2/3 الدورة المستندية للعهدة المستديمة:
هى العهدة التى تصرف لبعض العاملين الذين تستوجب طبيعة عملهم وجود نقدية معهم للصرف مها على متطلبات الوظيفة وهى تظل باقية فى عهدة الموظف ولا تتم تسويتها إلا عند نهاية السنة المالية ليعاد صرفها من جديد طالما أن طبية العمل تستلزم ذلك وتتم صرف العهد واستعاضتها وزيادتها أو تخفيضها طبقاً للإجراءات التالية:-


1-عند صرف العهدة أو زيادتها:-
أ-يقدم طالب العهدة إذن صرف بالقيمة المطلوب صرفها إلى إدارة الحسابات للتحقق من ضرورة وجود عهدة طرف هذا الموظف ورفع الطلب للمدير المالى لاعتماده.
ب-تقوم إدارة الحسابات بعد اعتماد الطلب بصرف العهدة.
ج- نفس الإجراءات تتبع عند زيادة العهدة.
2-عند استعاضة العهدة:-
أ-يقوم أمين العهدة بالصرف منها على متطلبات الوظيفة باستخدام إيصال صرف مؤقت من العهدة مسلسل نموذج رقم (5) ويجب أن يوقع المستفيد باستلام المبلغ وأن يرفق مستند الصرف مع الإيصال.
ب-يقوم أمين العهدة عند بلوغ رصيد العهدة70% من قيمتها أو عند نفاذها بتحرير كشف استعاضة نموذج رقم(6) تسجل فبه المبالغ المصرفة بالتفصيل من واقع إيصالات الصرف المؤقتة ويقدم الكشف مرفقاً به المستندات إلى إدارة الحسابات .
ج- تقوم إدارة الحسابات بمراجعة الكشف والمستندات وتحليل المبالغ المنصرفة بحسب الغرض من الصرف ثم تقوم بتحرير إذن صرف نقدية.
د- تقوم الإدارة المالية بمراجعة الكشف والمستندات وإذن الصرف وترفع جميعها للمدير المالى لاعتماد الصرف.
هـ- يقوم أمين الخزينة بصرف المبلغ المطلوب والموازى لإجمالى كشف الاستعاضة ويوقع أمين العهدة على أصل إذن الصرف باستلام المبلغ.
و- يسلم كشف الاستعاضة ومرفقاته مع ملخص حركة النقدية إلى الادارة المالية لإتمام عمليات المراجعة والقيد والحفظ .
ز- تقيد المبالغ المنصرفة بموجب كشف الاستعاضة كمصروفات عادية لكى يعود رصيد العهدة إلى المبلغ الأصلى لها.


يحرر نموذج رقم 5


ايصال صرف مؤقت من العهدة المستديمة


المبلغ بالأرقام


المبلغ بالحروف


اسم المستلم


توقيع المستلم


يحرر نموذج رقم 6





المبلغ بالأرقام


قرش جنيــه


كشف استعاضة عهدة مستديمة













تحريراً فى : / / 200


اسم أمين العهدة :


القسم :


الغرض من العهدة:


القيمة الإجمالية للعهدة :








السيد /


تحية طيبة وبعد :


برجاء الموافقة على صرف قيمة المستندات المرفقة من أصل العهدة وبيانها كالتالى :-


المبــــــــلغ


البيـــــــــــــــــــــ ــــــان


التاريخ


قرش


جنيـــه




























































































الإجمالى فقط وقدره :







أمين العهدة


الحسابات


المراجعة


المدير المالى


يعتمد ،،، المدير العام


( )


( )


( )


( )


( )