البريد الإلكتروني محترفا ومفهوما ومنسقا وجيد الأسلوب:


1- عنوان أو موضوع الرسالة ويكتب في خانة Subject.


2- سطر الرسالة الأول، إسم المرسل إليه إن كان معلوما مع وضع كلمة Hi أو Dear إلي آخره، وفي حالة عدم معرفة الإسم يمكن كتابة Hi There أو Dear Sir/Madam.


3- سطر الرسالة الثاني، جملة ترحيبية مثل التمنيات بيوم سعيد أو أن كل شئ يسير بشكل جيد، مثل Good Day, أو Good Morning. ثم إن كنت تتحدث بإسم شركة يمكن كتابة مقدمة قصيرة عن الشركة ومجال عملها بحيث لا تتجاوز سطرا ونصف علي الأكثر لعدم إدخال الملل علي قارئ الرسالة.


4- سطر الرسالة الثالث، المطلوب بالتفصيل، مثلا مطلوب قطع غيار سيارة تويوتا بمواصفات كذا، بكمية كذا، إلي دولة كذا بنظام تعاقد كذا، إلي آخر التفاصيل. أو في حالة البيع يتم وضع تفاصيل المنتج مع مراعاة عدم الإطالة، وإن كانت هناك قائمة مرفقة بالمنتجات مع الصور كان ذلك أفضل.


5- سطر الرسالة الرابع، جملة ختامية مثل الشكر مقدما، والتطلع إلي العمل معكم بشكل مستمر وبناء علاقة عمل قوية وطويلة الأمد مع شركتكم الموقرة، مثل Thanks in advance, and looking forward to establishing a long term business relationship with your esteemed company.


6- سطر الرسالة الأخير، توقيع مرسل البريد (كما بالمثال لاحقا) يحتوي علي كلمة مثل Regards أو Best Wishes أو Yours أيا منها، ثم الإسم ثم المنصب في الشركة ثم العنوان ثم الموقع ورقم الهاتف أو تفاصيل الإتصال.